Pièce jointe à un e-mail - vous devez connaître ces conseils

Comment envoyer des fichiers en pièces jointes par e-mail

Ouvrez la pièce jointe d'un e-mail - voici comment cela fonctionne

Vous pouvez dire qu'un courrier contient une pièce jointe par le trombone dans l'en-tête. Dans Microsoft Outlook, le graphique en trombone s'affiche directement devant le nom. En double-cliquant sur l'e-mail, vous pouvez voir les fichiers joints dans la zone supérieure. Ceux-ci peuvent être ouverts avec un autre double clic. Il est également possible de prévisualiser le fichier dans Microsoft Outlook et dans d'autres programmes de messagerie courants. Alternativement, la pièce jointe peut être enregistrée sur le disque dur avant de l'afficher.

Afin de pouvoir ouvrir la pièce jointe d'un e-mail, il est essentiel d'installer un programme capable d'afficher l'extension de fichier spécifique de la pièce jointe. Par exemple, si vous souhaitez ouvrir un fichier docx, vous avez besoin de la dernière version de Microsoft Word ou d'un programme gratuit tel que Open Office ou LibreOffice. Si vous ouvrez une pièce jointe dans un autre logiciel, des erreurs de formatage se produiront inévitablement.

Extensions de fichiers courantes	Programme original	Logiciels alternatifs
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (format de document ouvert)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (format de document ouvert)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (format de données portable)	Adobe PDF Reader	De nombreux traitements de texte
EXE (Exécutable)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Programmes vidéo de toutes sortes
MP3	Programmes musicaux de toutes sortes

Pièces jointes dans les e-mails - comment différencier les vrais e-mails du spam

Imaginez recevoir un e-mail censé provenir de votre entreprise énergétique locale. À y regarder de plus près, il contient des caractères étranges et en même temps une pièce jointe avec un fichier avec l'extension de nom de fichier GIF.webp (Graphics Interchange Format). La question se pose inévitablement : le courrier est-il un message autorisé ou un courrier indésirable avec un malware en pièce jointe ?

Même si l'e-mail semble étrange à cause de sa mise en forme, il ne s'agit probablement pas de spam. La raison de l'apparence étrange est que votre programme de messagerie n'a pas reçu le message dans le format correct. Pour cette raison, l'e-mail s'affiche de manière incorrecte et avec des caractères spéciaux inhabituels. Le phénomène des e-mails incorrects provenant d'expéditeurs dignes de confiance se produit de temps en temps :

Si le programme de messagerie de l'expéditeur traite les données de manière incorrecte ou
Aucun système Windows n'est utilisé pour l'envoi.
Des erreurs se sont produites lors du transfert du message vers votre boîte aux lettres.

Dans tous les cas, vous devez vérifier objectivement les e-mails d'expéditeurs dignes de confiance. Si l'expéditeur, l'objet et le numéro de client correspondent à vos données personnelles, l'e-mail ne doit pas contenir de menace. Cependant, si vous remarquez des liens rompus ou des adresses de réponse inhabituelles, il est plus prudent de contacter l'expéditeur et de discuter personnellement du problème.

Intégrer les pièces jointes dans les e-mails - ce sont vos options

Si vous envoyez des e-mails à des destinataires et que vous souhaitez envoyer des fichiers importants, des documents ou une photo, c'est facile à faire. Tout d'abord, rédigez le texte de l'e-mail, entrez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ d'adresse et insérez un objet. Enfin, vous trouverez les éléments de menu dans Microsoft Outlook dans la barre de menu sous "Insérer":

Ajouter le fichier.
Ajouter un élément.

Les deux éléments de menu contiennent des fonctions différentes.

Sous l'élément de menu "Joindre un fichier", vous avez la possibilité de joindre tous les types de documents qui se trouvent sur votre disque dur ou dans le stockage en nuage. Si vous souhaitez intégrer une entrée de calendrier ou votre carte de visite Outlook dans l'e-mail, vous pouvez le faire avec l'entrée "Ajouter un élément". Avant d'envoyer, assurez-vous d'avoir sélectionné le bon fichier. En cliquant sur "Envoyer", le destinataire reçoit la pièce jointe de l'e-mail en plus du texte de son e-mail.

