Case à cocher dans Word : Précisez la réponse à cocher

Instructions pas à pas

Pourquoi est-il difficile de saisir du texte dans un formulaire ou un modèle de document alors que vous pouvez utiliser des cases à cocher pour spécifier les réponses à cocher ? Cela vous fait non seulement gagner beaucoup de temps lors du remplissage du formulaire, mais est également beaucoup plus rapide et plus ciblé lorsque vous évaluez les formulaires ultérieurement.

Certes, Word ne semble pas nous faciliter particulièrement les choses en ce qui concerne les « cases à cocher », l'utilisation du champ de formulaire case à cocher, disponible depuis 1993, a ses pièges. Plus maintenant! Parce que vous avez toujours au moins deux solutions de cases à cocher disponibles, dans Word 2010, même trois : avec et sans protection de formulaire ou avec des symboles librement sélectionnables - comme vous le souhaitez.

Découvrez ici comment vous pouvez désormais utiliser les trois solutions possibles en un rien de temps.

Le classique : le champ de formulaire case à cocher

Avez-vous besoin de cases à cocher sur lesquelles cliquer dans un formulaire ou dans un modèle de document ? Des champs de formulaire supplémentaires de type « champ de formulaire texte » sont-ils utilisés dans le document pour saisir du texte ou des dates, ou des champs de formulaire déroulants pour sélectionner des éléments prédéfinis ? Ensuite, les champs de formulaire de case à cocher sont le choix parfait. Le champ de formulaire de la case à cocher se comporte exactement comme les autres champs de formulaire et n'est activé que lorsque le document est protégé, c'est-à-dire qu'il ne peut être activé et désactivé qu'en un clic de souris.

Le fait que le champ de formulaire de la case à cocher ne puisse être activé et désactivé qu'avec la protection de document appropriée peut être un inconvénient de cette solution. Parce que dans les formulaires protégés, seuls les champs du formulaire peuvent être adressés et seul leur contenu peut être modifié. Le remplisseur de formulaire devrait-il également avoir la possibilité de saisir des commentaires détaillés ou d'insérer des images ? Ensuite, vous devez travailler avec des changements de section continus et protéger sélectivement les sections. Ceci est particulièrement important lors de la conception de formulaires, car vous ne pouvez travailler que dans une mesure limitée avec des tableaux pour aligner le formulaire.

Insérer des champs de formulaire de case à cocher

Et voici comment vous insérez des champs de formulaire de case à cocher dans votre document, puis assurez la protection appropriée du document :

1. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la case à cocher dans votre document.

2. Mot 2010 et 2007 : Passez à l'onglet OUTILS DE DÉVELOPPEMENT et cliquez sur le bouton OUTILS DE PRÉVERSION (Word 2010) ou LEGACYTOOLS (Word 2007) dans le groupe CONTRLES. Cliquez maintenant sur le bouton CONTROL BOX.
   Word 2003, 2002 et 2000 : Dans la barre d'outils FORMULAIRE, cliquez sur l'icône CHECK BOX.

3. La case à cocher est insérée dans le document. Pour pouvoir utiliser la case à cocher d'un simple clic de souris, vous devez maintenant protéger le document et le libérer pour la saisie dans le formulaire.

4. Mot 2010 : Dans l'onglet OUTILS DE DÉVELOPPEMENT, groupe PROTÉGER, cliquez sur le bouton LIMITER L'ÉDITION.
   Mot 2007 : Dans l'onglet OUTILS DE DÉVELOPPEMENT, groupe PROTÉGER, cliquez sur le bouton PROTÉGER LE DOCUMENT.
   Mot 2003 : Appeler le menu EXTRAS, commande PROTÉGER DOCUMENT.
   Word 2002 et 2000 : Appeler le menu EXTRAS, commande PROTÉGER DOCUMENT. Dans la boîte de dialogue Protéger, sélectionnez le bouton radio FORMULAIRES. Si vous ne souhaitez protéger que certaines sections, vous pouvez les définir à l'aide du bouton SECTIONS. Si nécessaire, entrez un mot de passe et confirmez la boîte de dialogue avec OK.

5. Word 2010, 2007 et 2003 uniquement : Cochez la case pour 2. MODIFICATION DES RESTRICTIONS dans la zone des tâches. Sélectionnez ensuite l'entrée REMPLIR LES FORMULAIRES dans la liste déroulante ci-dessous. Si vous ne souhaitez protéger que certaines sections, vous pouvez alors les définir à l'aide de SELECTIONNER LES SECTIONS. Cliquez sur le bouton OUI, APPLIQUER LA PROTECTION MAINTENANT et entrez un mot de passe dans la boîte de dialogue suivante si nécessaire.

