C'est ainsi que vous contournez les limites de l'AutoFilter et affichez plus de 1 000 ou 10 000 entrées
Si vous souhaitez utiliser un AutoFilter dans une liste très étendue, vous atteindrez rapidement les limites des possibilités. Ceux-ci peuvent être vus dans le fait que toutes les entrées de la colonne correspondante ne sont pas affichées dans une liste de filtres automatiques.
La figure suivante montre ce phénomène à l'aide d'un exemple de tableau dans lequel il y a 30 000 entrées par colonne, bien que toutes ne soient pas affichées dans la liste déroulante des filtres :
Ce problème est lié au fait que la liste déroulante AutoFilter ne peut afficher que les entrées jusqu'à une limite supérieure. Dans Excel jusqu'à la version 2003, il s'agit d'un maximum de 1 000 critères différents, dans Excel à partir de la version 2007 d'un maximum de 10 000 critères différents.
Peu importe le nombre de lignes d'une liste, seul le nombre de critères différents. En principe, l'AutoFilter peut traiter plus de critères, la seule limitation est l'affichage.
Comment contourner la limite de filtrage automatique
Vous pouvez contourner le problème décrit avec un filtre spécial ou un filtre automatique défini par l'utilisateur dans lequel vous entrez manuellement le critère qui n'est pas affiché.
Cependant, dans les listes étendues qui doivent souvent être filtrées selon différents critères, il est conseillé d'effectuer un pré-filtrage à l'aide d'une colonne auxiliaire. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Créez une colonne auxiliaire à côté de votre liste.
- Dans l'exemple de tableau, il s'agit de la colonne D. Si le premier contenu de votre liste se trouve dans la deuxième ligne et que la liste doit être filtrée en fonction du contenu de la colonne B, saisissez la formule suivante dans la cellule D2 :
= GAUCHE (B2; 1)
Utilisez cette formule pour déterminer le premier caractère de la cellule B2 à utiliser pour le pré-filtrage. - Copiez cette formule dans les cellules ci-dessous dans la colonne D, dans l'exemple de tableau jusqu'à la dernière ligne 30000. La figure suivante montre la colonne auxiliaire dans l'exemple de tableau :
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, utilisez le menu DATA et la commande ou le bouton FILTRE - AUTOFILTRE (Excel jusqu'à et y compris la version 2003) ou FIOLTERN (Excel version 2007 ou supérieure) pour fournir à votre liste les champs de liste pour le filtrage automatique .
Pour le filtre, sélectionnez la première lettre du jeu de caractères sur lequel vous souhaitez filtrer dans la colonne auxiliaire. La figure suivante le montre avec le tableau d'exemple :
Après avoir sélectionné la première lettre, seul le contenu de la liste commençant par le caractère sélectionné s'affiche :
Dans cette liste, filtrée selon la colonne auxiliaire, vous pouvez maintenant utiliser l'AutoFilter sur la colonne B et sélectionner le contenu correspondant dans la liste, qui contient désormais tous les contenus avec la première lettre souhaitée :
Dans le cas où le pré-filtre décrit avec le premier caractère n'est pas suffisant, vous pouvez également afficher les deux premiers caractères dans la colonne auxiliaire. La formule requise pour cela ressemble à ceci pour la deuxième ligne :
= GAUCHE (B2; 2)
Vous pouvez utiliser la méthode de pré-filtrage décrite non seulement pour le contenu textuel, mais également pour toute séquence de chiffres, par exemple les codes postaux.