Dans Thunderbird, vous pouvez envoyer une pièce jointe de la même manière. Bien que la structure du menu diffère de la structure de Microsoft Outlook, les options de pièces jointes sont équivalentes. Vous pouvez également sélectionner une pièce jointe à l'aide du symbole du trombone sur la droite. À l'étape suivante, vous pouvez envoyer l'e-mail avec la pièce jointe.

Important:

En général, les e-mails ne doivent jamais être envoyés sans message, même si seule la pièce jointe est importante. Cela semble peu professionnel et peu reconnaissant du destinataire. Dans le même temps, un e-mail sans message ni sujet peut être classé comme spam et temporairement stocké dans le dossier spam. En raison de la mesure de protection, le courrier avec des pièces jointes importantes peut être perdu.

Voici comment enregistrer une pièce jointe de confiance sur votre disque dur

Si vous recevez un e-mail avec une pièce jointe digne de confiance, vous pouvez soit l'ouvrir immédiatement dans le programme cible, soit l'enregistrer temporairement sur votre disque dur. Pour ce faire, procédez comme suit :

Dans Microsoft Outlook, cliquez sur la "flèche vers le bas" visible à droite de la pièce jointe. Un champ s'ouvre avec plusieurs options. Sélectionnez l'option "Enregistrer sous" et déterminez le dossier dans lequel la pièce jointe doit être enregistrée. D'autres options importantes sont d'imprimer rapidement le fichier ou de le prévisualiser, ce qui vous permet d'afficher le contenu sans ouvrir physiquement le fichier.
Après avoir enregistré dans votre structure de dossiers personnels, la pièce jointe est disponible pour un traitement ultérieur.

Conseil:

Si vous ne pouvez pas voir, ouvrir ou enregistrer une pièce jointe, cela peut être dû à des paramètres de protection des données incorrects. Les utilisateurs du système d'exploitation Windows 7 doivent vérifier leurs paramètres en particulier. Les clients qui utilisent une adresse e-mail Telekom sous Windows 7 ont signalé que le problème est survenu après que Telekom a basculé l'accès à leur serveur de messagerie vers une connexion de données cryptée. Dans ce cas, le paramètre dans les options Internet de Windows 7 empêchait l'enregistrement des fichiers cryptés.

La solution pour modifier les paramètres de protection des données réside dans les options Internet d'Internet Explorer. Cela a été remplacé dans Windows 10 par le navigateur Microsoft Edge.

Modifier les paramètres de confidentialité dans Internet Explorer

Dans Internet Explorer, cliquez sur le bouton de menu (la roue dentée), puis sur Options Internet.
Dans la fenêtre suivante, passez à l'onglet "Avancé" et désactivez l'option "Ne pas enregistrer les pages cryptées sur le disque" dans la zone Sécurité. Fermez la fenêtre en cliquant sur "OK".

En conséquence, il devrait être possible d'enregistrer vos pièces jointes à vos e-mails sans aucun problème. Cette erreur ne devrait pas se produire avec les utilisateurs de Windows 10 et Microsoft Edge.

Envoi de pièces jointes volumineuses - vous devez faire attention à cela

Vous pouvez utiliser des pièces jointes de courrier électronique pour transporter des fichiers contenant de grandes quantités de données. Le fournisseur de votre adresse e-mail spécifie la limite en ce qui concerne la taille autorisée d'un e-mail ou d'une pièce jointe individuelle. Dans les contrats de courrier électronique payants, 50 mégaoctets ou jusqu'à 100 mégaoctets de données peuvent être envoyés. Les fournisseurs d'adresses e-mail gratuites limitent la taille des pièces jointes à 10, 20 ou 25 mégaoctets. En règle générale, les ordres de grandeur spécifiés sont suffisants pour :

Fichiers texte,
petites vidéos ou
Fichiers musicaux

de cette manière de boîte aux lettres en boîte aux lettres en tant que pièce jointe de courrier.

