Les carnets d'adresses numériques contiennent une collection de données de contact plus ou moins cohérentes. Parfois la salutation ou le nom de l'entreprise manque, souvent il y a plusieurs orthographes, par exemple pour les numéros de téléphone.
Si vous exportez votre carnet d'adresses vers Excel, vous pouvez rapidement voir où les enregistrements de données comportent des lacunes ou même des erreurs. Cela peut être corrigé plus facilement dans Excel : ici, il est plus facile de copier des champs et il existe également une fonction de recherche et de remplacement.
Exporter les données de contact
Vous pouvez exporter votre carnet d'adresses vers Excel comme suit :
- Ouvrir le module Contacts.
- Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous appelez la commande Fichier → Importer / Exporter au. Dans Outlook 2010, vous appelez Fichier → Ouvrir → Importer au.
- Choisir Exporter vers un fichier et cliquez Plus loin.
- Sélectionnez le type de fichier Microsoft Excel 97-2003 et cliquez sur Plus loin.
- Choisir Contacts et cliquez Plus loin.
- Précisez où et sous quel nom le fichier Excel doit être enregistré et cliquez sur Plus loin.
- cliquer sur Cartographier les champs. Vérifiez si les champs d'Outlook sont correctement mappés aux champs de la feuille de calcul Excel. Les affectations correspondent généralement. Sinon, faites simplement glisser l'un des champs de la fenêtre de gauche dans le champ correspondant de la fenêtre de droite. Lorsque vous avez terminé, fermez la boîte de dialogue avec d'accord.
- cliquer sur Compléterpour que le fichier Excel soit généré.
Modifier les données avec Excel
Ouvrez le fichier d'informations de contact dans Excel. Les incohérences typiques, les erreurs d'affectation et les différentes orthographes peuvent être rapidement identifiées dans le tableau. Souvent, les salutations manquent, parfois des parties du nom sont attribuées de manière incorrecte :
Ici, vous pouvez simplement copier et coller la colonne salutation remplissez les salutations correctes et corrigez les affectations incorrectes en utilisant le glisser-déposer.
Avec la commande Rechercher et remplacer corriger les différentes orthographes des numéros de téléphone et de télécopieur. Pour cela, marquez les colonnes correspondantes avant d'appeler la commande afin de limiter la recherche à celles-ci. De cette façon, vous pouvez également insérer l'indicatif du pays (+49 pour l'Allemagne) devant le numéro de téléphone et supprimer le premier zéro de l'indicatif régional.
Pour éviter que les numéros de téléphone et les codes postaux ne soient modifiés par un formatage accidentel des cellules (par exemple, en attribuant un format de date), ces champs étaient précédés d'une apostrophe lors de l'exportation à partir d'Outlook. Excel interprète ces nombres comme du texte et non comme des valeurs numériques. Lors d'une recherche dans Excel, vous ne devez pas saisir l'apostrophe précédente, sinon Excel ne trouvera pas les termes de recherche.
Une fois l'édition terminée, enregistrez le fichier Excel au format Classeur Excel 97-2003 et fermez-le.
Importer à nouveau les contacts
Vous pouvez exporter le fichier Excel modifié vers Excel comme suit :
- Appelez la commande dans Outlook jusqu'à la version 2007 Fichier → Importer / Exporter ou dans Outlook 2010 Fichier → Ouvrir → Importer au.
- Choisir Importer à partir d'autres programmes ou fichiers et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez le type de fichier Microsoft Excel 97-2003 et cliquez sur Plus loin.
- Sélectionnez le fichier Excel. Sous Options choisir Doublons dus à des éléments importés remplacer. Cliquez ensuite sur Plus loin.
- Sélectionnez comme dossier cible Contacts puis cliquez sur Plus loin.
- cliquer sur Compléterpour que les données soient importées.