Comment envoyer des présentations PowerPoint de manière professionnelle

Envoyez des présentations en un rien de temps

Construire une présentation de manière logique et professionnaliser les diapositives avec des textes, des graphiques, des animations et des vidéos est l'objectif le plus important de PowerPoint pour les présentateurs. Une présentation doit toucher, informer et transmettre le contenu avec compétence. En même temps, la conception d'une présentation n'a de valeur que si les diapositives peuvent être visualisées par le destinataire de la manière dont elles ont été créées.

C'est facilement possible lors d'une présentation devant un public ou via une plateforme vidéo telle que Skype ou Zoom. Collègues, partenaires commerciaux ou amis s'assoient directement dans la salle de présentation ou dans la salle de conférence virtuelle. Dans ce cas, il est possible d'interagir et d'interpréter les expressions faciales du public sans aucun effort.

La situation est différente lorsque la présentation conçue doit être envoyée. Ici, le créateur ou le présentateur ne peut pas s'assurer que toutes les informations sur les diapositives sont comprises. Pour cette raison, le contenu est crucial. Afin de générer l'attention, il est essentiel de cibler le public et les destinataires de manière ciblée et, par exemple, d'assurer l'interaction avec d'autres hyperliens. De plus, des problèmes de compatibilité peuvent survenir malgré un contenu précieux. Celles-ci sont notamment liées au fait que l'expéditeur et le destinataire utilisent des versions différentes de PowerPoint ou utilisent un autre programme pour les présentations, tel que Keynote d'Apple.

Il est d'autant plus important que lors de l'envoi de la présentation PowerPoint ou des diapositives individuelles, on veille à ce que les diapositives soient lisibles et attirent l'attention. Lors de l'envoi ou de l'envoi de la présentation, PowerPoint offre un large éventail de fonctions éprouvées avec lesquelles chaque destinataire, quel que soit son équipement technique, peut comprendre et comprendre les informations essentielles de la présentation PowerPoint. L'option dans PowerPoint pour vérifier une présentation pour d'éventuels problèmes de compatibilité avant de l'envoyer est également pratique. Si vous recevez une notification de problèmes de compatibilité, ceux-ci peuvent être éliminés avant l'expédition.

Tutoriel vidéo : Comment enregistrer, exporter et envoyer avec succès des présentations PowerPoint

Comment et dans quel format les présentations PowerPoint peuvent-elles être envoyées en pièces jointes

Le moyen le plus simple et le plus courant d'envoyer une présentation créée avec compétence est de la joindre à un e-mail. La plupart des milliards d'e-mails envoyés chaque jour contiennent des fichiers de présentation dans une variété de formats. PowerPoint propose les formats de fichiers suivants pour la conversion :

Formats de fichiers	utilisation
pptx	Format standard dans PowerPoint pour l'enregistrement des présentations.
pptm	Format standard dans PowerPoint pour enregistrer des présentations avec des macros.
ppt	Ancien format standard dans PowerPoint dans les versions 97-2003. Il s'agit toujours d'un format de fichier courant, car de nombreuses entreprises et particuliers utilisent encore des versions plus anciennes de PowerPoint.
xps	Les fichiers XPS sont au format de fichier XML Paper Specification. Il s'agit d'un format de fichier similaire au PDF (Portable Document Format) et développé par Microsoft. Celui-ci peut être ouvert directement dans Microsoft Edge ou dans Internet Explorer.
potx, potm, pot	Crée des fichiers de modèle PowerPoint au format approprié.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Enregistre la présentation en images individuelles, selon le format de fichier sélectionné. Ces graphiques peuvent être visualisés de manière statique avec un logiciel de traitement d'images.
pdf	Enregistre le fichier dans le format de fichier PDF bien connu et utilisé dans le monde entier. La présentation est enregistrée de manière statique, les transitions de diapositives ou les GIF.webp animés ne sont pas affichés animés. Il peut être ouvert depuis n'importe quel appareil.
odp	Si vous enregistrez la présentation PowerPoint en tant que fichier ODP, elle est enregistrée dans une norme open source. Le "format de document ouvert OASIS pour les applications bureautiques" peut être lu par des logiciels de bureau gratuits tels que Open Office ou LibreOffice.

En plus des formats de fichiers mentionnés, PowerPoint propose d'autres formats de fichiers spécifiques dans lesquels un diaporama peut être enregistré.

Conseil d'expert :

Si vous enregistrez votre présentation dans un fichier avec l'extension ppsx, le fichier sera enregistré au format Open XML. L'envoi d'un fichier avec l'extension ppsx est la meilleure option si vous ne connaissez pas les exigences techniques du destinataire. Après avoir envoyé le fichier, il peut soit ouvrir le fichier avec une version PowerPoint 2007 ou supérieure ou la visionneuse PowerPoint.

Conseil:

Si votre fichier de présentation est très volumineux, par exemple au format PDF, vous pouvez retrouver les graisses de votre présentation en quelques clics. En conséquence, vous pouvez réduire la taille des images qui occupent beaucoup de mémoire et rendre le fichier plus petit.

Enregistrez un diaporama dans un autre format de fichier en 5 étapes

Il est possible d'enregistrer un diaporama créé dans Microsoft PowerPoint dans un format différent en quelques clics. Les 5 points suivants sont essentiels pour cela :

1. Accédez à "Fichier> Enregistrer sous".

2. Choisissez où enregistrer votre fichier. Dans PowerPoint, par exemple, vous avez la possibilité de stocker le fichier sur le bureau, avec un fournisseur de cloud tel que OneDrive ou dans votre dossier de documents personnels.

