Lors de la sauvegarde du fichier PST au plus tard, de nombreux utilisateurs d'Outlook se demandent quelle est la taille du fichier, même s'ils nettoient régulièrement leur boîte de réception. Ce que beaucoup ne savent pas : le dossier « Éléments envoyés » est aussi souvent une énorme « donnée »
Si - comme recommandé - vous stockez des copies de tous les messages envoyés dans le dossier SENT OBJECTS (ou dans Outlook 2010 dans le dossier SENT ITEMS), Outlook enregistre non seulement les e-mails mais également des copies des fichiers que vous avez envoyés dans ce dossier. De cette façon, vous avez deux fois ces fichiers sur votre disque dur : dans le dossier respectif à partir duquel vous les avez récupérés dans l'e-mail et dans le fichier Outlook PST. Non seulement c'est une perte d'espace, mais Outlook devient également plus lent à mesure que le fichier PST est volumineux. Par conséquent, vous devez non seulement nettoyer votre boîte de réception, mais également les copies des messages envoyés.
Combien de place les e-mails que vous envoyez occupent-ils ?
Pour connaître la quantité de mémoire utilisée par les e-mails et les pièces jointes que vous envoyez, procédez comme suit :
- Cliquez avec le bouton droit sur DOSSIERS PERSONNELS dans la liste des dossiers ou, dans Outlook 2010, sur l'un des dossiers personnels.
- Dans Outlook 2007 ou antérieur, utilisez la commande PROPRIÉTÉS POUR "DOSSIER PERSONNEL", dans Outlook 2010 la commande PROPRIÉTÉS DU FICHIER DE DONNÉES.
- Dans l'onglet GÉNÉRAL, cliquez sur le bouton TAILLE DU DOSSIER.
- Vous pouvez voir l'étendue du contenu du dossier SENT ELE-MENTS dans la ligne correspondante. Notez également quels autres dossiers contiennent également beaucoup de données.
- Fermez les boîtes de dialogue.
Ouvrez maintenant le dossier SENT OBJECTS. Pour que tous les e-mails volumineux soient affichés ensemble, il est préférable de trier par la colonne TAILLE.
Supprimer les pièces jointes
Parcourez maintenant les e-mails et supprimez les fichiers dont vous n'avez plus besoin. Ou vous pouvez enregistrer des fichiers sur le disque dur qui se trouvent dans Outlook mais plus dans le système de dossiers de votre disque dur.
Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous devez ouvrir chaque e-mail pour supprimer les pièces jointes - vous ne pouvez pas supprimer les pièces jointes dans l'aperçu dans la zone de lecture.
- Ouvrez donc le premier fichier dont vous souhaitez supprimer les pièces jointes.
- Sélectionnez ensuite les fichiers joints, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et invoquez la commande SUPPRIMER.
- Fermez l'e-mail.
- Répondez à la question de sécurité pour savoir si les modifications doivent être enregistrées avec OUI.
Répétez les étapes 1 à 4 pour le prochain e-mail. Dans Outlook 2010, il est enfin possible de supprimer les pièces jointes en mode Lecture sans avoir à ouvrir l'e-mail au préalable :
- Sélectionnez l'e-mail dans la boîte de réception.
- Cliquez ensuite avec le bouton droit sur la pièce jointe à supprimer dans l'aperçu ci-dessous ou à côté de la liste de diffusion. Si l'e-mail contient plusieurs pièces jointes, marquez les fichiers à supprimer avec CTRL et un clic de souris ou cliquez sur le premier fichier, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur le dernier fichier. Cliquez ensuite sur l'un des fichiers sélectionnés avec le bouton droit de la souris.
- Appelez la commande SUPPRIMER L'INSTALLATION.
- Confirmez la requête de sécurité avec REMOVE PLANTS.
- Passez à l'e-mail suivant.
Pour qu'Outlook libère réellement l'espace occupé par les données supprimées dans le fichier PST après l'action de suppression, vous devez maintenant compresser le dossier personnel :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier personnel dans la liste des dossiers et sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS POUR "DOSSIER PERSONNEL" ou, dans Outlook 2010, PROPRIÉTÉS DU FICHIER DE DONNÉES.
- Cliquez sur AVANCÉ.
- Cliquez sur COMPRESSER MAINTENANT. Le processus peut prendre un certain temps après une suppression importante. Une fois le processus de compression terminé, Outlook ferme simplement la fenêtre sans afficher de message de réussite.
- Fermez les boîtes de dialogue.