Par téléphone ou système de visioconférence, des réunions peuvent également être organisées avec des personnes se trouvant dans d'autres villes ou même pays. Cela permet d'économiser des frais de déplacement et du temps. Cependant, il existe des défis techniques et aussi de communication
Les conférences téléphoniques et vidéo sont naturellement adaptées aux réunions dans lesquelles les participants ne sont pas rassemblés en un seul endroit. Vous avez d'autres avantages :
- Vous pouvez être convoqué à bref délai.
- Les personnes peuvent être ajoutées plus tard ou pour une partie de la réunion.
Vous devez garder cela à l'esprit pour les conférences téléphoniques et vidéo
- Test technique (leader) : En tant que leader, vous démarrez le système à l'avance et testez si la connexion est établie avant que les autres participants ne se joignent. Sinon, vous risquez un démarrage cahoteux car un contrôle du son peut être nécessaire au préalable ou des réglages doivent être ajustés.
- Test technique (participants) : Demandez à tous les participants de faire un test du système au préalable. Les systèmes vidéo ont généralement un lien pour cela que vous envoyez aux participants. Sinon, vous passerez les premières minutes à résoudre les problèmes techniques des participants.
- Introduction: Si nécessaire, présentez brièvement la technologie : Comment puis-je m'exprimer ? Comment monter/descendre ? Comment couper le micro/téléphone ? Quelles autres options ai-je, par ex. B. télécharger des fichiers ou partager votre propre écran ?
- Élimine les interférences : Assurez-vous (et les participants) qu'il n'y a pas de bruit de fond. Cela signifie : fermez les fenêtres, éteignez la climatisation ou l'imprimante, évitez les échos dans les pièces, éteignez votre smartphone.
- Pauses de parole : Faites remarquer aux participants qu'il est logique de donner aux autres la possibilité de répondre plus longtemps que lors de réunions en face à face. Si quelqu'un commence à parler trop vite (pour pouvoir parler), il peut arriver que les premiers mots n'arrivent pas (par exemple parce que la personne appuie trop tard sur le bouton de parole).
- Approche directe: Si vous souhaitez vous adresser à une personne en particulier, adressez-vous à elle par son nom. De cette façon, la personne sait qu'elle était destinée et vous n'avez pas à répéter la question parce qu'elle s'est rendu compte que vous lui parliez trop tard.
Comment maîtriser les conférences téléphoniques
- Nom nom: Les participants ne se voient pas. Si les participants ne se connaissent pas déjà, ils doivent donner leur nom dans les premières contributions. Sinon, les autres ne sauront pas qui parle.
- Gestes de verbalisation / expressions faciales : Les autres interlocuteurs ne peuvent pas se voir lors d'une conférence téléphonique. Ainsi, vous ne voyez pas non plus les expressions faciales et les gestes des autres. C'est pourquoi il est important d'être clair sur tout ce que vous voulez exprimer.
Conseils pour les particularités des visioconférences
- Casque au lieu de haut-parleur : Dans le cas de visioconférences sur PC, informez les participants qu'ils doivent éteindre le haut-parleur de leur PC et utiliser un casque. Sinon, il y aura des effets d'écho lorsque le participant parle et sa voix est reproduite via le haut-parleur et captée par le microphone.
- Modération de la parole : Avec certains systèmes, une seule personne peut parler à la fois, le modérateur doit lui donner la parole (lire : relâchez son micro). C'est merveilleux car cela devient vite chaotique lorsque plusieurs participants se parlent. De plus, il y a parfois aussi des retards, ce qui conduit à une communication bizarre, car retardée. Si la technique vous permet de parler en même temps : Voyez si les participants sont assez disciplinés. Si vous ne l'êtes pas, passez à la parole modérée.