6. Désormais, le formulaire est protégé et la case à cocher est prête à être utilisée.

Nouveau dans Word 2010 : le contrôle de contenu de la case à cocher

Les contrôles de contenu introduits pour la première fois dans Word 2007 ont été améliorés dans Word 2010 pour inclure le contrôle de contenu de la case à cocher. L'avantage des contrôles de contenu est que les contrôles de contenu sont "actifs" immédiatement et vous n'avez besoin d'aucune protection de document supplémentaire. Il n'y a donc aucune restriction, comme cela se produit avec la protection des documents pour les champs de formulaire sous forme de fonctions inactives dans la section non protégée (selon la version de Word, aucun commentaire, ajustement des marges, ajustement des numéros de page et bien plus encore n'est possible). Vous pouvez utiliser les propriétés du contrôle de contenu pour déterminer que le contrôle de contenu ne peut pas être supprimé. Cela évitera de supprimer accidentellement le contrôle de contenu lors de l'édition du texte.

Un autre avantage du contrôle du contenu des cases à cocher est que vous n'avez pas à vous limiter aux symboles "case à cocher vide" et "case à cocher cochée" fournis. Vous pouvez également utiliser les propriétés pour déterminer individuellement entre quels symboles vous basculez d'un simple clic de souris. Le contenu des contrôles de contenu - et donc aussi le statut de la case à cocher - peut être lié à un »DataStore«, qui est enregistré directement dans le fichier Word dans le dossier »CustomXML«. Vous pouvez accéder à ces données et les évaluer à partir d'autres programmes tels qu'Access ou Excel.

L'inconvénient du contrôle de contenu de la case à cocher est que la solution n'est actuellement disponible que dans Word 2010. Lorsqu'un document avec un contrôle de contenu de case à cocher est ouvert dans Word 2007, Word 2007 convertit la case à cocher en un contrôle de contenu de texte brut - la propriété de case à cocher est perdue. Lors de l'ouverture du fichier 2010 dans Word 2003, 2002 et 2000, tous les contrôles de contenu sont convertis en texte brut. De plus, il convient de noter que les éléments de contrôle de contenu ne peuvent pas être sautés les uns après les autres comme les champs de formulaire avec la touche Tab ou la touche F11 ou Shift + F11. L'utilisation de la souris est toujours requise ici.

Utiliser le contrôle du contenu des cases à cocher

Voici comment utiliser le contrôle de contenu de la case à cocher dans Word 2010 :

1. Le contrôle de contenu de la case à cocher se trouve dans l'onglet OUTILS DE DÉVELOPPEMENT, qui n'est pas actif par défaut. Appuyez sur la combinaison de touches Alt + X + O (lettre O) pour ouvrir la boîte de dialogue WORD OPTIONS.

2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît maintenant, cliquez sur PERSONNALISER LE RUBAN à gauche et cochez la case OUTILS DE DÉVELOPPEMENT à droite pour les ONGLETS PRINCIPAUX. Fermez la boîte de dialogue avec OK.

3. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la case à cocher dans votre document. Passez ensuite à l'onglet OUTILS DE DÉVELOPPEMENT et cliquez sur le bouton BOÎTE DE CONTRLE dans le groupe CONTRLES.

4. Word insère le contrôle de contenu de la case à cocher. Tant que le contrôle de contenu est sélectionné, vous pouvez cliquer sur le bouton PROPRIÉTÉS dans l'onglet OUTILS DE DÉVELOPPEMENT, groupe CONTRLES. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous avez la possibilité d'activer la case à cocher L'UNITÉ DE CONTRLE DE CONTENU NE PEUT PAS ÊTRE SUPPRIMÉE afin de vous protéger contre la suppression.

5. Si vous souhaitez remplacer les symboles de la boîte par d'autres symboles, sélectionnez le symbole souhaité pour le SYMBOLE ACTIVÉ et le SYMBOLE DÉSACTIVÉ dans le groupe VÉRIFIER LES PROPRIÉTÉS DE LA BOÎTE de dialogue en cliquant sur le bouton MODIFIER.

6. Une fois que vous fermez la boîte de dialogue PROPRIÉTÉS, la case à cocher est prête à être utilisée.

L'alternative : des cases à cocher individuelles utilisant des fonctions de champ

Souhaitez-vous créer des formulaires et des modèles de documents pouvant fonctionner avec toutes les versions de Word sans restrictions ? Voulez-vous vraiment renoncer à toutes les mesures de protection des documents ? Alors la case à cocher de la fonction de champ est la solution parfaite. La fonction de champ »MacroButton« est utilisée, ce qui vous permet de basculer entre deux textes librement sélectionnables au milieu du texte. Ceci est rendu possible par deux routines VBA et deux AutoTexts qui sont utilisés alternativement. Ici aussi, vous n'êtes pas obsédé par les deux symboles de case à cocher "fixes", mais pouvez spécifier les symboles à afficher individuellement, comme dans Word 2010.

