Saviez-vous que vous pouvez continuer à utiliser vos lettres types Word dans OpenOffice.org ? Dans cet article, nous utilisons une lettre type Word pour montrer à quel point il est facile de l'utiliser dans OpenOffice.org sans avoir à ressaisir les champs de publipostage dans I
Graphiques et lettres types de Word à Writer
Les graphiques sont un type spécial de objets OLE. Par défaut, les graphiques dans les documents Word sont créés à l'aide de la commande de menu Word "Insérer / schéma graphique" créé. Le programme "MSGraph" mise à disposition. MSGraph fait partie de Mot et Power Point.
Après avoir transféré le document Word vers Writer, la modification du diagramme sur un ordinateur sur lequel Word ou PowerPoint est installé est initialement sans problème. Après avoir double-cliqué sur le diagramme, il sera toujours ouvert dans MSGraph.
La situation est différente sur un ordinateur sans Word ou PowerPoint installé. Si vous ouvrez un document Word ici avec OpenOffice.org Writer, un document vide et protégé en écriture s'affiche à la place de MSGraph
Feuille de calcul Calc ouverte. Il n'est donc plus possible de modifier l'objet diagramme.
Importation de diagrammes - possible de deux manières
Dans un tel cas, cependant, nous suggérons deux solutions possibles. Du première solution proposée consiste en un mouvement simple. Vous copiez simplement l'objet diagramme via copier coller du document Word au document Writer. Le diagramme est converti en un Graphiques GDI converti. Le traitement ultérieur des données avec Writer n'est plus possible avec cette procédure.
Du deuxième solution proposée est un peu plus long, mais vous pouvez également modifier le diagramme dans Writer sur un ordinateur sans Word ou PowerPoint installé.
Tout d'abord, un diagramme Excel est créé dans le document Word d'origine au lieu d'un diagramme MSGraph. Le schéma inséré dans Word fait donc référence à un tableau Excel comme source de données. Cela se fait dans Word sous l'élément de menu "Insérer / Objet" sélectionné un graphique Excel.
Lorsque le document Word est ouvert sur le système d'origine, Excel est démarré par défaut pour l'édition. Si vous souhaitez éviter cela ou si Excel n'est pas disponible sur un système tiers, vous pouvez
Demandez à OpenOffice.org de convertir les objets intégrés lors du chargement.
Dans ce cas, le diagramme Excel est converti en diagramme Calc sous OpenOffice. Les données du graphique sont ensuite affichées à l'aide de la feuille de calcul Calc accepté. Le réglage requis pour cela se trouve sous "Suppléments / Options" dans la zone "Chargement de la sauvegarde". Veuillez activer l'option sous la rubrique MS Office "Conversion d'Excel vers Calc" pour le chargement "L" de documents.
Fusion et publipostage Word et publipostage Writer
Une caractéristique des lettres types est la combinaison d'éléments de texte variables et fixes. Les éléments de texte fixes, qui sont les mêmes pour chaque lettre type, sont fournis dans le document principal
et sauvé. En plus du texte standard, le document contient également les champs de fusion et publipostage correspondants (espaces réservés) qui sont utilisés pour insérer les éléments de texte variables. Les éléments de texte variables sont
par exemple des noms et des adresses. Les éléments de texte variables sont enregistrés et stockés dans la source de données. La source de données est généralement préparée dans un tableau - cela signifie que chaque destinataire individuel se voit attribuer un enregistrement de données individuel. La fonction de publipostage garantit finalement que ces deux types de documents - document principal et source de données - sont liés l'un à l'autre. Les champs de fusion et publipostage dans le document principal sont remplacés par les données spécifiques au destinataire de la source de données. Le résultat est des lettres individuelles avec le même contenu mais, par exemple, des noms et adresses de destinataires différents. Ces caractéristiques s'appliquent à la fois aux publipostages Word et aux publipostages Writer. Cependant, certains obstacles doivent être pris en compte lors de la conversion de modèles de lettres types de Word en Writer.
Par exemple, vous disposez d'un modèle de lettre type « confirmation de commande » dans Word, qui est basé sur une source de données pour les destinataires. Par souci de simplicité, on suppose que la source de données d'adresse se présente sous la forme d'un fichier CSV. Après avoir importé le modèle dans Writer, cette source de données est manquante et doit être réaffectée au document.
Mais fais attention: Après l'import, le document ne doit en aucun cas être enregistré, sinon les champs du publipostage seront perdus ! Une procédure possible pour cela fonctionne comme décrit ci-dessous.
Se connecter à la base de données
Tout d'abord, une connexion à une base de données existante doit être établie dans OpenOffice.org. Vous pouvez le faire soit avec Base, soit directement avec Writer.
- Appel via la commande de menu "Fichier / Assistant / Source de données Adresse" l'assistant de source de données d'adresse.
- Sélectionnez la source de données dans la première boîte de dialogue. Pour ce faire, sélectionnez l'option dans l'exemple "Autre source de données externe"car il s'agit d'un fichier CSV.
- Cliquez dans la boîte de dialogue suivante "Paramètres additionnels" sur le bouton "Paramètres" et sélectionnez dans le menu déroulant "Type de base de données" l'entrée "Texte".
- Sélectionnez ensuite le chemin d'accès à votre fichier CSV dans la boîte de dialogue suivante.
- Dans l'étape suivante, vous pouvez aller à "Paramètres additionnels" l'option"Fichier CSV"et les autres paramètres facultatifs tels que les séparateurs de champs„;“et séparateur de texte"{Rien}"Sélectionner. Pour terminer le processus, cliquez sur "Compléter"Cliquez sur.
La connexion à la base de données ou la source de données est désormais disponible dans OpenOffice.org. Avec l'aide de Touche [F4] vous pouvez ouvrir la vue de la base de données.
Conseil: Si vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir la connexion à la base de données sous Suppléments / options dans la zone StarOffice Base / bases de données modifier et supprimer à nouveau très rapidement et facilement.
Travailler avec la base de données
Importez maintenant votre document modèle de lettre type Word et échangez la source de données concernée avant d'enregistrer le document.
- Vous pouvez le faire via l'élément de menu "Modifier / échanger la base de données" la boite de dialogue "Échange de base de données" fondre.
- Sélectionnez dans la boîte de dialogue sous"Bases de données disponibles"Votre connexion à la base de données créée à partir du fichier CSV.
Terminologies en comparaison (Word vs. Writer)
De nombreuses fonctions connues de Microsoft Office peuvent également être trouvées dans OpenOffice.org ou StarOffice. Cependant, les noms des fonctions ont été choisis différemment dans certains cas. Pour vous aider, la liste suivante montre une comparaison des noms de diverses fonctions dans Microsoft Office et OpenOffice.org/StarOffice.
Microsoft Office XP « - » OpenOffice.org/StarOffice
- Suivre les modifications « - » Enregistrer les modifications
- Afficher / masquer les caractères de vue / de contrôle « - », les paragraphes masqués
- Remplacez en tapant « - »
- Zone de mise à jour des données « - »
- Guides phonétiques « - » Ruby (Extras / Options Paramètres de langue / Langues)
- Balisage « - » Modifier / Afficher les modifications
- Lettre type de publipostage « - »
- Sauts de ligne et de page « - » Flux de texte
- Structure du document « - » Navigateur
- Comparer / fusionner des documents « - » Modifier / Fusionner les modifications Document
- Commentaires Notes (Insertion / Note)