Calendrier Outlook : astuces pour organiser les rendez-vous

La fonction calendrier d'Outlook en un coup d'œil

Tutoriel vidéo - tirez le meilleur parti de votre calendrier Outlook

Chaque jour se compose de dates et de tâches différentes. Une gestion du temps bien pensée est importante dans la vie de tous les jours, tant professionnelle que privée. Le calendrier de Microsoft Outlook peut aider habilement les utilisateurs dans leurs efforts :

• Planifiez vos tâches de manière professionnelle.
• Affichez clairement tous les rendez-vous dans le calendrier.
• Informez clairement les destinataires des rendez-vous.
• Organisez chaque jour efficacement à l'aide de listes de tâches et de rappels.

Accédez au calendrier Outlook et à ses fonctions en cliquant sur le bouton calendrier ou sur l'icône calendrier dans la zone de navigation.

Faits clés sur la section calendrier d'Outlook

Le calendrier Outlook impressionne par sa navigation conviviale dans les menus et ses nombreuses innovations que l'on ne trouve pas dans les autres calendriers numériques ou analogiques gratuits. Il aide les utilisateurs à développer leur gestion du temps avec compétence et impressionne également par sa mise en réseau avec d'autres programmes Microsoft tels que Skype ou OneNote.

De plus, les utilisateurs ont la possibilité de communiquer avec d'autres personnes via Microsoft Exchange ou le partage de calendrier. Vous pouvez également utiliser la combinaison des fonctions e-mail, liste des tâches et carnet d'adresses pour travailler plus efficacement.

Outlook distingue essentiellement deux types de rendez-vous :

• Des rendez-vous réguliers avec une heure de début et de fin clairement définie. Ces rendez-vous peuvent être planifiés sur plusieurs jours ou sur une période plus courte.

• Événements de toute la journée pour lesquels aucune heure de début et de fin n'est saisie.

Dans la vue standard de Microsoft Outlook, vous verrez les détails suivants dans le calendrier :

Sur le côté gauche de la zone de navigation, la vue du calendrier pour le mois en cours et le mois suivant sont affichées. Cette vue est extrêmement utile, par exemple, si vous avez besoin d'un simple aperçu des prochains jours lors d'un appel téléphonique. Si vous souhaitez afficher une période supérieure à une semaine ou à un mois, vous pouvez marquer les jours ou les semaines dans la vue du calendrier d'un simple clic de souris. Si vous souhaitez voir plus de jours dans l'aperçu du calendrier, vous disposez d'une autre option de réglage. En raison d'un ajustement dans le registre Windows, plus de jours sont affichés par défaut dans l'aperçu du calendrier.

La date du jour est généralement affichée en gras dans le calendrier Outlook. La semaine en cours est surlignée en couleur pour des raisons de clarté. Tous les jours avec rendez-vous contenus dans le calendrier sont marqués en gras dans le petit calendrier dans le menu d'aperçu sur la gauche. Avec les flèches à gauche ou à droite vous avez la possibilité de déplacer le calendrier par rapport aux mois ainsi qu'à l'année.

Quelles différentes vues de calendrier peuvent être sélectionnées

Une fonction essentielle et pertinente pour la pratique est la possibilité d'afficher différentes vues de calendrier.

Vue de jour	Dans la vue journalière, vous pouvez afficher clairement la planification de la journée. Vous disposez de suffisamment d'espace pour saisir de nouveaux rendez-vous ou pour afficher des rendez-vous avec une longue ligne d'objet.
Semaine de travail	Si vous souhaitez uniquement voir les rendez-vous d'une semaine de travail, sélectionnez la vue Calendrier de la semaine de travail. Le week-end est caché. Cette vue calendaire est particulièrement importante dans le domaine professionnel.
la semaine	Une semaine complète du lundi au dimanche est affichée dans la vue du calendrier « Semaine ». Surtout lorsqu'il y a beaucoup de rendez-vous, les rendez-vous individuels semblent petits, mais sont clairement organisés en même temps.
mois	Une vue mensuelle est indispensable lorsque des journées entières doivent être planifiées. Dans la vue mensuelle, les utilisateurs peuvent voir en un coup d'œil quels jours sont encore vacants. Dans le même temps, les rendez-vous des jours individuels peuvent être déplacés d'un simple clic dans cette vue.
Vue de planification	Dans la vue de planification, vous pouvez voir les rendez-vous d'une journée clairement organisés dans des cases à cocher individuelles.

