Utilisation de Microsoft PowerPoint - Trucs et astuces pour votre réussite

Tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de PowerPoint !

Microsoft PowerPoint est apprécié par des millions d'utilisateurs dans le monde entier dans le cadre de la suite Office. Dans l'environnement professionnel, il est actuellement standard de combiner une conférence avec une présentation PowerPoint. En privé, PowerPoint peut également être utilisé individuellement pour préparer des informations spécifiques de manière utile et intéressante.

Microsoft PowerPoint est convivial et explicite en termes de navigation dans les menus et de fonctions. Malgré cela, il est important pour les utilisateurs de connaître en détail les différents domaines fonctionnels du logiciel. De plus, des trucs et astuces sont utiles pour pouvoir utiliser tout le potentiel de PowerPoint. Si l'attention du public est augmentée grâce à des dispositifs stylistiques visuels et une structure compréhensible, les objectifs de la présentation peuvent être atteints plus efficacement.

Professionnalisez les présentations PowerPoint grâce à des visualisations

Il ne fait aucun doute que les visualisations deviennent de plus en plus importantes dans notre société. Grâce au développement continu des smartphones et à la disponibilité constante d'Internet, les vidéos, les images animées ou en haute résolution ainsi que le son et la musique sont à portée de clic.

Étant donné que les gens perçoivent et retiennent les informations visuelles de manière plus intensive, l'utilisation de visualisations dans Microsoft PowerPoint est essentielle. Fondamentalement, le but d'une présentation dans PowerPoint est de rapprocher les faits et les informations du public de manière ciblée à l'aide de diapositives. Différentes polices, surlignages et couleurs ainsi que différentes tailles de police montrent au public la pertinence des questions abordées.

Dans le même temps, il est compréhensible qu'une présentation dans laquelle seuls des textes sont présentés ne convainc pas le public. Plus il y a de textes dans une présentation, plus la présentation devient fatigante. Pour cette raison, PowerPoint dispose de nombreuses fonctions et dispositifs stylistiques pour :

• promouvoir l'intérêt des participants,
• pour augmenter l'attention et
• impliquer le public.

Visualisations dans PowerPoint - vous trouverez ici les fonctions les plus importantes

Vous insérez toujours des textes dans PowerPoint via l'onglet « Démarrer ». Dans les zones de menu « Police » et « Paragraphe », vous trouverez les options les plus importantes pour personnaliser efficacement les textes.

Les zones de menu « Police et paragraphe » vous offrent des outils professionnels pour personnaliser des textes normaux dans PowerPoint.

Incorporer des graphiques et SmartArt - ce sont vos options

En plus des corps de texte habituels dans une présentation, il est logique d'utiliser des images et les graphiques intelligents populaires chez Microsoft pour la conception de diapositives. Des graphiques explicatifs soulignent les textes sans mots et augmentent leur expressivité. Si vous faites une présentation sur des détails techniques ou un contenu spécifique, il est d'autant plus important de soutenir les informations avec des graphiques et des SmartArts appropriés.

Les graphiques et SmartArts peuvent être trouvés dans Microsoft PowerPoint dans l'onglet "Insertion" sous les éléments de menu "Images" et "Illustrations".

Entre autres, vous avez la possibilité :

• Intégrez des images d'un album photo personnel dans les diapositives ou
• pour utiliser une capture d'écran.

En plus des graphiques Smart Art, dans lesquels des listes, des cycles ou des processus peuvent être visualisés, vous trouverez également la possibilité d'intégrer des schémas ou des modèles 3D dans votre présentation dans le menu de sélection « Illustrations ».

Les images insérées peuvent également être éditées professionnellement dans PowerPoint. Vous pouvez le faire en mettant en surbrillance une image intégrée dans le logiciel. Vous accédez automatiquement à la zone de menu "Format d'image".

• Pour exclure des parties du graphique ou
• Adapter fondamentalement les couleurs et la mise en page d'une image.

Les modèles de format d'image intégrés au logiciel sont utiles pour accepter et mettre en œuvre des suggestions d'adaptation.

