Comment utiliser correctement les codes de champ dans Word

Comment utiliser les codes de champ

Vous le savez bien : lors de la création d'un document texte, l'accent n'est pas uniquement mis sur la paperasse. En plus du contenu et de l'expression, vous devez également tenir compte de la police et de la taille, de l'interligne et de nombreux autres détails. Diverses fonctions de champ vous y aident, qui sont souvent utilisées consciemment, mais parfois aussi automatiquement. Mais où sont cachées les fonctions et comment sont-elles utilisées correctement ?

Fonctions de terrain - qu'est-ce qu'il y a derrière ?

Lorsque vous créez un document avec Microsoft Word, vous devez généralement d'abord préciser de quel type de texte il s'agit. En conséquence, vous créez ensuite un fichier dont le format et la mise en page correspondent aux exigences du type de texte.

Ici, vous pouvez ajuster la taille et la forme de la police, par exemple, mais aussi les distances au bord et entre les lignes de votre texte. Pour de nombreux documents, il est également nécessaire de spécifier des numéros de page et, par exemple, d'insérer la date du jour. C'est là que les fonctions de champ, également appelées champs en abrégé, sont utilisées.

Le programme Office Word reconnaît certains éléments de texte et les modifie automatiquement selon les besoins. Par exemple, la date peut être mise à jour et toujours tenue à jour. Ces fonctions de champ sont initialement des espaces réservés auxquels vous, l'utilisateur, attribuez un nom de champ. Mais comment utiliser cette fonction utile dans Word ? Comment obtenir le résultat souhaité ?

Voici comment cela fonctionne : les fonctions de champ et leur rôle dans la création de textes

Vous pouvez procéder de différentes manières pour activer une fonction de champ. Un exemple simple et souvent utilisé consiste à insérer la date dans votre texte. Alors que vous pouvez simplement saisir la date vous-même, la combinaison de chiffres peut également être intégrée dans votre document à l'aide de la fonction de saisie.

1. Cliquez d'abord sur l'onglet « Insertion » dans le ruban de menu de votre fichier Word.

2. Dans la zone de droite, vous trouverez le champ "Texte".

3. Dans ce champ, divers symboles indiquent différentes fonctions de champ qui sont initialement intégrées dans votre texte en tant qu'espaces réservés. Sélectionnez l'icône du calendrier pour insérer la date actuelle.

   

4. Une fenêtre supplémentaire s'ouvrira alors. Cochez la case "Mettre à jour automatiquement".

   

5. Vous pouvez maintenant placer le curseur dans le champ et modifier la date dans votre texte ou la mettre à jour automatiquement.

Tout comme la date, vous pouvez également demander à Word de modifier de nombreux autres composants de votre texte. Les fonctions de terrain couvrent divers domaines d'activité qui peuvent vous être utiles. C'est aussi pratique : si vous n'avez pas besoin des modifications automatiques, vous pouvez désactiver temporairement les mises à jour des champs.

Utilisation correcte : les fonctions de champ s'intègrent particulièrement bien ici

L'utilisation de fonctions de champ n'a pas toujours de sens. Insérées au bon endroit, les fonctions simplifient votre travail quotidien et conduisent rapidement à des résultats satisfaisants. Lorsque vous paramétrez une page, vous progresserez plus rapidement grâce aux fonctions : Par exemple, la liste des sources et la table des matières de votre fichier peuvent être mises à jour en quelques clics. Ici, vous n'avez pas besoin de transférer manuellement les en-têtes vers votre répertoire, mais vous pouvez laisser Word fonctionner automatiquement à l'aide de la propriété de champ.

Cela rend la révision de votre document moins compliquée. Outre les fonctions de champ mentionnées ci-dessus, les éléments suivants appartiennent également aux fonctionnalités (outils d'édition intégrés et aides dans Word) qui font du programme Office une aide utile dans le travail de texte :

• Champ de lien
• Champ Auteur
• Champ NumPages
• Champ Nom de fichier
• Champ de citation

Ces fonctions de champ et bien d'autres sont courantes dans les textes Word. Ils peuvent être modifiés selon les besoins et définis en fonction des idées individuelles et du comportement de l'utilisateur. Par exemple, si vous ajoutez des citations ou le nom d'un auteur à votre texte, vous pouvez sélectionner le nouveau champ en un clic.

L'ombrage du champ gris vous indique que le contenu du champ peut maintenant être modifié. Par exemple, lorsque vous spécifiez une citation, vous pouvez choisir si seul le nom de l'auteur ou également l'année de publication et le lieu doivent être spécifiés.

Polyvalent et dynamique : c'est ainsi que vous intégrez des fonctions de champ dans votre document

Les documents texte attirent l'attention de leurs lecteurs, surtout s'ils sont structurés de manière polyvalente et structurée. Des hyperliens, des citations et un en-tête et un pied de page attrayants rendent le texte cohérent.

