Rédiger des e-mails dans Outlook : procédure et paramètres

Avec ces étapes, vous pouvez écrire un e-mail Outlook en un rien de temps

La rédaction d'e-mails fait partie du quotidien de la plupart des gens. Il est devenu normal de rédiger des e-mails personnels ou professionnels car les avantages de la communication par e-mail sont évidents. Surtout, la vitesse à laquelle un message parvient au destinataire est difficile à battre. Outre les services de messagerie bien connus tels que WhatsApp ou Telegram, le courrier électronique reste l'un des moyens de communication internationaux les plus importants et les plus acceptés.

Cela est également dû au fait qu'il y a peu d'effort impliqué dans la composition d'un e-mail. Presque tout le monde a actuellement sa propre adresse e-mail. Le programme de communication par e-mail le plus connu est Microsoft Outlook. Tant dans sa version payante pour ordinateurs Windows que dans sa version gratuite sur tablettes et smartphones, il est utilisé par des millions d'utilisateurs chaque jour. En plus de la rédaction conventionnelle d'e-mails, les messages dans Outlook peuvent également être créés à partir d'un modèle. Il est également possible d'enregistrer des modules de texte et de les insérer dans des e-mails afin de concevoir plus efficacement les e-mails.

Tutoriel vidéo : comment composer et envoyer un e-mail dans Outlook

Rédiger un e-mail dans Outlook - voici comment cela fonctionne

Si vous souhaitez rédiger un e-mail dans Microsoft Outlook, accédez à l'onglet "Démarrer" dans la première étape. Dans la zone de menu supérieure de l'onglet "Démarrer", vous trouverez le bouton "Nouveau" sous le " bouton "Nouveau".

Après avoir cliqué sur le champ "Nouveau e-mail", une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Dans la fenêtre de message, vous pouvez composer et envoyer un nouveau courrier.

Si vous souhaitez écrire un message sur un papier à en-tête différent, sélectionnez le bouton "Nouveaux éléments" au lieu de "Nouvel e-mail".

Dans l'option "E-mail avec> Autre papier à lettres", vous pouvez ouvrir et enregistrer un autre papier à lettres comme arrière-plan du courrier.

Les champs de sélection « De », « À », « Cc » et « Cci » et le sujet sont essentiels pour composer un nouveau message. La signification suivante est cachée derrière les différents champs et abréviations :

champ	sens
de	Dans le champ "De", saisissez le compte de messagerie à partir duquel votre message doit être envoyé. Si vous gérez plusieurs comptes dans Outlook, vous pouvez choisir à partir de quel compte le courrier électronique doit être envoyé.
À	L'adresse e-mail du destinataire doit être renseignée dans le champ "À". L'ordre des noms lors de la sélection des adresses e-mail peut être affiché par ordre alphabétique dans le champ "À". Conseil: Microsoft Outlook enregistre toutes les adresses e-mail saisies dans la liste dite de saisie semi-automatique. A partir des informations stockées, le logiciel suggère des adresses appropriées lorsque vous les saisissez. Des outils gratuits peuvent aider à modifier la liste de saisie semi-automatique.
Cc	L'abréviation "Cc" signifie littéralement "copie carbone" et signifie copie en allemand. Si un destinataire reçoit un message en Cc, il devient clair qu'il n'est pas le destinataire principal.
Cci	Le champ « Cci » signifie littéralement « copie carbone aveugle ». Le terme anglais peut être traduit par « copie carbone cachée ou invisible ». Si une adresse e-mail est saisie dans le champ Cci, les autres destinataires du message ne peuvent pas voir à qui l'e-mail a été envoyé. Si vous souhaitez savoir rétrospectivement quels destinataires ont reçu un e-mail de votre part en Cci, accédez au champ de sélection "Détails" dans les propriétés de l'e-mail.
référence	L'objet d'un mail indique l'objet ou le « fil rouge » du message. Il est de bonne forme de remplir le champ « Sujet » avec un titre compréhensible. Si aucun sujet n'est saisi dans un message, cela peut entraîner l'identification et le tri du courrier comme courrier indésirable par le filtre anti-spam du destinataire. Avec un identifiant compréhensible ou une abréviation dans le sujet, vous pouvez montrer au destinataire l'importance du message. Les abréviations indiquent qu'il s'agit exclusivement d'un courrier d'information, d'une demande ou d'une commande.

En plus des champs mentionnés, indispensables à l'envoi d'un message, chaque e-mail a besoin d'un contenu spécifique.

Celui-ci peut être saisi individuellement dans le champ de texte du message. Avec un clic dans le champ de texte, le curseur apparaît dans la première ligne de l'écran. En conséquence, l'e-mail peut être spécifiquement composé avec du texte ou d'autres éléments de style. Les options de formatage suivantes sont disponibles dans l'onglet Message :

Copier des images et du texte à partir du presse-papiers

Vous pouvez copier des éléments, du texte ou des images du presse-papiers et en même temps choisir de copier le format du texte, par exemple la police, dans votre e-mail. Des images et des graphiques peuvent être insérés dans le texte ou joints à l'e-mail en pièce jointe. Si l'image est trop volumineuse et a une taille de fichier de plusieurs mégaoctets, vous pouvez réduire la taille du fichier dans Outlook. Cela fonctionne en marquant l'image à insérer et en éditant les pièces jointes de l'image dans l'onglet "Informations" de l'onglet "Fichier". D'un clic sur le champ de sélection "Ajuster la taille des grandes images lors de l'envoi du message", le fichier est automatiquement réduit.

Intégrez des rappels pour les destinataires dans les e-mails et devis correctement

La commande « Signaler les destinataires » dans l'onglet « Message » est un outil adéquat que vous pouvez utiliser pour rappeler automatiquement aux destinataires de vous répondre. Cette procédure vous permet d'économiser un ou plusieurs e-mails de rappel.