En résumé, il existe de nombreuses fonctions disponibles dans Microsoft PowerPoint avec lesquelles vous pouvez utiliser des images, des graphiques d'art intelligent ou d'autres fonctions de visualisation. En plus de la possibilité de changer les images, vous bénéficiez également de la possibilité d'adapter le design des couleurs des films, par exemple le fond du film. Il est opportun et prometteur d'utiliser une grande partie du temps de préparation pour une présentation sur l'adaptation des visualisations. Dans ce cas, avec la présentation et les compétences rhétoriques de l'orateur, une image globale cohérente en résulte.

Conseil:

Dans la version actuelle de Microsoft 365, vous trouverez une fonction intéressante et révolutionnaire pour visualiser les diapositives. Il s'agit de l'outil embarqué « Idées de conception », qui s'affiche automatiquement à droite dans les paramètres de base de PowerPoint. Avec la fonction « Idées de conception », vous pouvez transformer de simples diapositives de texte en diapositives claires et animées graphiquement en quelques clics. La situation est similaire avec les diapositives contenant des graphiques ou des tableaux.

Construisez vous-même des graphiques - c'est comme ça que ça marche

Les graphiques ou les images ne sont pas disponibles pour chaque produit ou chaque sujet d'une présentation ou peuvent être utilisés sans préavis en raison de la loi sur le droit d'auteur.

Dans un tel cas, PowerPoint offre la possibilité de créer vous-même des graphiques. Divers outils avec lesquels des graphiques peuvent être créés et édités indépendamment sont disponibles dans PowerPoint et peuvent être sélectionnés dans l'onglet "Insertion".

Outils pour concevoir vos propres graphiques

Les outils les plus importants pour concevoir vos propres graphiques sont disponibles avec les "Formes" et les "Pictogrammes".

Avec la fonction "Formes", vous pouvez, par exemple, créer vos propres flèches de bloc ou utiliser des formes standard. Les pictogrammes dans PowerPoint vous offrent également des symboles prêts à l'emploi ou des personnes réelles que vous pouvez intégrer dans la présentation. De cette façon, vous avez la possibilité de concevoir vos propres graphiques. Ceux-ci s'adaptent thématiquement à votre présentation et expliquent les points clés essentiels. Un champ texte ou graphique de la fonction "WordArt" peut être intégré à votre présentation de la même manière.

Les effets et les animations donnent vie à votre présentation

Les visualisations professionnalisent chaque présentation. Des photos, des symboles, un tableau ou un graphique d'art intelligent suscitent l'intérêt et rendent la conférence tangible pour le public. Cela est particulièrement vrai lorsque vous ajoutez des effets ou des animations à un graphique ou à une diapositive. Vous pouvez trouver la possibilité d'intégrer des effets et des animations dans votre présentation dans les onglets "Animations" et "Transitions". Les animations peuvent généralement être incorporées dans des parties de texte individuelles ou un graphique. En revanche, les transitions sont généralement disponibles entre deux foils.

Comment animer une image avec un effet

Sélectionnez le graphique de votre présentation d'un simple clic de souris.

Vous pouvez ensuite sélectionner un effet approprié dans la zone de menu « Animations ».

PowerPoint vous offre de nombreuses options pour les effets et l'animation.

Vous créez une transition entre deux diapositives différemment dans l'onglet "Transitions".

Par exemple, vous avez le choix d'effacer une diapositive ou de la pousser vers le haut et vers l'extérieur. En plus de la durée d'affichage, vous pouvez également incorporer des effets sonores spécifiques et déterminer si la transition doit être lancée par un clic de souris ou d'une autre manière.

Les effets et les animations ainsi que les transitions entre deux diapositives sont des éléments de style importants dans une présentation. Si ces types de visualisation ne sont pas utilisés de manière excessive, ils attireront l'attention du public et augmenteront l'intérêt. Ceci est particulièrement important pour les présentations plus longues avec beaucoup de texte et des informations compliquées.

Utilisez des modèles et des mises en page pour travailler plus efficacement avec PowerPoint

Fondamentalement, vous avez besoin d'un modèle pour créer une présentation dans PowerPoint. Vous sélectionnez cela dans la première étape lors du démarrage de PowerPoint. Après avoir démarré le programme, démarrez une nouvelle présentation via l'onglet "Fichier" sous l'élément de menu "Nouveau".