3. Si l'emplacement de stockage souhaité n'est pas répertorié, accédez à l'élément de menu « Parcourir ».

4. Une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez spécifier à la fois l'emplacement de stockage et le format de fichier. Vous pouvez modifier le format du fichier en sélectionnant le champ de sélection "Type de fichier". Par exemple, vous pouvez enregistrer la présentation au format de fichier pdf au lieu du format pptx standard.

   

5. Lors de la dernière étape, enregistrez le fichier en cliquant sur le bouton "Enregistrer". Si vous souhaitez envoyer le fichier en pièce jointe d'un e-mail, vous disposez de différentes options :

   • Composez un e-mail dans Microsoft Outlook et joignez la présentation sous forme de fichier.
   • Faites un clic droit sur le diaporama enregistré et sélectionnez l'élément de menu "Envoyer à".
   

• Déplacez le fichier vers un lecteur cloud, par exemple la Dropbox partagée d'un partenaire commercial ou utilisez Wetransfer pour envoyer des fichiers volumineux de l'ordre du gigaoctet.

Exportez des présentations directement à partir de PowerPoint - pas de problème !

En plus de l'option classique d'enregistrer une présentation que vous avez créée sur le bureau ou un autre emplacement de stockage puis de l'envoyer, PowerPoint offre également la possibilité d'exporter des diaporamas dans différents formats directement depuis le programme. Certains fichiers sont stockés temporairement ou envoyés directement, par exemple avec l'option : "Envoyer vers Microsoft Stream". Pour lancer une exportation, naviguez :

1. Allez à l'élément de menu "Fichier> Exporter."

2. Dans le menu d'exportation, vous avez différentes options pour le format de fichier dans lequel vous souhaitez exporter la présentation :

Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

Format de fichier PDF/XPS

Exporté vers un fichier PDF ou XPS qui ne peut pas être modifié et qui préserve la mise en forme, la police et la mise en page PowerPoint comme une image.

Créer une vidéo

Sous "Créer une vidéo", vous pouvez extraire un fichier vidéo du diaporama. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez choisir si les séquences temporelles enregistrées et les commentaires doivent être utilisés et la qualité du fichier à enregistrer. Dans le même temps, vous aurez la possibilité de compresser le fichier vidéo. Un fichier vidéo a l'avantage de pouvoir également être lu par des personnes n'ayant pas accès à PowerPoint, à une visionneuse PPTX ou à d'autres logiciels de présentation car elles n'ont pas de droits d'administrateur.

Créer un GIF.webp animé	Un GIF.webp animé est une fonction dans laquelle plusieurs images individuelles d'un fichier graphique sont enregistrées dans un ordre défini. Semblable à une vidéo, des images animées sont créées. De cette façon, les diapositives de présentation individuelles peuvent être présentées de manière intéressante et vivante.
Forfait diaporama pour CD	Crée un package dans lequel les diapositives et les éléments intégrés sont enregistrés en tant qu'unité comme sur un DVD et lus sur n'importe quel appareil.
Créer des documents	Vous pouvez utiliser cette fonction pour envoyer des diapositives individuelles ou la présentation entière vers Microsoft Word. Là, vous pouvez continuer à traiter les textes et les notes.
Changer le type de fichier	Un moyen facile de changer un type de fichier existant, par exemple votre présentation au format pptx au format ppt.
Publier sur Microsoft Stream	Microsoft Stream est un portail de streaming payant qui permet de mettre des présentations ou des vidéos à la disposition d'un grand nombre de personnes. Microsoft Stream est idéal, par exemple, pour les présentations d'entreprise ou les événements d'entreprise et est facilement accessible par les participants invités via le navigateur Internet.

Partager des présentations - une autre option pour enregistrer et envoyer

À côté de la:

• Enregistrez également classiquement un diaporama dans différents formats de fichiers
• Exportation à partir de Microsoft PowerPoint

Les utilisateurs de PowerPoint peuvent également partager une présentation.

Pour ce faire, accédez à "Partager" sous "Fichier". Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous avez la possibilité d'enregistrer votre présentation sur un lecteur OneDrive de votre choix ou de l'envoyer sous forme de PDF ou de diaporama par e-mail.

Alternativement, une présentation peut être envoyée ou enregistrée en externe via l'élément de menu « Libérer ». Les destinataires reçoivent le fichier sous forme de copie par e-mail ou via un service de stockage en nuage.

Conclusion : utilisez diverses options pour envoyer votre présentation PowerPoint

En tant que programme de présentation professionnel, Microsoft PowerPoint devrait être en mesure de rendre les présentations sur écran intéressantes et vivantes grâce aux options et fonctionnalités qu'il contient. En plus du contenu, il est important que chaque présentation puisse être vue par le destinataire de la même manière qu'elle a été structurée. Cela n'est pas toujours possible sans aucun problème, car chaque utilisateur a des exigences techniques différentes.

Pour cette raison, PowerPoint a la possibilité d'enregistrer et d'envoyer des diaporamas dans différents formats de fichiers. De plus, les présentations peuvent être exportées ou partagées de diverses manières. Avec ces options d'exportation et de stockage, il est possible que les présentations paraissent professionnelles et informatives à tout moment, indépendamment de l'équipement technique du destinataire.