Voici comment garder une vue d'ensemble dans les documents Word
Diverses fonctions peuvent être utilisées dans Microsoft Word pour structurer les textes aussi clairement que possible. Les en-têtes et les sections cohérentes facilitent la compréhension des informations par les lecteurs. Le programme Microsoft Office propose des styles qui mettent en évidence différemment les titres, les sous-titres et le corps du texte. Vous pouvez l'utiliser pour créer une table des matières. Mais comment fonctionne l'insertion d'un répertoire dans Word et comment transformer une ligne en en-tête en un seul clic de souris ?
Tables des matières dans Word : gardez une trace des choses
Au début d'un texte long, une table des matières peut être très utile : le lecteur obtient une première impression du fichier, s'adapte au contenu du document et est préparé pour les différentes sections. Quels sujets le texte aborde-t-il ? Quelle est la longueur totale du document ? En utilisant les numéros de page qui peuvent être lus dans la table des matières, vous pouvez également estimer la longueur des sections respectives sous les titres. Quiconque le souhaite en tant que lecteur peut donc commencer directement par la section de texte préférée.
Suivez ces étapes pour insérer une table des matières dans votre document Word :
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Ouvrez l'onglet "Références" dans le ruban de menu de votre fichier Word.
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Dans la zone de gauche, vous trouverez le champ "Table des matières". Cliquez dessus pour définir d'autres paramètres dans une nouvelle fenêtre.
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Sélectionnez votre table des matières préférée avec le bouton de la souris ou créez un modèle défini par l'utilisateur.
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Dans la fenêtre de dialogue correspondante, vous pouvez également spécifier les caractères de remplissage que vous souhaitez utiliser dans votre table des matières (points, tirets, tabulations, etc.).
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Vous pouvez également mettre à jour un répertoire déjà créé dans la zone "Table des matières" dès que vous avez apporté des modifications à votre texte.
Si vous utilisez les modèles Word préformatés de Microsoft Word pour vos en-têtes, le programme utilise les niveaux des en-têtes pour créer le répertoire. Si vous avez saisi les titres de vos chapitres sans formatage, vous pouvez également créer la table des matières manuellement. Vous trouverez également une fonction correspondante dans le bouton "Table des matières".
Mise à jour automatique de la table des matières dans Word : voici comment cela fonctionne
Vous pouvez facilement créer et mettre à jour des tables des matières automatiques avec la souris. Pour transférer de nouveaux en-têtes ou des numéros de page modifiés dans la structure, procédez comme suit :
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Cliquez sur la table des matières automatique.
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Au-dessus du titre se trouve le champ « Mettre à jour la table des matières », que vous pouvez reconnaître par un point d'exclamation rouge.
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Un clic de souris dessus vous amène au choix : "Mettre à jour les numéros de page uniquement" ou "Mettre à jour tout le répertoire".
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Faites votre choix et cliquez sur "Ok".
Si vous avez intégré de nouvelles rubriques dans votre texte, vous devez mettre à jour tout le répertoire. C'est la seule façon pour que les nouveaux en-têtes apparaissent dans la mise en forme souhaitée dans votre structure.
Plus de structure dans le travail de texte : avantages de la table des matières
Selon le nombre de chapitres, de sections et de zones que contient votre document, vous avez des exigences différentes pour le formatage de votre fichier texte. Si les graphiques, les tableaux ou les images que vous avez intégrés jouent un rôle important, vous voudrez peut-être les attribuer clairement aux chapitres. Pour cette raison, Word offre la possibilité d'inclure des numéros de chapitre dans les étiquettes de figure.
Vous pouvez également fournir à chaque chapitre sa propre table des matières. Les tables des matières au début de chaque chapitre sont particulièrement utiles pour les gros fichiers afin que le lecteur ne perde pas de vue les niveaux complexes du texte.
Un autre avantage d'une table des matières est qu'elle est facile à utiliser dans Word : tout comme les citations, les hyperliens ou les listes de sources, les répertoires peuvent également être exploités à l'aide de fonctions de champ intégrées. Si vous cliquez sur le champ créé, il apparaîtra en gris. De cette façon, vous savez que vous pouvez réviser le contenu respectif et apporter des modifications. Les macros vous offrent également la possibilité d'effectuer certaines saisies plus rapidement, car vous pouvez enregistrer les commandes fréquemment utilisées sous forme de combinaisons de touches pour cette fonction de champ.