En plus d'une présentation vide, des présentations prêtes à l'emploi de Microsoft sont disponibles. Une autre option consiste à rechercher des modèles et des conceptions en ligne qui sont thématiquement liés à votre présentation.

Les modèles prêts à l'emploi ou externes sont une option importante pour la conception d'une présentation. Une variante différente consiste à enregistrer temporairement une présentation conçue personnellement en tant que modèle. Cela peut ensuite être utilisé comme base pour d'autres présentations PowerPoint.

Enregistrer la présentation en tant que modèle ou modèle

Si vous souhaitez enregistrer une présentation existante en tant que modèle, naviguez :

1. Dans l'onglet "Fichier", allez à l'élément de menu "Enregistrer sous".

2. Sélectionnez l'emplacement de stockage, par exemple votre disque dur ou un lecteur cloud, et enregistrez la présentation en tant que modèle PowerPoint.

   

Le nouveau modèle est enregistré dans le chemin de stockage sélectionné et est immédiatement disponible pour vous.

Ajustez la disposition des diapositives - pas de problème avec le masque des diapositives

Les modèles de présentation prêts à l'emploi ne peuvent être adoptés 1: 1 que dans les cas les plus rares. Dans la première étape d'adaptation du film, les couleurs doivent généralement être ajustées. Le masque des diapositives dans PowerPoint joue un rôle essentiel dans la personnalisation et la création de mises en page de diapositives. Dans celui-ci peut :

• Formes et couleurs, polices et tailles de police, l'arrière-plan et les titres et
• La conception de base

universellement adapté. L'utilisation du foil master vous fait gagner beaucoup de temps et d'efforts. C'est le cas car en un clic toutes les modifications visuelles ou textuelles sur les diapositives peuvent être adoptées pour l'ensemble de la présentation.

Dans l'environnement des affaires, les modèles de présentation sont dans la plupart des cas soumis au design d'entreprise. Celui-ci contient les spécifications pour la conception du film ou généralement pour les produits d'impression numériques ou conventionnels et définit les couleurs, les graphiques et les polices.

En incorporant des espaces réservés dans votre présentation, vous pouvez vous assurer qu'un graphique, par exemple le logo de l'entreprise, est incorporé dans chaque diapositive à un endroit spécifique. Les espaces réservés sont également utiles sur les diapositives de titre ou dans les pieds de page pour représenter des objets ou des graphiques de manière équivalente. Avec un clic du bouton gauche de la souris, les espaces réservés de titre ou les espaces réservés pour les pieds de page peuvent être affichés ou masqués.

Utiliser correctement PowerPoint - important pour une présentation réussie

La structure du menu dans le programme de présentation est fondamentalement conviviale. Surtout, les utilisateurs qui travaillent avec Microsoft Word, Excel ou Outlook en plus de PowerPoint trouveront beaucoup de points communs en ce qui concerne les onglets, les paramètres dans les menus d'options et la fonction d'aide intégrée. Afin de pouvoir utiliser efficacement les différentes fonctions et possibilités du logiciel de présentation, il est crucial de comprendre la structure des menus de PowerPoint. PowerPoint est structuré de manière pratique afin que les nouveaux utilisateurs qui ont intériorisé les fonctions et options essentielles puissent également utiliser correctement PowerPoint.

En particulier, vous devez être familiarisé avec les trois zones de contrôle suivantes de PowerPoint :

