Comment réduire la taille des fichiers Excel et supprimer le contenu inutile
À une époque où les supports de stockage sont de plus en plus grands et les connexions plus rapides, la taille des fichiers ne joue plus le rôle qu'elle jouait il y a quelques années. Néanmoins, vous devez garder vos fichiers Excel aussi petits que possible. Ensuite, ils sont non seulement enregistrés et envoyés plus rapidement, mais ils fonctionnent également plus rapidement.
Si vous modifiez des tableaux Excel sur une longue période et que vous les ajoutez encore et encore, ils atteignent rapidement une taille qui peut limiter considérablement leur utilisation.
Il existe plusieurs façons de réduire la taille du fichier d'un calcul. Nous vous présentons ici les plus importants. Avant de faire quoi que ce soit, faites une sauvegarde de votre classeur afin de ne perdre aucune donnée en cas de problème.
Astuce 1 : supprimez les cellules en excès
Fondamentalement, seules les cellules réellement utilisées sont incluses dans la taille du fichier. Si vous avez utilisé des plages de cellules pour des calculs temporaires, par exemple, elles sont toujours considérées comme utilisées. Ceci s'applique également si vous avez supprimé le contenu.
Pour vérifier quelle zone Excel considère être utilisée, utilisez la combinaison de touches CTRL FIN. Excel passe ensuite au coin inférieur droit de la zone utilisée.
Si le coin inférieur droit est très en dessous et/ou à droite des cellules réellement utilisées, vous devez supprimer les lignes ou colonnes superflues. Pour ce faire, marquez les lignes et supprimez-les avec la combinaison de touches CTRL MOINS. Répétez ensuite cette opération pour les colonnes.
Répétez les étapes décrites pour toutes les feuilles de calcul du classeur concerné. Après la suppression, fermez le dossier, enregistrez les modifications et ouvrez-les à nouveau. Utilisez CTRL FIN pour vérifier si la suppression a réussi.
Astuce 2 : supprimez les mises en forme inutiles
Certaines listes contiennent un grand nombre de lignes vides - une autre raison des tailles de fichiers extrêmes. Cela peut arriver surtout après l'importation de listes d'autres programmes. Ceci est non seulement ennuyeux, mais peut également conduire à des résultats incorrects dans certaines évaluations. Il existe plusieurs méthodes pour supprimer ces lignes vides de vos listes.
Option 1 : Supprimer les lignes vides avec la boîte de dialogue "Contenu"
Dans toutes les versions d'Excel, utilisez CTRL G pour ouvrir la boîte de dialogue ALLER À.
Cliquez sur CONTENU.
Une autre boîte de dialogue apparaît alors. Mettez en surbrillance l'option BLANC.
Confirmez votre définition avec OK.
Effacer complètement les cellules vides
Toutes les cellules vides sont maintenant marquées. Vous pouvez maintenant supprimer complètement ces cellules sans aucun problème afin de supprimer le formatage inutile ou d'autres éléments. Suivez ces étapes:
Dans Excel 2007 ou version ultérieure, activez l'onglet DÉMARRER et cliquez dans le groupe MODIFIER sur SUPPRIMER puis sur SUPPRIMER TOUT.
Si vous utilisez des versions jusqu'à et y compris la version Excel 2003, appelez la commande SUPPRIMER dans le menu EDITER et la commande TOUS dans le menu de branchement.
Après la suppression, fermez le dossier, enregistrez les modifications et ouvrez-les à nouveau.
Vidéo d'instructions : supprimer le formatage inutile dans Excel
Option 2 : Supprimer les cellules vides avec le filtre Excel
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Tout d'abord, sélectionnez toute la zone de données de votre liste, y compris les en-têtes de colonne.
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Appelez la commande DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel jusqu'à la version 2003) ou DATA - FILTER (Excel à partir de la version 2007).
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La première ligne de votre liste sera alors dotée de petites flèches de liste pour les options de filtrage.
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Excel filtre donc la liste. Cliquez avec la souris sur la flèche de liste de la colonne dans laquelle vous souhaitez rechercher des cellules vides.
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Vous pouvez maintenant sélectionner l'entrée (VIDE) à l'aide des critères de filtrage. Dans Excel 2003, vous le trouverez en tant que point de filtre séparé. Pour Excel 2007 et 2010, vous trouverez l'entrée (VIDE) sous SÉLECTIONNER TOUT.
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Cliquez sur OK.
Si nécessaire, répétez cette opération dans d'autres colonnes jusqu'à ce que seuls les enregistrements de données vides (et les numéros correspondants dans la colonne auxiliaire) soient visibles.
Mettez maintenant ces enregistrements en surbrillance et appuyez sur la touche SUPPR pour les supprimer. Faites vous-même le marquage dans les cellules et ne marquez pas en utilisant les numéros de ligne dans la colonne des coordonnées.
Vous pouvez ensuite utiliser l'option (TOUS) dans la liste Filtre automatique pour afficher la liste complète avec les lignes vides supprimées. Après la suppression, restaurez l'ordre d'origine des enregistrements en triant à nouveau la liste en fonction des numéros de la colonne auxiliaire.
Si vous interférez avec les filtres activés, vous pouvez ensuite les désactiver à nouveau avec DATA - FILTER - AUTOFILTER.
Astuce 3 : importer et exporter des macros
Une troisième raison pour les grandes tables peut être les macros qu'elles contiennent. Vous devez supprimer ceux qui ne sont pas nécessaires, exporter tous les autres, puis les importer à nouveau. Pour ce faire, procédez comme suit :
Appelez Visual Basic Editor avec la combinaison de touches ALT F11. Vous y trouverez l'explorateur de projet, que vous pouvez voir sur l'image.
