C'est ainsi que vous pouvez utiliser les modèles Outlook pour rédiger rapidement des demandes de réunion avec un contenu identique ou similaire aux mêmes destinataires.
Vous devez définir vos propres modèles non seulement pour les e-mails, mais également pour les demandes de réunion régulières afin d'éviter les saisies inutiles.
Vous pouvez lire dans les trois conseils suivants comment rendre les modèles rapidement accessibles :
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Accès rapide aux modèles Outlook
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Accédez rapidement aux modèles de courrier
- Menu personnel pour les modèles
Pour définir un modèle de demande de réunion :
1. Créez une demande de réunion (CTRL + MAJ + Q) et saisissez les informations requises. Dans le champ "À", sélectionnez les destinataires qui recevront normalement la demande. Il peut également être utile de définir les catégories appropriées.
2. Dès que vous avez terminé, sélectionnez la commande "Fichier, Enregistrer sous".
3. Dans le champ "Type de fichier", sélectionnez "Modèle Outlook (* souvent)".
4. Saisissez un nom de fichier significatif et cliquez sur Enregistrer.
5. Vous pouvez maintenant envoyer le courrier ouvert ou le fermer.
Note importante: Si vous avez configuré Word comme éditeur de courrier, le format OFT (modèle Outlook) ne peut pas être sélectionné à l'étape 3. Dans cette astuce, vous pouvez lire comment utiliser la fonction de modèle d'Outlook malgré Word.
Dès que vous souhaitez rédiger un nouvel e-mail basé sur le modèle, procédez comme suit :
1. Appelez la commande "Fichier, Nouveau" puis "Sélectionner le formulaire".
2. Dans le champ "Rechercher dans", sélectionnez "Modèles dans le système de fichiers".
3. Vous pouvez maintenant voir les modèles que vous avez créés. Sélectionnez celui que vous voulez et ouvrez-le.
4. Remplissez maintenant les informations manquantes (telles que le destinataire, une pièce jointe ou une phrase), puis envoyez la demande.