Écran principal	Zone de travail la plus importante avec la subdivision suivante : La gauche: Aperçu de toutes les diapositives que vous avez créées. Milieu: Zone conceptuelle pour personnaliser votre présentation. À droite: Intégration des idées de conception de fonction
L'onglet "Accueil"	Dans l'onglet "Démarrer" de Microsoft PowerPoint, vous trouverez les outils, fonctions et options de configuration les plus importants pour la conception d'un diaporama professionnel dans PowerPoint. Entre autres, les fonctions suivantes peuvent être sélectionnées dans l'onglet « Démarrer » : Réglage des polices et des tailles de police. Incorporez des paragraphes et des puces aux listes de format. Les fonctions "Rechercher, remplacer et mettre en évidence" avec lesquelles vous pouvez rechercher et remplacer des termes spécifiques dans le texte.
Les barres de fonctions	Vous pouvez placer les fonctions essentielles selon vos besoins dans la barre de fonctions inférieure et supérieure. Les éléments suivants sont prédéfinis, par exemple : La fonction de stockage automatique. Les touches fléchées "Avant et Retour" avec lesquelles vous pouvez annuler les modifications. Utilisez l'icône « Présentation à l'écran » pour démarrer la présentation sur le projecteur. La fonction de recherche PowerPoint. La fonction de correction dans la barre d'outils inférieure, avec laquelle les fautes d'orthographe et de caractère sont systématiquement corrigées.

En plus des trois zones de contrôle élémentaires dans PowerPoint, vous trouverez de nombreuses autres zones de menu et onglets dans lesquels vous pouvez effectuer des réglages individuels.

Une mention particulière doit être faite dans ce contexte de l'onglet « Aide », dans lequel vous trouverez une aide complète sur les questions relatives à PowerPoint ainsi que des cours de formation et des actualités. La zone d'aide est structurée de manière thématique et peut être recherchée par points clés.

Intégrez textes, sons, vidéos et tableaux et épatez votre audience

Une présentation PowerPoint réussie se compose généralement d'un mélange de textes, de graphiques et de vidéos ainsi que de tableaux informatifs. De nombreuses présentations contiennent également de la musique ou des sons. Le bon mélange de tous les dispositifs stylistiques impressionne les auditeurs et sous-tend les messages clés de la présentation.

Contrairement aux textes, les fichiers audio ou vidéo sont insérés dans le diaporama à l'aide de l'onglet « Insertion ». Vous pouvez utiliser les options suivantes dans l'élément de menu « Médias » :

• Chargez des fichiers audio à partir de l'ordinateur local ou d'un lecteur cloud connecté.
• Enregistrez des fichiers audio et stockez-les dans la présentation.
• Chargez et incorporez des fichiers vidéo à partir de votre propre ordinateur.
• Importez des vidéos depuis Internet, par exemple depuis YouTube, avec un code d'intégration.

Une fois qu'un fichier audio ou une vidéo a été inséré dans la présentation, les utilisateurs disposent d'un large éventail d'options pour éditer le fichier multimédia. Divers filtres de couleur pour les vidéos ou les adaptations du symbole audio et du format audio sont utiles pour intégrer individuellement les fichiers multimédias dans la présentation.

Conseil:

En plus des fichiers multimédias, vous pouvez équiper les diapositives d'une fonction de courrier électronique intelligente et rapide. De cette façon, vous pouvez obtenir les commentaires des personnes qui visionnent la présentation en externe sur le PC.

Incorporer des symboles et des formules - fait rapidement dans PowerPoint

En plus des graphiques et des images spécifiques qui soutiennent ou renforcent la verbalisation, les icônes et les caractères spéciaux peuvent également aider à rendre une présentation plus professionnelle. De plus, les symboles ou émojis surmontent les barrières linguistiques et culturelles et sont universels et compréhensibles.

La possibilité d'incorporer des symboles et des caractères spéciaux dans la présentation se trouve également dans l'onglet « Insertion » À la fin de la barre de menu sous l'entrée « Symboles », des caractères spéciaux et des symboles ainsi que des formules peuvent être intégrés dans la présentation .

Caractères spéciaux spécifiques

Par exemple, si vous recherchez un caractère spécial spécifique pour une présentation à des partenaires commerciaux internationaux, vous le trouverez généralement dans cette zone de menu.

Il en va de même pour les formules scientifiques.

Clarifier les faits dans PowerPoint à l'aide de tableaux - c'est comme ça que ça marche

Microsoft Office offre la valeur ajoutée que de nombreuses fonctions sont identiques dans les applications individuelles. En plus d'autres outils, cela s'applique également à la fonction de table du logiciel de présentation. Ceci est très similaire à la fonction du programme de traitement de texte Word.