Fondamentalement, les e-mails avec pièces jointes ne devraient pas devenir trop volumineux. Ceci est principalement dû à des raisons techniques. La taille des e-mails est fixée au niveau international à un maximum de 5 Mo. Ceci est compréhensible si l'on tient compte du fait que les e-mails sont divisés par le programme de messagerie en paquets de 256 Ko chacun.

Le routeur, qui est connecté entre le terminal et le fournisseur, réduit les paquets à une taille inférieure à 1,5 Ko. Cela signifie qu'une pièce jointe de 10 Mo se compose de plus de 100 packages individuels. Ceux-ci sont envoyés séparément et assemblés dans le bon ordre par le destinataire. Les e-mails contenant de grandes quantités de données dans la pièce jointe sont également classés par le système comme courriers antivirus ou courriers indésirables et déplacés vers le dossier spam. Afin d'éviter cela, les pièces jointes des e-mails ne doivent généralement pas dépasser 5 Mo.

Il est également essentiel que le destinataire ait également la possibilité de recevoir des fichiers plus volumineux avec son compte. Si ce n'est pas le cas, l'e-mail sera renvoyé avec une note d'erreur du fournisseur vous informant que la limite d'envoi a été dépassée.

Il existe plusieurs options alternatives pour envoyer des fichiers et des volumes de données plus volumineux :

Envoyez plusieurs e-mails avec des pièces jointes qui ne dépassent pas la limite du fournisseur.
Enregistrez les pièces jointes des e-mails dans un périphérique de stockage en nuage tel que Dropbox ou OneDrive et envoyez uniquement le lien. Le destinataire peut alors charger le fichier indépendamment.
Compressez les fichiers. Des programmes tels que WinZip ou WinRAR sont idéaux pour cela. Vous convertissez une pièce jointe en fichier ZIP et pouvez réduire la taille de 50 à 80 %.
Enregistrez des fichiers volumineux avec un hébergeur de fichiers comme transfernow.net et laissez le destinataire les récupérer. Entre 4 et 20 gigaoctets peuvent être transférés ici.

Remarque pour les utilisateurs de Gmail :

Si la taille du fichier d'une pièce jointe dépasse 25 Mo, les documents seront mis à disposition via Google Drive. Ils peuvent ensuite être appelés via l'accès à Google Drive. Cette procédure garantit que les pièces jointes des e-mails qui dépassent la taille autorisée sont également transportées.

Crypter les informations privées dans les pièces jointes - ce sont vos options

Vous pouvez crypter des informations ou des données sensibles de manière professionnelle avec Microsoft Outlook. Avant que vos données puissent être efficacement chiffrées, vous devez d'abord demander un certificat de chiffrement correspondant auprès du Microsoft Trust Center. Le chiffrement Outlook est structuré de manière cryptographique. En pratique, cela signifie que l'expéditeur et le destinataire ont besoin d'un certificat numérique pour utiliser l'option de cryptage dans Outlook. Un certificat numérique peut être gratuit ou payant. Il peut être demandé aux autorités de certification et doit ensuite être envoyé au préalable au destinataire du message crypté. A l'aide du certificat numérique, ce dernier peut déchiffrer à la fois la pièce jointe du courrier et le contenu de l'e-mail.

En plus du cryptage logiciel via la signature numérique, les documents peuvent être protégés par un mot de passe. Par exemple, si vous créez un fichier Word dans Microsoft Word, vous avez la possibilité de le protéger avec un mot de passe à tout moment. Le destinataire a besoin du mot de passe pour lire le fichier envoyé. Vous pouvez également utiliser cette méthode pour protéger un fichier contre tout accès non autorisé. Vous pouvez accéder au menu dans Microsoft Word sous :

Fichier> Informations> Protéger le document.