Que sont les macros et comment puis-je les créer ?

Travailler avec les programmes Microsoft Office est pratique et efficace. Mais surtout dans Microsoft Excel, les étapes de travail répétitives peuvent être fatigantes. Vous pouvez enregistrer et créer des "macros" dans Microsoft Excel et d'autres programmes Office afin de pouvoir effectuer ces tâches plus rapidement et même de les faire automatiquement. Mais que sont exactement les macros ? Et comment parvenez-vous à créer des macros dans différents programmes Office ?

Que sont les macros chez Microsoft ?

Pour faire simple, les macros sont de petits programmes logiciels qui existent dans le cosmos Microsoft Office.A l'aide de ces macros, il est possible d'automatiser les "tâches de routine" . Cela signifie, entre autres, que les tâches récurrentes et chronophages que vous effectuez dans Microsoft Excel peuvent être simplifiées à l'aide de macros.

Le terme "macro" vient du grec et signifie "grand" . Les macros de Microsoft sont appelées ainsi car elles sont considérées comme de grandes commandes. Ceux-ci combinent à leur tour plusieurs petites commandes des programmes logiciels et les exécutent simultanément dès que l'instruction de le faire est donnée. La première étape consiste à trouver un processus spécifique pour votre macro que vous souhaitez automatiser dans Excel, Word ou un autre programme Microsoft.

Regroupement et lecture des étapes de travail : voici comment fonctionnent les macros

Ce qui est fondamental pour les macros, c'est qu'il existe une certaine séquence d'étapes de travail qui sont exécutées de la même manière encore et encore. Avec une macro, vous n'avez plus à effectuer vous-même ces étapes de travail individuellement, mais vous pouvez les enregistrer comme un film.Cette programmation fixe peut ensuite être lue à l'aide d'une combinaison de touches spécifique, de sorte que vos étapes de travail sont effectuées automatiquement et regroupées en un minimum de temps.

Une macro est basée sur la fonctionnalité suivante :

1. Vous identifiez un flux de travail spécifique qui se produit fréquemment et doit être automatisé. Une macro est utile, par exemple, si vous devez continuer à insérer des données d'employé, de membre ou d'ami dans des feuilles de calcul.
2. Créez maintenant la macro. Ce faisant, vous enregistrez les étapes de travail que vous devriez normalement effectuer manuellement encore et encore. De cette façon, le programme Office peut accéder ultérieurement à ce guide, puis le lire automatiquement.
3. Vous avez alors la possibilité d'exécuter la macro créée directement d'un simple clic de souris ou avec un raccourci clavier spécifique. Cela vous évite les nombreuses petites étapes de travail.

Conseil : Même si vous n'avez pas travaillé avec les programmes Microsoft Office depuis longtemps, les macros peuvent vous faciliter la tâche. Parce que même les fonctions les plus courantes peuvent être simplifiées avec les grandes commandes.

À quoi peuvent servir les macros dans Excel ?

À première vue, le sujet des macros semble assez abstrait. Mais en y regardant de plus près et avec quelques exemples, il devient vite évident que les petits logiciels peuvent être utiles dans de nombreux domaines. Dans le programme Microsoft Excel, par exemple, vous pouvez créer des macros pour les fonctions suivantes :

• Interroger des données à partir de bases de données
• Transférer des classeurs ou des feuilles de calcul
• Formater du texte, des cellules ou des graphiques
• Personnalisation du contenu des cellules, des liens ou des formules
• Trier et filtrer les données
• Créer des tableaux, des fichiers PDF ou des graphiques
• Conversion de données

La variété des grandes commandes montre : Presque toutes les actions possibles dans Microsoft Excel peuvent également être lues automatiquement sous forme de macro. Mais également dans le programme Microsoft Word, des touches de macro spécialement attribuées offrent un large éventail d'options.