Cliquez sur les modules macro les uns après les autres avec le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande SUPPRIMER. Confirmez la requête d'exportation avec OK.
Lorsque toutes les macros sont supprimées et exportées, retournez dans Excel, fermez le fichier, enregistrez vos modifications et rouvrez-le.
Ensuite, appelez à nouveau Visual Basic Editor via ALT F11. Sélectionnez le projet du dossier actuel dans l'explorateur de projets. Dans le menu FICHIER, appelez la commande IMPORTER FICHIER et importez l'une après l'autre toutes les macros nécessaires.
Astuce 4 : réduisez la taille des fichiers des tableaux croisés dynamiques
Un tableau croisé dynamique peut augmenter considérablement la taille du fichier. En effet, les données source sur lesquelles le tableau croisé dynamique est basé sont également copiées dans une mémoire cachée distincte, appelée « cache pivot ».
Par conséquent, vous devez toujours cliquer sur le bouton "Actualiser" pour actualiser le tableau croisé dynamique si quelque chose a changé dans les données source. Parce que c'est le seul moyen de mettre à jour le cache de pivot. En pratique, vous pouvez l'utiliser pour réduire la taille du fichier des tableaux croisés dynamiques.
Réduire la taille des fichiers des tableaux croisés dynamiques
Il existe un paramètre dans les tableaux croisés dynamiques qui efface le cache de pivot lorsque le fichier est enregistré. Le tableau croisé dynamique lui-même est conservé.
Cliquez avec le bouton droit dans le tableau croisé dynamique et sélectionnez l'entrée « Options du tableau croisé dynamique » dans le menu contextuel.
Ouvrez l'onglet « Données » et décochez « Enregistrer les données source avec le fichier ». Pour ce faire, cochez la case à côté de « Mettre à jour à l'ouverture du fichier.
Maintenant, le cache de pivot est supprimé lorsque le fichier est enregistré - la table de données réelle est bien sûr conservée.
La taille du fichier est considérablement réduite et atteint presque à nouveau la taille du fichier sans le tableau croisé dynamique.
Astuce 5 : réduire ou supprimer des graphiques et des images
Les images d'arrière-plan, les logos ou les images insérées sont souvent inutiles et occupent beaucoup d'espace de stockage. Par conséquent, n'incluez pas d'images d'arrière-plan dans le tableau. Incluez le logo de l'entreprise sur un seul côté. N'insérez pas les images dans leur taille d'origine, mais réduisez-les plutôt. Excel propose une telle fonction : Cliquez sur l'image. Dans l'élément de menu "Format" du groupe "Ajuster" se trouve la fonction "Compresser les images". Fondamentalement, lorsque vous réduisez et supprimez des graphiques, vous devez faire attention à ne pas supprimer les graphiques nécessaires.
Astuce 6 : supprimez les formules inutiles
De nombreuses formules compliquées affectent également la taille d'un fichier Excel. Essayez donc de supprimer les formules indésirables d'un classeur Excel. Il y a des moments où vous avez un ensemble de données et vous n'avez pas besoin des formules qu'il contient, il est préférable de remplacer ces formules par des valeurs. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous :
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Ouvrez le fichier Excel et appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner l'ensemble de la feuille de calcul / du jeu de données. Appuyez ensuite sur la touche F5.
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Ouvrez l'option Aller à et cliquez sur "Spécial".
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Sélectionnez les formules et cliquez sur OK, vous avez maintenant sélectionné toutes les cellules qui ont une formule.
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Convertissez ensuite les formules sélectionnées en valeurs : Appuyez sur la combinaison de touches Ctrl + C pour copier les cellules sélectionnées.
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Cliquez ensuite sur l'onglet Accueil et dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.
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Cliquez ensuite sur l'icône Insérer une valeur. Toutes les cellules avec des formules sont maintenant converties en valeurs.
Astuce 7 : convertissez le type de fichier au format binaire (XLSB)
L'enregistrement au format .xlsb est recommandé pour les calculs approfondis. Cela enregistre le fichier en binaire. Il sera massivement plus petit et l'accès sera plus rapide. Habituellement, cela ne vous causera aucun inconvénient. Un test détaillé est recommandé pour la programmation en interne et les applications spéciales.
FAQ : réduire la taille des fichiers des classeurs Excel
1. Pourquoi mon fichier Excel est-il si volumineux ?
Fondamentalement, une feuille de calcul avec plus de 100 000 lignes et de nombreuses colonnes nécessite beaucoup de mémoire. Plus vous insérez de données et de graphiques dans votre feuille de calcul Excel, plus le fichier deviendra volumineux et lent au fil du temps. Par conséquent, vérifiez si vous ne pouvez pas réduire un peu le nombre de pixels des images insérées ou si vous en avez vraiment besoin. Les tableaux croisés dynamiques et un formatage incorrect peuvent également augmenter la taille du fichier.
2. Comment réduire la taille de mes graphiques dans Excel ?
Marquez un graphique inséré dans le tableau à l'aide d'un clic de souris afin que dans Excel 2010 et Excel 2007, l'onglet "Outils d'image" s'affiche dans la bande de menu. Avec Excel 2003, la barre d'outils "Graphiques" apparaît à la place. Cliquez maintenant sur l'icône « Compresser les images ».
3. Comment compresser mon fichier Excel ?
Vous pouvez facilement compresser le fichier Excel en utilisant l'option "Zip File". Pour ce faire, faites un clic droit sur le fichier Excel que vous souhaitez compresser. Cliquez maintenant sur l'option Envoyer vers, puis sélectionnez l'option "Dossier compressé".