Afin que vous connaissiez toujours le statu quo actuel après avoir délégué des tâches via votre Outlook, vous pouvez spécifier que vous souhaitez recevoir un rapport d'état pour les tâches transférées. Cela peut aussi avoir du sens, surtout avec des tâches étendues
Comment convertir une tâche en demande de tâche à une date ultérieure
Si vous savez déjà lors de la saisie d'une tâche que vous souhaitez la déléguer, ne créez pas une tâche, mais une demande de tâche. Cependant, il arrivera toujours que vous ayez saisi une tâche dans votre planificateur de tâches et que vous souhaitiez ensuite la transférer à quelqu'un d'autre plus tard. Dans Outlook, cela fonctionne comme ceci :
- Cliquez avec le bouton droit sur la tâche dans le planificateur de tâches et appelez la commande Attribuer une tâche au. Ou vous pouvez ouvrir la tâche. Dans Outlook jusqu'à la version 2003, vous appelez ensuite la commande Action - assigner une tâche au; dans Outlook 2007 ou version ultérieure, cliquez sur le bouton Attribuer une tâche[1].
- Saisissez ensuite l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez déléguer la tâche, rédigez un court message et ajustez la date d'échéance (afin que vous ayez encore le temps d'examiner le résultat).
- Assurez-vous d'avoir les deux options Enregistrer la copie mise à jour de cette tâche dans ma liste de tâches et Envoyez-moi un rapport d'état dès que la tâche est terminée sont allumés. Sinon, la tâche n'apparaîtra pas dans votre planificateur de tâches; de plus, vous ne serez pas automatiquement averti lorsque la tâche sera terminée.
- Soumettez la demande de tâche.
Vous devez effectuer ces réglages dans tous les cas
Pour que les tâches déléguées apparaissent toujours dans votre planificateur de tâches et que vous soyez averti lorsque la tâche est terminée, je vous recommande d'activer deux paramètres dans votre Outlook. Ensuite, vous n'avez pas toujours à penser à activer les options de l'étape 3 de la section précédente lors de la délégation :
- Dans Outlook jusqu'en 2007, vous appelez Outils - Options - Options de tâche sur, dans Outlook 2010 et versions ultérieures, la commande Fichier - Options - Tâches.
- Dans Outlook jusqu'en 2007, désactivez les deux options Maintenir les tâches assignées à jour dans la liste des tâches et Envoyer un rapport d'état lorsque les tâches assignées sont terminées une.
Dans Outlook 2010 et versions ultérieures, activez les options suivantes :
Mettre à jour ma liste de tâches avec des copies des tâches que j'assigne à d'autres personnes et Envoyer un rapport d'état lorsque j'ai terminé une tâche assignée. - Fermez les boîtes de dialogue.
Voici comment vous pouvez afficher l'état d'avancement dans votre planificateur de tâches
Dans la liste des activités (voir Liste simple) la colonne est manquante % complétéque dans la vue Liste des détails apparaît. Si vous déléguez souvent des tâches assez étendues et que vos employés documentent régulièrement dans Outlook le pourcentage de la tâche qu'ils ont déjà effectué, je vous recommande d'utiliser le % complété aussi dans la vue Liste simple insérer. C'est une meilleure façon de vous tenir au courant. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Sélectionnez la vue dans le planificateur de tâches Liste simple.
- Faites un clic droit sur l'un des en-têtes de colonne, par exemple sur Objet de la tâcheet invoquer la commande Sélection de champ au.
- Faites glisser le bouton % complété de la boîte de dialogue avec le bouton gauche de la souris enfoncé jusqu'à la ligne avec les en-têtes de colonne. Par exemple, faites glisser le bouton derrière le titre Échéance le. Les flèches rouges indiquent où le bouton sera inséré en tant que nouvel en-tête de colonne. Dès que vous avez le bouton dans la position souhaitée, relâchez le bouton de la souris.
- Si vous ne souhaitez plus insérer de colonnes, fermez la boîte de dialogue Sélection de champ.