Pratique au quotidien : exemples d'options macro dans Microsoft Word

Dans Microsoft Word, le programme de traitement de texte populaire, il existe également la possibilité d'enregistrer des actions et de les définir comme une macro avec une commande spécifique. Les exemples d'application montrent que les grandes commandes peuvent être utiles dans la vie de tous les jours, par exemple pour :

• réglage automatique de la date ou du nom du fichier
• Masquer des éléments individuels, par exemple toutes les images d'un document
• Coller les noms, adresses ou numéros de téléphone dans les champs appropriés
• calculer la durée moyenne des peines
• Corriger les lettres fréquemment tordues

Que vous utilisiez les programmes Office dans un cadre professionnel ou privé : les macros peuvent vous décharger d'une partie du travail. Vous pouvez créer des commandes personnalisées qui répondent à vos besoins personnels à tout moment.

Comment créer une macro dans Excel ?

La création d'une macro fonctionne de différentes manières. Les personnes familiarisées avec le langage de programmation peuvent créer des macros chez Microsoft dans les soi-disant outils de développement avec VBA (" Visual Basic for Applications" ).

VBA est un langage de programmation utilisé spécifiquement pour Microsoft. Mais même les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec la programmation peuvent facilement créer des macros dans Microsoft Excel ou Word.Parce que l'enregistrement se déroule en quelques étapes seulement - et vous évite beaucoup de travail avec des touches de macro bien conçues sur le clavier.

Création d'une macro : comment procéder

Même sans VBA, vous pouvez facilement enregistrer une macro dans des programmes Microsoft tels qu'Excel. Pour cela, vous trouverez l'item "Outils de développement" sur l'onglet "Affichage" du ruban. Dans d'autres versions, l'onglet peut également contenir son propre élément "Macros" . Une fois que vous avez une idée de la fonction que vous voulez que votre macro exécute, procédez comme suit :

1. Sur l'onglet Affichage, dans la zone Macros, cliquez sur Enregistrer une macro.
2. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez spécifier le nom de la macro. Cela vous donnera une meilleure vue d'ensemble plus tard et peut, par exemple, indiquer ce que fait la macro. Si vous ne nommez pas la macro, le nom de la macro sera automatiquement numéroté.
3. Dans la fenêtre, vous spécifiez également la combinaison de touches que la macro doit avoir. Dans le champ correspondant, vous trouverez des touches prédéfinies avec les désignations "touche d'option" et "touche de commande" (par exemple CTRL) ainsi qu'un champ de saisie pour une autre touche de votre choix. Plus tard, appuyez sur toutes les touches de macro affichées en même temps, donnant la commande d'utiliser la macro.
4. Vous pouvez également choisir dans quelle zone Excel votre macro doit être disponible. Si vous n'en avez besoin que dans le classeur dans lequel vous l'enregistrez, cliquez sur Ce classeur. Si vous souhaitez y avoir accès à chaque fois que vous utilisez Excel, sélectionnez "Classeur de macros personnelles" .
5. Dans un champ blanc, vous avez également la possibilité d'entrer une courte description de la macro. Cela peut être utile si vous n'utilisez pas Excel très souvent et que vous souhaitez voir quelles macros vous avez déjà créées et à quoi elles servent.
6. Maintenant, cliquez sur "OK" . Votre macro commencera alors à enregistrer.
7. Effectuez maintenant exactement les étapes de travail que la macro devrait prendre en charge plus tard pour vous.
8. Une fois que vous avez terminé toutes les étapes de travail, cliquez simplement sur la fonction "Arrêter l'enregistrement" dans l'onglet Macros.

Une fois que vous avez suivi toutes ces étapes, la macro que vous avez programmée sera disponible dans Excel. Vous pouvez maintenant utiliser la commande à tout moment en appuyant sur les touches macro et optimiser vos étapes de travail. Pour ce faire, vous n'avez besoin que des touches de macro que vous avez définies.

Pour les avancés : l'onglet Développeur

Si vous enregistrez fréquemment des macros, il est conseillé d'intégrer l'onglet "Outils de développement" dans le ruban. Vous n'êtes plus obligé de passer par la fiche "Vue" , mais pouvez accéder directement à la création de la macro. Dans Office 365, procédez comme suit :