Entre autres choses, vous pouvez utiliser un bouton pour déterminer le nombre de lignes et de colonnes à insérer dans le tableau. En plus de concevoir des tableaux dans PowerPoint, les utilisateurs d'Excel peuvent également sélectionner l'option « Insérer une feuille de calcul Excel » et intégrer un tableau créé dans Excel dans PowerPoint. Cela fonctionne de manière conviviale avec des hyperliens et des étiquettes de saut.

Structurer, réviser, envoyer des présentations et protéger le contenu

Une structure compréhensible et professionnelle est cruciale pour le succès de toute présentation. Du point de vue du présentateur, il est important de souligner les messages clés et la valeur ajoutée pour le public dans la préparation. De plus, les visualisations garantissent que les arguments sont renforcés.En plus d'un « fil conducteur » et d'une structure logique, il convient de présenter le titre de manière significative sur une diapositive. Un titre doit généralement contenir le message principal de la diapositive suivante. Les mots qui retiendront l'attention de l'auditeur sont également importants.

La structure des présentations - c'est essentiel

Une présentation PowerPoint doit toujours commencer par une diapositive de titre. La diapositive de titre donne au public une idée du sujet et de la structure de la conférence. La diapositive suivante doit être affichée comme une diapositive de présentation. Une diapositive de présentation consiste généralement en une liste structurée des sujets de la conférence. Semblable à la table des matières d'un livre, la diapositive d'aperçu est destinée à créer une tension dans le public.

La partie principale de la présentation doit être structurée par des messages clés et divisée en sections. De nombreux orateurs ont eu de bonnes expériences en reprenant un point thématique principal et en le présentant sur deux diapositives avec des arguments. Sur une troisième diapositive, un résumé du message central peut être lié à la valeur ajoutée du public. Les diapositives correspondantes se trouvent dans l'onglet « Démarrer » sous l'élément de menu « Nouvelle diapositive ».

Conseil:

Utilisez les touches [Ctrl] et [M] pour ajouter une nouvelle diapositive à votre présentation rapidement et facilement.

A titre de reliure et de synthèse, il est conseillé de fournir une ou plusieurs diapositives finales pour la présentation. En plus de résumer le contenu et les faits, l'objectif principal est de s'adresser au public avec émotion afin d'atteindre les objectifs de la présentation. De cette façon, les impulsions d'achat peuvent être définies ou le public peut être convaincu.

Envoyer et protéger une présentation

Si vous souhaitez envoyer votre présentation par la suite, plusieurs options s'offrent à vous. Le moyen le plus simple est de transmettre le fichier de présentation directement à partir de PowerPoint. Cela fonctionne en sélectionnant les boutons "Partager" ou "Exporter" dans l'onglet "Fichier".

Entre autres choses, vous avez la possibilité de convertir la présentation en un fichier PDF ou XPS. Il peut être mis à disposition d'autres personnes via un lien via un lecteur cloud, par exemple Microsoft OneDrive.

Si vous voulez vous assurer qu'aucune modification ne peut être apportée au contenu de la présentation, vous devez fournir au fichier une protection en écriture ou une protection par mot de passe.

Sous "Fichier> Informations> Protéger la présentation", vous trouverez les différentes options de protection en écriture et de cryptage par mot de passe.

Si différentes personnes travaillent sur une présentation, il est judicieux d'incorporer des commentaires et des commentaires à l'aide de l'onglet "Révision". De cette façon, une présentation d'équipe peut être coordonnée et améliorée en ligne avant d'être présentée aux clients lors de l'étape finale.

Une fois que tous les commentaires ont été traités, la présentation peut être marquée comme « finale ». Cela indique qu'il s'agit de la version finale qui ne sera plus modifiée.

Compatibilité PowerPoint - faites bon usage des anciennes versions et formats de fichiers

Il n'est pas toujours nécessaire ou possible d'utiliser la dernière version de Microsoft PowerPoint. La plupart des versions de PowerPoint publiées au fil des ans peuvent toujours fonctionner sous Windows 10. Même si les anciennes éditions n'ont pas les dernières fonctions et fonctionnalités, elles peuvent être utilisées pour créer des présentations professionnelles.

