De nombreux utilisateurs utilisent Excel pour gérer toutes sortes de listes. Les adresses, articles, prix, budgets et autres stocks de données peuvent bien sûr également être transférés vers Word via le presse-papiers - évitant ainsi de ressaisir les données
Trier les données Excel à l'aide du filtre automatique
Avec la première méthode, vous sélectionnez les informations que vous souhaitez avant de les transférer dans Word à l'aide d'une fonction de filtre directement dans Excel :
- Dans Excel, ouvrez la table à partir de laquelle vous souhaitez extraire des informations.
- Dans Excel 2003, 2002 / XP et 2000, cliquez sur n'importe quelle cellule de la liste puis sélectionnez le menu DATA-FILTER-AUTOFILTER.
Dans Excel 2007, vous trouverez la fonction de filtre dans l'onglet »Démarrer« du groupe EDIT. Cliquez sur le bouton TRIER ET FILTRE dans le groupe, puis cliquez sur FILTRE. - Excel va maintenant convertir les en-têtes de colonnes de votre liste en ce qu'on appelle des »listes déroulantes«, que vous pouvez reconnaître par les flèches pointant vers le bas. Vous pouvez utiliser ces listes pour sélectionner les critères qui doivent s'appliquer aux articles que vous recherchez.
Dans Excel 2007, lorsque vous cliquez sur la flèche pointant vers le bas, un nouveau menu apparaît dans la colonne »Catégories« dans laquelle toutes les entrées sont sélectionnées. Désactivez d'abord la case devant »Sélectionner tout« dans ce menu. Activez ensuite à nouveau la case à cocher devant la catégorie souhaitée. - L'AutoFilter est particulièrement bien adapté à nos besoins, car il masque désormais automatiquement toutes les entrées de liste qui ne répondent pas au critère souhaité. Le résultat est exactement le tableau que vous souhaitez transférer vers Word. Vous pouvez facilement les mettre en surbrillance, les copier, puis les coller dans votre texte Word.
Souvent, certaines lignes des tableaux Excel sont surlignées en couleur pour une meilleure vue d'ensemble et vous souhaitez parfois attirer l'attention sur les modifications apportées aux cellules via une mise en forme conditionnelle. Comme particularité, le filtre Excel 2007 offre la possibilité de filtrer selon les couleurs des lignes. Pour ce faire, sélectionnez une cellule dans la liste des articles et passez à la fonction de filtre dans l'onglet »Démarrer« du groupe »Modifier«. Appelez la fonction TRI ET FILTRE-FILTRE. Cliquez sur la flèche vers le bas dans n'importe quel en-tête de colonne.
Sélectionnez maintenant l'entrée »Filtrer par couleur« dans le menu qui s'ouvre. Vous aurez alors le choix entre toutes les couleurs de ligne du tableau. Sélectionnez la couleur que vous voulez. La technologie avec l'AutoFilter fonctionne fondamentalement assez bien, mais elle présente également quelques inconvénients : d'une part, vous devez laisser Word pour préparer les données. De plus, aucun lien entre Word et Excel n'est possible, vous devez donc répéter le processus si, par exemple, les prix changent, des articles sont supprimés du programme ou de nouveaux sont ajoutés. Vous devez donc vous familiariser avec une seconde alternative, méconnue, qui ne présente pas ces inconvénients et pour laquelle vous ne devez pas quitter Word.
Insérer des tableaux Excel en tant que base de données dans Word 2007
À proprement parler, une liste créée dans Excel n'est rien de plus qu'un tableau de base de données : les champs sont organisés en colonnes et les enregistrements de données (entrées de liste) en lignes. Vous pouvez donc également utiliser l'interface de base de données de Word pour accéder aux tableaux Excel.
Dans Word 2007, la barre d'outils de la base de données a été supprimée en raison du nouveau concept de fonctionnement. Il faut donc d'abord inclure le bouton INSERER BASE DE DONNÉES dans la barre d'outils d'accès rapide pour appeler commodément cette fonction.
Procédez comme suit:
- Cliquez avec le bouton droit sur le ruban et sélectionnez PERSONNALISER LA BARRE D'OUTILS POUR UN ACCÈS RAPIDE dans le menu contextuel.
- Ensuite, définissez l'entrée »Toutes les commandes« dans le menu déroulant SELECTIONNER LES COMMANDES dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre maintenant.
- Recherchez dans la liste « Insérer la base de données » et transférez cette entrée avec le bouton AJOUTER vers la liste de droite avec tous les boutons précédents de la barre d'accès rapide.
- Fermez maintenant la fenêtre de dialogue Options Word avec OK.
Vous êtes maintenant de retour dans l'environnement de travail Word normal et pouvez utiliser le bouton que vous venez de créer pour importer la liste d'articles dans le classeur Excel en tant que base de données dans Word.
Voici la procédure exacte pour importer la liste d'articles en tant que base de données dans Word 2007 :
- Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez importer la liste d'articles et placez le curseur à la position d'insertion souhaitée pour la liste d'articles.
- Cliquez sur le bouton INSERT DATABASE nouvellement ajouté dans la barre de lancement rapide.
- Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur IMPORTER DES DONNÉES, puis sélectionnez le fichier Excel à partir duquel vous souhaitez importer des données.
- La boîte de dialogue contient maintenant une liste des feuilles de calcul dans le fichier sélectionné. Sélectionnez le nom de la feuille avec vos données et assurez-vous que la case à cocher PREMIÈRE LIGNE DE DONNÉES CONTIENT DES EN-TÊTES DE COLONNE est activée. Confirmez votre sélection avec OK.
- Dans la boîte de dialogue de la base de données, cliquez sur le bouton OPTIONS D'ENQUÊTE pour n'insérer que certaines lignes dans le document.
- Dans l'onglet »Filtrer les enregistrements«, vous pouvez ensuite définir les critères pour que Word ne lise que les lignes souhaitées du tableau Excel.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser les autres onglets de la boîte de dialogue pour définir des critères de tri et sélectionner les champs à importer. Enfin, confirmez vos paramètres avec OK.
- Cliquez ensuite sur INSÉRER LES DONNÉES. Vous pouvez désormais restreindre le nombre d'enregistrements de données à lire. Veuillez activer la case à cocher devant l'option INSERT AS FIELD pour permettre à Word d'enregistrer tous les paramètres de cette requête spécifique. Vous pouvez lire l'état actuel des données à tout moment en mettant simplement à jour la fonction de champ à l'aide de la touche F9.
- Enfin, confirmez vos entrées avec OK. Toutes les lignes de votre tableau Excel qui correspondent aux options de requête seront désormais insérées à la position actuelle du curseur.