Si vous cliquez sur le petit champ en haut de votre table des matières, vous pouvez mettre à jour automatiquement les titres et les numéros de page de votre table des matières. De cette façon, votre plan adaptera les points suivants :
- De nouvelles rubriques sont ajoutées
- Vous pouvez mettre à jour les numéros de page
- Les niveaux nouvellement organisés sont automatiquement intégrés
Astuce: Surtout si vous souhaitez réviser votre texte, il est logique d'utiliser une table des matières automatique qui se met à jour en un clic.
Fonctionnalités spéciales et astuces - voici à quoi ressemble votre table des matières professionnelle
Les fonctions polyvalentes de Word vous permettent également de concevoir individuellement l'en-tête et le pied de page de votre document et d'insérer des traductions et la date du jour à l'aide de fonctions de champ. Lorsque vous avez fini de travailler sur votre texte, le fichier peut être enregistré au format PDF ou converti en lettres types.
Avant de terminer l'enregistrement de votre document, cependant, vous devez vérifier si vous avez apporté des corrections ou s'il y a encore des erreurs dans le texte. Utilisez la fonction « Rechercher et remplacer » pour corriger automatiquement les erreurs courantes en une seule étape. Pour que vous puissiez également découvrir des erreurs dans la table des matières, c'est une bonne idée de convertir la table en texte normal. De cette façon, vous ne détournerez pas l'attention de la mise en page et de la police et vous verrez les mots en détail.
Grâce à la table des matières et à la numérotation correspondante des entrées individuelles, l'échange de sections de texte est plus rapide et plus efficace. Si, par exemple, votre travail implique de travailler ensemble sur des sections spécifiques, les postes pertinents peuvent être facilement trouvés en utilisant les références. Word vous fournit des modèles que vous pouvez utiliser pour formater votre texte individuel. Soit vous choisissez parmi les suggestions du programme, soit vous pouvez créer un modèle personnalisé pour votre document.
Conseil: Vous pouvez également modifier les styles Word, par exemple en changeant la police et la couleur. Pour ce faire, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le modèle de format, par ex. B. Titre 1. Sélectionnez "Modifier". Vous pouvez désormais effectuer diverses personnalisations dans le masque - les caractères gras ou les tailles de police peuvent également être définis par défaut.
Conclusion : créez correctement des tables des matières dans Word
Lorsque vous configurez une page, l'accent est mis sur plusieurs aspects : d'une part, le type de police, la taille et l'espacement font partie des facteurs qui influencent l'expérience de lecture. D'autre part, une structure claire du texte joue également un rôle important. Non seulement les tableaux et les graphiques aident, mais aussi la numérotation de votre page et aussi celle pour l'insertion d'une table des matières.
Microsoft Word offre aux utilisateurs un modèle pour les titres et les tables des matières. Vous pouvez personnaliser et formater les paramètres standard via l'onglet "Références". Par exemple, vous pouvez concevoir des tailles de police et des caractères de remplissage comme vous le souhaitez.
Les entrées dans un répertoire permettent de trouver facilement des endroits dans le texte ou de faire des références. Cela permet aux lecteurs de mieux comprendre les commentaires et le contenu et de les attribuer à des chapitres individuels.
FAQ
Comment insérer des tables des matières dans Word ?
Utilisez l'onglet "Références" pour ajouter à la fois une bibliographie et une table des matières à votre document Word. Word vous donne la possibilité de concevoir ces répertoires comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez choisir d'intégrer des points ou une ligne continue comme caractères de remplissage entre les titres et le numéro de page dans votre table des matières.
Pourquoi est-il judicieux d'utiliser les modèles de format dans Word ?
Si vous utilisez les modèles que Word vous propose pour les modules de texte individuels, le programme reconnaît immédiatement le niveau respectif de l'élément. Word peut identifier les en-têtes en tant que tels si vous marquez le titre écrit comme à l'aide de l'onglet « Modèles de format ». Si vous insérez ensuite une table des matières automatique, le programme Office peut automatiquement transférer tous les titres dans le plan au niveau correct et avec la numérotation correcte.