Les signatures sont automatiquement jointes à la fin de chaque e-mail et contiennent généralement les coordonnées et les informations légalement requises pour la correspondance commerciale. Quoi de plus évident que d'ajouter la signature pour insérer le logo de l'entreprise
Intégrer le logo dans Outlook jusqu'à la version 2003
Dans Outlook 2000 à 2003, la possibilité d'inclure des images dans la signature est bien cachée. Voici comment procéder :
- Appelez la commande OUTILS >> OPTIONS >> FORMAT E-MAIL et cliquez sur SIGNATURES.
- Configurez une nouvelle signature ou sélectionnez-en une existante et cliquez sur MODIFIER.
- Placez le curseur à la position souhaitée. Si le logo doit être au-dessus ou au-dessous du texte de la signature, il est préférable d'insérer une ligne vide. Vous pouvez également placer le logo à gauche ou à droite du texte, puis placer le curseur au début ou à la fin de la ligne.
- Cliquez avec le bouton droit sur la position souhaitée et appelez la commande INSERER IMAGE.
- Sélectionnez le fichier image souhaité.
- Si le logo apparaît avant ou après le texte de la signature, sélectionnez ALIGNEMENT : LIGNE DE BASE. Si vous ne voulez pas qu'il soit justifié à gauche, vous pouvez le centrer ou le justifier à droite plus tard. Si vous souhaitez que le logo soit placé à côté du texte de la signature, sélectionnez GAUCHE, DROITE ou CENTRE dans le champ ALIGNEMENT.
- Vous pouvez également spécifier un ESPACEMENT horizontal et/ou vertical au texte.
- Dès que vous avez terminé, fermez la boîte de dialogue avec OK
- Vous pouvez maintenant utiliser le bouton PARAGRAPH pour déterminer si un logo qui se trouve dans sa propre ligne doit être justifié à gauche, à droite ou au centre.
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, saisissez le texte de la signature et concevez-la.
- Terminez la modification de la signature et attribuez-la au compte de messagerie respectif. Fermez toutes les boîtes de dialogue.
Inclure le logo dans Outlook 2007/2010
Procédez comme suit dans les nouvelles versions d'Outlook :
- Dans Outlook 2007, accédez à OUTILS >> OPTIONS >> FORMAT D'E-MAIL; dans Outlook 2010, allez dans FICHIER >> OPTIONS >> EMAIL. Cliquez sur SIGNATURES.
- Configurez une nouvelle signature ou modifiez une signature existante.
- Placez le curseur à la position souhaitée. Si le logo doit être au-dessus ou au-dessous du texte de la signature, il est préférable d'insérer une ligne vide. Contrairement aux versions précédentes, vous ne pouvez pas, par exemple, placer le logo complètement à droite du texte, mais uniquement à droite de la première ou de la dernière ligne.
- Cliquez sur l'icône GRAPHIQUES.
- Sélectionnez le fichier image souhaité.
- Vous pouvez utiliser les boutons correspondants pour organiser le paragraphe avec l'image et donc l'image à gauche, alignée à droite ou centrée.
- Terminez le traitement de la signature et attribuez-la au compte de messagerie associé.
Vers la sélection d'images
Le logo doit être disponible dans toutes les versions d'Outlook sous forme de fichier graphique. Outlook prend en charge les formats BMP.webp, GIF.webp, JPG.webp, PNG et à partir de la version 2007 également TIF. Le collage via le presse-papiers n'est pas possible. Étant donné que vous envoyez le logo avec chaque e-mail, il est conseillé d'utiliser un format qui enregistre les données d'image de manière peu encombrante. Les formats PNG et GIF.webp sont les meilleurs, mais GIF.webp n'est suffisant que pour les logos qui n'ont pas plus de 256 couleurs. Le format JPG.webp permet également une forte compression, mais cela peut entraîner des artefacts et des effets de pixels disgracieux. Comme vous n'avez pas d'option dans la signature pour ajuster ultérieurement la taille de l'image ou pour recadrer l'image, modifiez-la, si nécessaire, dans un programme de traitement d'image et enregistrez-la dans la taille appropriée.