Comment exporter le journal d'Outlook vers Excel afin de l'évaluer là-bas.
Le journal Outlook peut être bien utilisé pour enregistrer le temps que vous avez consacré à une tâche spécifique ou à un client. Cependant, le journal n'a pas de fonction arithmétique, vous devez donc utiliser la calculatrice pour additionner le temps que toutes les tâches ont pris pour un client spécifique.
Au lieu de cela, vous pouvez bien sûr également utiliser Excel pour l'évaluation, ce qui est particulièrement utile pour les projets comportant de nombreuses sous-tâches. Pour ce faire, exportez les données du journal vers Excel comme décrit ci-dessous.
1. Tout d'abord, affichez le journal sous forme de liste. Pour ce faire, ouvrez le journal et appelez la commande "Afficher, Organiser selon, Vue actuelle" (à partir d'Outlook 2003) ou "Afficher, Vue actuelle" (dans les versions antérieures d'Outlook) et sélectionnez "Liste d'entrée".
2. Assurez-vous maintenant que toutes les informations dont vous avez besoin pour l'évaluation dans Excel sont visibles dans le journal. Si vous avez besoin de la date et de l'heure pour commencer et terminer chaque tâche, faites un clic droit sur Objet ou Dans le dossier et utilisez la commande Personnaliser la vue actuelle. Cliquez ensuite sur "Champs".
3. Sous "Sélectionner les champs disponibles dans", sélectionnez "Tous les champs du journal". Cliquez ensuite sous « Champs disponibles » sur « Début » ou « Fin » puis sur « Ajouter ». Insérez tous les champs nécessaires et utilisez les boutons "Déplacer vers le haut" et "Déplacer vers le bas" pour déterminer leur ordre. Fermez ensuite les deux boîtes de dialogue.
4. Formatez maintenant les champs de date pour qu'Excel puisse également les évaluer : Pour cela, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de colonne "Démarrer" et appelez la commande "Formater les colonnes".
5. Sélectionnez "Démarrer" à gauche puis le format avec le jour et le mois à deux chiffres, avec l'année à quatre chiffres et l'heure simple au format 24 heures (voir l'image). Vous choisissez le même format pour "Fin". Remarque : Excel ne peut rien faire avec des formats contenant les noms des jours de la semaine.
6. Utilisez maintenant la souris pour marquer les entrées du journal que vous souhaitez éditer dans Excel et copiez-les avec CTRL + C.
7. Ouvrez Excel et collez les données dans le tableau Excel souhaité avec CTRL + V.
8. Vous devez toujours convertir les informations du champ "Durée" en valeurs numériques qu'Excel peut gérer (Excel ne peut pas calculer avec une information telle que "30 minutes").