Au lieu de citer chaque e-mail en entier lorsque vous répondez et joignez le contenu, vous pouvez définir dans Outlook que seul le dernier e-mail est joint. Ce type d'envoi d'e-mails est plus efficace dans de nombreux cas et aide à garder les choses claires.

L'abréviation prédéfinie « FW : », qui signifie « Transférer » dans la communication par e-mail, peut être modifiée et le texte d'origine peut être identifié, par exemple, par des indentations ou des caractères spéciaux.

Le menu "Texte" - le centre de commande pour le formatage individuel

Si vous saisissez du texte personnel dans le champ de texte, vous trouverez différents boutons dans le menu "Texte" pour formater le texte. En plus d'afficher le texte en « gras », « italique » et de souligner le texte, vous pouvez insérer des puces ou une numérotation. Vous pouvez également décider si votre texte doit être centré, justifié à droite, justifié ou justifié à gauche et quelle couleur et police doivent être utilisées. Si Outlook supprime les sauts de ligne dans les e-mails en texte brut sans formatage HTML, une modification des paramètres aidera à résoudre ce problème.

Le menu "Insertion" - joindre des pièces jointes et des cartes de visite aux messages

Dans l'élément de menu "Insérer", vous pouvez ajouter un fichier ou un élément en pièce jointe à votre e-mail. Vous pouvez également envoyer les e-mails reçus en pièce jointe. Cela peut être essentiel lors de l'envoi par courrier électronique de documents commerciaux au format PDF ou de dessins importants.

Si vous voulez vous assurer que chaque personne avec qui vous correspondez par e-mail dispose de vos coordonnées actuelles, vous pouvez les joindre automatiquement à chaque e-mail sous la forme d'une carte de visite numérique (vCard) et les envoyer avec elle. De plus, vous avez la possibilité de gérer vos signatures dans l'élément de menu « Insérer ». Une signature est une section de texte à la fin de l'e-mail qui contient des informations sur l'expéditeur. Les signatures sont requises par la loi dans les e-mails professionnels.

Si vous souhaitez également insérer la date du jour dans un e-mail, vous pouvez l'insérer avec le raccourci clavier ALT + SHIFT + D.

Marquage et définition de la pertinence de l'email

Dans Microsoft Outlook, il est possible de marquer des messages individuels avec une note de pertinence. Les e-mails de haute importance sont affichés séparément pour le destinataire. Malgré cet identifiant, rien ne garantit que les e-mails ainsi marqués seront traités plus rapidement par le destinataire. Pour cette raison, on peut se demander si le marquage « haute importance » a du sens ou si un appel personnel pour une question critique est plus productif.

Orthographe et ponctuation - outils intégrés pour la rédaction professionnelle

En plus des options de l'onglet « Message », les onglets « Insertion » et « Format du texte » offrent des options supplémentaires pour personnaliser votre message.

Lors de la rédaction d'un texte, il est également important que l'orthographe et la ponctuation dans le texte soient professionnalisées. Les erreurs d'expression ou de virgule distraient et ont un effet négatif sur le destinataire. Pour cette raison, vous pouvez faire vérifier le texte automatiquement dans l'onglet « Vérifier » sous l'élément de menu « Orthographe et grammaire ».

Si vous souhaitez que le sujet soit inclus dans la correction par le correcteur orthographique en plus du texte, vous devez le spécifier dans les paramètres Outlook.

Pour les anciennes versions d'Outlook, la correction Duden était disponible en tant que programme de correction professionnel comme alternative au correcteur orthographique intégré.

L'onglet « Révision » offre également la possibilité de faire lire ou traduire le texte par l'ordinateur. Le thésaurus vous aide à trouver des synonymes significatifs pour les mots et les termes redondants.

Envoyer des e-mails aux destinataires en utilisant le bouton "Envoyer"

Après avoir entièrement rédigé et vérifié le texte de votre message, vous devez l'envoyer à la dernière étape. Cela se fait dans la fenêtre de texte en cliquant sur le champ "Envoyer". Si vous n'êtes pas sûr que le message doit être envoyé à ce moment-là, vous pouvez également activer la fonction d'enregistrement automatique.

Après avoir cliqué sur le champ "Envoyer" sans activer la fonction d'enregistrement automatique, votre message sera dans la boîte de réception du destinataire en quelques secondes.

Conseil:

Il peut arriver qu'un e-mail ne parvienne pas au destinataire après son envoi. Dans la plupart des cas, vous recevrez un message d'erreur du fournisseur de services. Dans un tel cas, toutes les versions précédentes et actuelles de Microsoft Outlook ont la possibilité de renvoyer l'e-mail en quelques étapes seulement. Cela fonctionne en cliquant sur le bouton "Renvoyer ce message" dans l'onglet "Message".

Si les e-mails ne sont pas envoyés lorsque vous êtes à l'étranger, cela peut être dû à des paramètres de compte incorrects. Dans ce cas, il est utile de vérifier les paramètres et le port SMTP.

sommaire

Pour les utilisateurs de longue date de Microsoft Outlook ainsi que pour les utilisateurs inexpérimentés, il est facile de composer un e-mail avec Microsoft Outlook et de l'envoyer à un destinataire. Dans l'onglet « Accueil », le bouton « Nouveau e-mail » mène à la fenêtre de texte pour un nouveau message. Celui-ci peut être formaté individuellement et professionnalisé avec des liens, des images et une signature. Des onglets et des options supplémentaires garantissent que les e-mails peuvent être spécifiquement composés et transmis à tout moment. De cette manière, une communication compétente par e-mail est possible aussi bien dans un environnement professionnel que privé.