Les présentations sont rarement créées et lues sur le même ordinateur. Au contraire, la présentation doit principalement être envoyée à des collègues, des supérieurs ou des clients. Il est ensuite souvent démontré à l'aide d'un autre ordinateur ou portable.
Vérifier le document avant de le transmettre
Avant d'envoyer une copie électronique de votre présentation PowerPoint, vous devez rechercher dans la présentation des données ou des informations personnelles pouvant être stockées dans la présentation elle-même ou dans les propriétés du document. Étant donné que ces informations peuvent révéler des détails qui ne devraient pas être connus du public, il est conseillé de supprimer ces informations cachées.
PowerPoint vous propose un outil qui fait une partie du travail pour vous :
- Cliquez sur l'onglet commencer au informations.
- Cliquez sur le bouton dans la zone centrale Vérifier les problèmes - vérifier le document.
- Vous verrez maintenant une liste des éléments qui peuvent être vérifiés.
Ajuster les paramètres de révision des documents
- Par défaut, la boîte de dialogue Revision de document toutes les cases sauf une sont cochées.
- Mettez également la coche devant Contenu de la diapositive externe. S'il y a un champ de texte en dehors de la diapositive, il sera supprimé.
- Entre autres choses, PowerPoint vérifie si la présentation contient encore des commentaires et, si vous le souhaitez, supprime également les informations personnelles qui ont été enregistrées dans le document, telles que le nom d'utilisateur de la personne qui a créé la présentation.
- Toutes les notes oubliées dans la zone de notes de la présentation peuvent également être supprimées.
- Après avoir sélectionné toutes les options qui vous concernent, cliquez sur Vérifier.
- Vous verrez maintenant apparaître tous les éléments trouvés et vous pourrez décider pour chaque option si vous souhaitez utiliser le bouton Enlever tout voulez supprimer.
- Une fois terminé, cliquez sur Conclure.
Piège de prudence : liens avec Excel
L'examen dans PowerPoint 2010 peut faire beaucoup, mais il ne peut pas garantir que toutes les informations internes seront supprimées.
Vérifiez toujours manuellement s'il y a un diagramme dans la présentation qui, lorsqu'il est ouvert, révèle plus d'informations que souhaité. C'est le cas, par exemple, si le diagramme a été créé dans Excel puis soit en tant que Objet graphique Microsoft Excel ou avec l'option coller Utiliser la conception cible et intégrer le classeur respectivement. Conserver la mise en forme d'origine et intégrer le classeur inséré dans PowerPoint.
Si vous marquez un tel diagramme et cliquez sur modifier les données Cliquez, le fichier Excel entier s'ouvre et offre un aperçu d'autres feuilles de données Excel que vous ne souhaitez peut-être pas publier.
Dans le cas de fichiers liés, ce risque n'existe normalement que lorsque le spectateur ouvre la présentation sur l'ordinateur sur lequel elle a été créée. Ce n'est qu'alors que le lien vers Excel est réellement actif. Dès son ouverture sur un ordinateur étranger, un message apparaît indiquant que le fichier lié n'est pas disponible.
Mais attention, lorsque vous emballez une présentation sur un CD, des liens sont enregistrés avec celui-ci. Vous pourrez en savoir plus sur ce sujet dans le prochain numéro.
Voici comment découvrir les liens vers Excel et supprimer les données superflues
Vous ne créez pas toujours toutes les diapositives d'une présentation. Cependant, si vous êtes responsable de la finalisation de la présentation, il existe un moyen simple de voir si vos collègues ont peut-être inclus un diagramme lié.
C'est comme ça que c'est fait:
- Cliquez sur l'onglet commencer au informations.
- Vous trouverez l'option en bas à droite Modifier les liens vers les fichiers.
- Vous verrez maintenant tous les liens dans le fichier et vous pouvez également supprimer des liens individuels si vous le souhaitez.
Dans le cas de classeurs incorporés, supprimez les feuilles de données inutiles.