De plus, les présentations conçues au format PowerPoint * .ppt peuvent également être lues avec la version actuelle. Inversement, les présentations créées avec PowerPoint 365 et l'extension de fichier * .pptx peuvent être enregistrées avec l'extension de fichier * .ppt. De cette façon, la compatibilité ascendante et descendante sous PowerPoint est garantie à tout moment.

Le programme de présentation a le mode de compatibilité comme outil supplémentaire. Il peut être sélectionné dans l'onglet « Fichier » sous l'élément de menu « Informations ». D'un simple clic, il est possible de convertir une présentation créée dans l'ancien format de fichier * .ppt " dans le format de fichier actuel * .pptx.

De plus, la présentation PowerPoint peut être enregistrée dans d'autres formats, par exemple en tant que présentation en cours d'exécution automatique au format wmv.

Présenter - ce que les orateurs doivent rechercher pour convaincre

Microsoft PowerPoint offre à ses utilisateurs un large éventail d'options et de fonctions pour créer des présentations efficacement, rapidement et avec un haut niveau de compétence. Afin de concevoir des présentations qui impressionnent le public et augmentent l'attention du public, vous avez besoin d'un plan de présentation en plus de la connaissance du programme. Celui-ci doit contenir un objectif clair.

Dans le cas de nombreuses présentations PowerPoint dans un environnement professionnel, par exemple, le but de la présentation est d'informer le public sur les propriétés d'un produit puis de l'inciter à acheter. D'autres présentations servent uniquement à transmettre des informations. Sans un objectif de présentation clair et compréhensible et une structure professionnelle, la conférence se perd dans des futilités et l'énumération de faits.

Même avec un objectif de présentation défini et une structure structurée des diapositives, une présentation peut avoir un effet négatif sur le public. C'est le cas lorsque l'orateur et ses compétences rhétoriques sont faibles. Dans ce cas, une mise en page professionnelle ne peut pas enregistrer la présentation, car la performance du présentateur est tout aussi importante que le contenu de la présentation.

Une conférence ou une présentation réussie avec prise en charge de PowerPoint comprend toujours :

• Temps de préparation suffisant également
• Une conception des feuilles individuelles qui se construit les unes sur les autres.

Les visualisations qui sous-tendent ce qui a été dit ou le texte sur les diapositives sont efficaces. De cette façon, la présentation devient une expérience pour le public. Pour le présentateur, la structure logique des diapositives se traduit également par une valeur ajoutée. Il peut présenter plus librement et avec plus de confiance. Au lieu de se concentrer sur le contenu des diapositives, il interagit avec le public. De cette façon, il peut adapter sa présentation individuellement aux besoins du public.

Ce que les orateurs doivent se demander lors de la conception de la présentation

Avant chaque présentation, les conférenciers doivent comprendre les besoins de leur public. Des questions comme :

• Quels sont les besoins de mes auditeurs ?
• Qu'est-ce qui intéresse vraiment le public ?
• Comment puis-je atteindre l'objectif de présentation et quels faits sont vraiment essentiels ?

sont des points d'ancrage essentiels qui concentrent la présentation sur le public. Si le présentateur marque avec un style de présentation vivant et un bon contact visuel et s'il utilise ses gestes et expressions faciales ainsi que sa voix avec soin, il gagnera le public et atteindra les objectifs de la présentation.

Résumé : Quiconque connaît bien PowerPoint peut créer des présentations professionnelles

Avec Microsoft PowerPoint, les utilisateurs disposent du dernier logiciel pour créer des présentations informatives et intéressantes. L'utilisation de graphiques, de vidéos, d'animations et d'autres dispositifs stylistiques augmente l'attention du public. Quiconque connaît les trucs et astuces les plus importants ainsi que les points essentiels pour la visualisation peut utiliser efficacement toutes les fonctions intégrées. En fin de compte, le bon mélange entre les diapositives créées par des professionnels et les compétences rhétoriques de l'orateur décide si les objectifs d'une présentation seront atteints.