1. Dans Excel, faites attention à la barre verte tout en haut au-dessus de vos onglets. En plus des symboles pour enregistrer ou envoyer le fichier par e-mail, vous verrez également trois points. (Dans d'autres versions d'Office, l'icône peut également ressembler à un tiret avec une flèche vers le bas). Cliquez sur ce petit bouton.
2. Maintenant, une fenêtre grise s'ouvre, où vous sélectionnez le champ de texte "Plus de commandes" en bas.
3. Dans la fenêtre "Plus de commandes" qui apparaît maintenant, vous avez la possibilité sur la gauche de choisir entre "Ruban (personnaliser)" et "Barre d'outils d'accès rapide" . Ici, cliquez sur la colonne "Ruban (personnaliser)" .
4. Sur le côté droit, vous verrez maintenant les désignations des différents onglets. Certains d'entre eux sont marqués d'une coche bleue - ce sont ceux qui vous sont affichés dans Excel. Recherchez maintenant "Outils de développement" en bas de la liste et placez-y une autre coche bleue.
5. Cliquez maintenant sur le bouton "OK" en bas à droite pour enregistrer vos modifications.

Après avoir suivi ces étapes, vous pouvez maintenant trouver les outils de développement pour Excel dans vos onglets principaux. Le processus dans Word ou d'autres programmes Office fonctionne de la même manière. En cliquant sur l'onglet, vous verrez maintenant les options nécessaires à la création de macros : "Enregistrer une macro" .

Comment créer une macro dans Word ?

Si vous souhaitez programmer une macro dans d'autres programmes Office, tels que Microsoft Word, LibreOffice ou OpenOffice, vous pouvez le faire de la même manière que Microsoft Excel. Cela devient clair en utilisant l'exemple de Word :

1. Orientez-vous dans votre ruban et sélectionnez l'onglet "Affichage" .
2. Là, vous trouverez "Macros" à l'extrême droite. En un clic, vous pouvez désormais choisir entre "Afficher les macros" ou "Enregistrer les macros" .
3. En cliquant sur "Enregistrer les macros" une fenêtre s'ouvre. Saisissez-y le nom de la macro, la combinaison de touches et une courte description.
4. Démarrez l'enregistrement de la macro en cliquant sur "Ok" .
5. En sélectionnant "Arrêter l'enregistrement" , vous arrêterez de programmer la macro et vous pourrez maintenant l'utiliser dans Microsoft Word.

Dans les autres applications Microsoft Office, les vues individuelles peuvent différer légèrement, mais le processus est essentiellement le même. Cela vous permet de créer facilement des macros sans utiliser VBA ou tout autre langage de programmation.

Comment éditer des macros avec Visual Basics ?

Si vous avez enregistré une macro et que vous l'utilisez plusieurs fois, vous ne serez peut-être pas entièrement satisfait. Peut-être souhaitez-vous ajouter une étape ou modifier certaines commandes.Dans ce cas, il est possible de modifier à nouveau la macro par la suite. Cependant, c'est un peu plus complexe que de créer une macro, car vous avez besoin du langage de programmation Visual Basics (VB) pour cela.

Dans Excel, vous pouvez avoir un avant-goût de VB en cliquant sur Macros dans l'onglet Développeur (illustré ci-dessus), en sélectionnant le nom de macro approprié, puis en cliquant sur Modifier. Maintenant, "l'éditeur Visual Basics" s'ouvre. Vous y voyez les commandes et les étapes de travail que vous avez enregistrées sous forme de macro dans le langage de programmation, c'est-à-dire sous forme de code. Si l'on comprend un peu l'anglais, il est assez rapidement possible de comprendre les textes VB et éventuellement de les supprimer ou de les échanger. Cependant, si vous n'avez aucune connaissance ici, vous pouvez simplement réenregistrer votre macro de la manière habituelle.

Conclusion : Créer des macros – pas de problème avec Microsoft Office

Si vous travaillez beaucoup avec les programmes Microsoft Office, vous pouvez simplifier beaucoup avec les grandes commandes. Une fois que toutes les étapes de travail ont été collectées, elles peuvent être exécutées en peu de temps en appuyant sur une certaine combinaison de touches.

Particulièrement pratique : chaque utilisateur de Microsoft Office peut enregistrer lui-même les macros. Cela permet de déterminer individuellement quelles étapes de travail doivent s'exécuter automatiquement pour quel utilisateur. Cela vous fait non seulement gagner beaucoup de temps, mais aussi une charge de travail inutile.