Étant donné que le code de programme VBA est toujours requis pour la case à cocher de fonction de champ, l'exécution de macros dans Word doit être autorisée. Word 2003, 2002 et 2000 n'enregistrent que les insertions automatiques dans les modèles de document. Avec Word 2010 et 2007, il est également possible de spécifier le BUILDING BLOCKS.DOTX comme emplacement de stockage (ce qui n'est pas recommandé pour ce domaine d'application). Par conséquent, la solution ne peut être utilisée que pour les formulaires qui sont également enregistrés en tant que modèles de document. L'utilisation dans des fichiers de documents purs du type »* .doc« ou »* .docm« n'est pas possible. Les cases à cocher des fonctions de champ sont sautées l'une après l'autre lorsque vous appuyez sur F11 ou sur Maj + F11, comme n'importe quelle fonction de champ dans le document. Cependant, pour basculer l'état de la case à cocher, il est nécessaire de double-cliquer avec la souris.

Pour utiliser la case à cocher du code de champ, procédez comme suit :

1. Créez d'abord un nouveau modèle de document vide et enregistrez-le sous le nom KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M), par exemple. Dans Word 2010 et 2007, la sélection avec macros doit être sélectionnée comme type de fichier !

2. Changer avec maintenant Alt + F11 dans l'éditeur VBA. Cliquez avec le bouton droit sur l'entrée MICROSOFT WORD OBJECTS dans l'explorateur de projet sur le côté droit. Sélectionnez ensuite la commande INSERER puis MODULE.

3. Dans le module ainsi créé, vous créez les deux routines VBA suivantes :

   

4. Quittez ensuite l'éditeur VBA via le menu de l'éditeur VBA FICHIER, commande FERMER ET RETOURNER A MICROSOFT WORD.

5. Créez maintenant deux textes automatiques avec les fonctions de champ respectives. Appuyez sur la combinaison de touches Ctrl + F9, après quoi un code de champ vide, composé d'une accolade ouverte et d'une accolade fermée, apparaît. Saisissez d'abord le texte MACROBUTTON dans le champ fonction, suivi d'un espace et du texte KKAUSSCHALTEN. Un autre espace suit avant d'insérer le caractère de la case cochée. La case à cocher se trouve dans la fonction symbole du mot (Mot 2010 et 2007 : onglet INSÉRER, groupe SYMBOLES, bouton SYMBOLES; Word 2003, 2002 et 2000 : menu INSÉRER, ICNE).

   

6. Une fois que vous avez complètement saisi la fonction de champ, sélectionnez la fonction de champ complète et créez-la en tant qu'insertion automatique sous le nom KKAUSSCHALTEN. Dans Word 2010 et 2007, le moyen le plus simple de définir les insertions automatiques consiste à utiliser le raccourci clavier Alt + F3 à; l'insertion automatique se retrouve alors automatiquement dans le modèle de document actuel. Dans Word 2003, 2002 et 2000 vous créez l'auto-texte via le menu INSERT-AUTOTEXT, commande AUTO-TEXT. Assurez-vous que le modèle de document actuel doit être sélectionné dans la boîte de dialogue en bas pour RECHERCHER DANS !

7. Répétez les étapes 5 et 6 pour le deuxième code de champ. Cette fois, le texte dans la fonction de champ est KKNSCHALTEN et vous insérez la case à cocher vide. Comme nom pour l'insertion automatique, sélectionnez KDO SWITCH ON.

   

8. Enfin, enregistrez le modèle de document. La case à cocher est maintenant disponible pour vous dans le nouveau modèle de document : placez simplement l'AutoTexte KKEINSCHALTEN où vous le souhaitez. Word affiche ensuite la case à cocher vide.
   Un double-clic sur la case à cocher exécute la macro KKEINSCHALTEN, après quoi l'insertion automatique avec la fonction de champ est remplacée par l'équivalent KKAUSSCHALTEN via la macro et la case à cocher complétée apparaît.

FAQ : cases à cocher dans Word

1. Comment activer les cases à cocher dans Word ?

Cliquez où vous voulez dans votre document Word. Accédez au menu Développeur et cliquez sur l'icône Contrôle de la case à cocher. La case à cocher apparaît maintenant dans le document. Activez-le ou désactivez-le d'un simple clic de souris.

2. Comment activer les outils de développement dans Word ?

Ouvrez un document dans Word, puis cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche. Allez ensuite dans "Options" sur la gauche. Une nouvelle fenêtre de dialogue s'ouvre alors. Cliquez sur "Personnaliser le ruban" et cochez la case "Développeur". Enfin, confirmez votre sélection en cliquant sur "OK".

3. Que sont les contrôles de contenu dans Word ?

Les contrôles de contenu sont des contrôles individuels que vous pouvez ajouter et personnaliser pour une utilisation dans des modèles, des formulaires et des documents. Par exemple, de nombreux formulaires en ligne ont une liste déroulante qui contient un ensemble limité de choix pour l'utilisateur du formulaire.