En règle générale, les numéros de page sont positionnés dans l'en-tête ou dans le pied de page. Ici aussi, vous avez plusieurs options : Vous pouvez numéroter les pages de votre document manuellement ou vous pouvez utiliser la fonction de champ appropriée. Si vous placez le curseur dans l'en-tête ou le pied de page, l'ombrage du champ devient visible. Vous pouvez ensuite apporter des modifications à la propriété de texte respective ou mettre le champ à jour.

De la même manière, les noms de fichiers dans Word peuvent être insérés dans le pied de page à l'aide de fonctions de champ. Le programme Office offre aux utilisateurs divers blocs de construction rapides qui peuvent être activés avec différentes combinaisons de touches. Cela comprend, par exemple, des macros (commandes fréquemment utilisées avec un accès rapide) ou des textes automatiques qui peuvent être enregistrés au préalable et appelés selon les besoins.

Voici comment vous simplifiez votre travail : Activez et enregistrez les fonctions de champ

Les fonctions de champ peuvent également être utilisées avec une combinaison de touches. Selon la version de Word, vous pouvez utiliser différentes combinaisons pour positionner le contenu du champ. Comment intégrer un code de champ dans votre texte dans Word 2007 et 2010 :

Appuyez sur la touche de commande [CTRL].

Maintenez la touche enfoncée et appuyez également sur [F9].

Maintenant, les crochets et l'ombrage du champ apparaissent. Écrivez la propriété de champ souhaitée ou le nom du champ dans le champ, par ex. B. "Date" pour la date. Le document dessine maintenant automatiquement la date du jour correspondant.

D'autres fonctionnalités peuvent également être activées dans Word avec la touche [CTRL]. Par conséquent, assurez-vous de sélectionner la bonne combinaison de touches pour ouvrir les crochets permettant de saisir une fonction de champ. Des informations supplémentaires peuvent être appelées avec la touche majuscule. De cette façon, vous pouvez, par exemple, placer des blocs de texte précisément sur une page et les concevoir selon vos idées.

En plus des parties rapides, le programme Office offre également d'autres fonctions qui simplifient le travail avec des documents texte. Par exemple, vous pouvez insérer des traductions ou créer des modèles. De plus, des lettres types peuvent être configurées et un fichier Word peut être enregistré au format PDF. Avant d'envoyer ou d'imprimer vos documents, vous devez revérifier les fichiers.

Modifications et corrections : travailler avec Word

Avec "Rechercher & Remplacer", vous pouvez trouver les erreurs courantes dans votre fichier et les remplacer en une seule étape. Non seulement le contenu du document doit être vérifié et, si nécessaire, corrigé : le format de votre document peut également contenir des erreurs.

Des modules rapides ou des fonctions de terrain en général vous permettent d'éviter les sources d'erreur et d'obtenir ainsi rapidement un résultat attrayant. Vous pouvez laisser Word contrôler automatiquement les informations telles que la date, le numéro de page et les citations. De plus, votre travail est accéléré : vous pouvez insérer dynamiquement le contenu d'un document que vous avez déjà préparé et y accéder facilement.

Bon à savoir: Afin de rendre votre document texte aussi uniforme que possible, les champs de texte et les numéros de page ainsi que le champ NumPages - c'est-à-dire le numéro de page sur le nombre total de pages - doivent être conçus de la même manière dans l'ensemble du fichier. Pour cela, vous pouvez utiliser le format dit de fusion. En tapant {STYLEREF "Titre 1" \ n \ * MERGEFORMAT} dans le champ, le résultat du champ sera formaté de la même manière que le paragraphe dans lequel se trouve le champ. Vous pouvez également définir les textes d'une page pour qu'ils se poursuivent sur une autre page.

Conclusion : les fonctions de terrain comme support

Les fonctions de champ sont des aides dans le processus de création de documents de plusieurs manières. Ils vous permettent d'insérer des éléments de texte importants et de mettre à jour le contenu du document existant. Vous pouvez utiliser les fonctions de champ pour effectuer certains réglages et personnalisations afin de constituer le fichier final en fonction de vos besoins personnels.

Par exemple, vous pouvez décider si les cadres de champ de texte seront imprimés immédiatement ou si certaines données seront incluses dans votre publipostage. Word donne de l'espace aux idées individuelles et offre aux utilisateurs la possibilité d'organiser les documents de manière professionnelle et efficace avec diverses fonctions de terrain.

Questions et réponses

Quelles fonctions de champ permettent de standardiser mes documents ?

Le format de fusion vous aide à uniformiser les paramètres dans les champs. Lorsque vous entrez la commande format, vous avez la possibilité de transférer les propriétés d'un champ vers un champ suivant. C'est ainsi que vous utilisez les mêmes paramètres pour le reste de votre document texte.

Comment reconnaître les champs de mon texte ?

Vous pouvez afficher les fonctions de champ de différentes manières. Par exemple, si vous sélectionnez tout le texte avec [CTRL + A], vous remarquerez les fonctions de champ. Dans tous les cas, un ombrage de champ est visible lorsque vous avez cliqué sur une fonction de champ. Avec un autre clic sur la petite flèche dans le coin du champ, vos options de paramétrage apparaissent.