Les listes de diffusion sont une fonctionnalité pratique dans Outlook : si vous envoyez fréquemment du courrier au même groupe de destinataires, par exemple les membres de votre groupe de travail, d'une équipe ou même les membres d'un club, il est conseillé d'utiliser le Grup
Définissez simplement une liste de distribution qui contient toutes les adresses mail de votre groupe de travail, par exemple - il ne vous restera plus qu'à l'avenir à saisir la liste de distribution dans le champ À d'un e-mail, Outlook remplacera alors automatiquement cette désignation par les adresses e-mail correspondantes lorsque l'e-mail est envoyé.
Si vous souhaitez envoyer le courrier à d'autres destinataires, ajoutez simplement leurs adresses (séparées par des points-virgules ou des virgules) après le nom de la liste de distribution.
Attention: Les listes de distribution peuvent également être utilisées dans le champ CC ou BCC d'un courrier.
Comment créer une nouvelle liste de distribution
Comment créer une liste de diffusion dans votre Outlook avec un groupe de contacts, par exemple avec tous les membres d'une équipe de projet ou avec tous vos clients :
1. Ouvrez le dossier Contacts/carnet d'adresses Outlook.
2. Dans Outlook jusqu'à la version 2007, appelez Fichier → Nouveau → Liste de distribution ou appuyez sur CTRL + MAJ + L. Dans Outlook 2010, cliquez sur l'onglet commencer sur le bouton Nouveau groupe de contacts (le raccourci clavier fonctionne aussi).
3. Entrez dans le champ "Nom de famille" un nom pour la liste, par exemple "Clients", "Client xyz", "Groupe de travail"; "Projet X".
Veuillez noter: S'il existe déjà une liste de distribution portant ce nom dans le carnet d'adresses, Outlook n'affiche pas d'avertissement, mais crée une deuxième liste portant le même nom.
4. Cliquez sur "Sélectionner les membres"(Ou dans Outlook 2010 Sélectionnez les membres → À partir des contacts Outlook) pour ajouter des contacts du carnet d'adresses numérique à la liste de distribution. Sélectionnez les contacts avec un double clic et fermez la boîte de dialogue de sélection avec d'accord. Si vous souhaitez ajouter des adresses de personnes qui ne sont pas dans le carnet d'adresses, cliquez dans Outlook jusqu'en 2007 ajouter un nouveau et saisissez les adresses; dans Outlook 2010, cliquez sur Ajouter des membres → Nouveau contact e-mail. Saisissez les données et déterminez si le contact doit être ajouté au carnet d'adresses.
5. Dès que vous avez inséré toutes les adresses, cliquez sur "Sauver et fermer".
Vous pouvez maintenant trouver la liste de distribution dans le dossier Contacts - vous pouvez la reconnaître par son nom et l'icône avec les deux têtes stylisées.
Comment envoyer un e-mail à une liste de distribution
Dès que la liste de diffusion est établie, envoyez un message à toutes les adresses de la liste comme suit :
1. Écrivez un nouveau message incluant le sujet. Cliquez ensuite sur le bouton À. Si les adresses ne sont pas dans le champ À doit être inséré, cliquez sur Cc respectivement. Cci (alors les destinataires ne verront pas les autres adresses).
2. Sélectionnez la liste de distribution dans le dossier Contacts par un double clic et fermez la boîte de dialogue avec "OK".
3. Si le message doit être envoyé à d'autres destinataires, ajoutez simplement leurs adresses (séparées par des points-virgules ou des virgules) après le nom de la liste de distribution.
Ce n'est que lorsque vous envoyez l'e-mail qu'Outlook remplace le nom de la liste de distribution par les adresses e-mail qu'elle contient.
Comment éditer et changer les listes de distribution
De temps en temps, il est nécessaire d'ajouter d'autres adresses e-mail à une liste de diffusion ou de supprimer des adresses existantes. Pour modifier une liste de diffusion, procédez comme décrit ci-dessous.
1. Ouvrez le dossier Contacts.
2. Double-cliquez sur le nom de la liste de diffusion souhaitée (vous reconnaissez les listes de diffusion à l'icône représentant deux têtes stylisées).
3. Effectuez les modifications souhaitées : Pour ajouter des contacts depuis le carnet d'adresses, cliquez sur "Sélectionner des membres", pour saisir de nouvelles adresses, cliquez sur "Ajouter nouveau". Vous pouvez supprimer les adresses qui ne sont plus nécessaires en utilisant "Supprimer".
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer et fermer ».
Si vous souhaitez modifier l'une des adresses, ouvrez-la dans le dossier Contacts et modifiez le contact. Outlook obtient les adresses e-mail du carnet d'adresses.
Ce n'est que s'il n'y a pas de contact correspondant qu'Outlook prend l'adresse saisie via "Ajouter nouveau", que vous ne pouvez pas modifier dans la liste de distribution.