Une autre option pour personnaliser l'affichage dans le calendrier Outlook se trouve dans l'élément de menu "Affichage".

Dans le menu "Affichage", entre autres :

• Différentes vues de calendrier définies,

• Paramètres d'affichage en couleur effectués,

• La couleur du calendrier a également changé

• Les échelles de temps peuvent être ajustées.

• Il est également possible de définir des raccourcis clavier pour les couleurs.

De cette façon, les rendez-vous peuvent se voir attribuer des couleurs spécifiques et catégoriser sans perdre de temps. Semblable à la fonction de carnet d'adresses d'Outlook, il est possible de créer des vues de calendrier spécifiques qui sont précisément adaptées aux besoins personnels de l'utilisateur. Deux autres astuces pour professionnaliser l'affichage du calendrier dans Microsoft Outlook concernaient une zone de lecture agrandie et l'affichage du navigateur de date. L'allumage de l'espace de lecture est particulièrement pertinent en pratique afin de pouvoir visualiser les informations essentielles sur un rendez-vous.

Dans les paramètres standard du navigateur de dates, Microsoft Outlook met en évidence en gras tous les jours pour lesquels un rendez-vous a été saisi au minimum. Les utilisateurs qui assistent déjà à un ou plusieurs rendez-vous par jour peuvent désactiver les rendez-vous en gras dans le menu "Afficher les paramètres". Cette mesure contribue à une meilleure vue d'ensemble. La même chose s'applique à la vue mensuelle dans le calendrier Outlook 2007. Cela peut également être ajusté dans les paramètres en supprimant le texte en gras des en-têtes.

Les utilisateurs d'Outlook 2007 verront un nombre différent de rendez-vous affichés dans la vue mensuelle, selon les paramètres par défaut de leur niveau de détail. Cela peut être facilement modifié en ajustant la vue, en utilisant une taille de police plus petite ou en adaptant la résolution de l'écran. Vous pouvez également définir correctement les semaines calendaires dans Outlook 2007 avec l'assistant d'impression de calendrier avant d'imprimer. Vous pouvez facilement télécharger l'assistant d'impression de calendrier.

Conseil: Vous pouvez imprimer une feuille de calendrier à tout moment. Ceci est particulièrement important pour les rendez-vous lorsque vous n'avez pas accès à des appareils électroniques mobiles. Vous pouvez toujours imprimer un calendrier en utilisant les éléments de menu " Fichier / Imprimer". De plus, Microsoft propose un outil gratuit que vous pouvez utiliser pour imprimer votre calendrier de manière professionnelle. Outre l'outil, vous pouvez à tout moment utiliser la fonction d'impression de Microsoft Outlook pour imprimer des rendez-vous, des contacts ou des e-mails avec une signature. Il est également possible d'imprimer une feuille de calendrier vide dans laquelle vous pouvez effectuer des saisies à la main.

Questions des utilisateurs auxquelles il faut répondre en détail :

1. Comment puis-je faire en sorte que les calendriers ressemblent à Outlook 2010 dans Outlook 2016 ?

Les utilisateurs qui travaillent avec Outlook 2010 depuis de nombreuses années et qui sont désorientés par le nouveau look d'Outlook 2016 aimeraient retrouver la vue familière. Il n'y a pas de bouton dans Microsoft Office ou Outlook qui réinitialise automatiquement toutes les préférences à la version 2010. Pour cette raison, les utilisateurs doivent effectuer des réglages individuels :

Rendre le sujet noir	Cliquer sur: Affichage / Affichage des paramètres / Mise en forme conditionnelle des boutons / Messages non lus / Police du bouton. En conséquence, vous pouvez changer la couleur du sujet du bleu au noir habituel.
Afficher le nom de l'expéditeur dans la même taille que l'objet	Pour régler, passez à la zone de menu "Mise en forme conditionnelle« Et ajustez les tailles individuellement. Sous Nom et police, sélectionnez « Plus petit », car il n'est pas possible d'ajuster la taille de la police.
Masquer la première ligne d'un message	Passez au "avis"Et cliquez dans le menu" Aperçu du message ". Sélectionnez " Désactivé " dans le menu de sélection pour masquer la première ligne du message.
Placer la barre de navigation dans la zone de navigation	Pour modifier l'affichage, sélectionnez : Affichage / fenêtre de dossier / options / navigation compacte

2. Que signifie « gratuit » dans le calendrier Outlook ?

Si vous créez un nouveau rendez-vous dans Outlook, vous pouvez le classer de différentes manières. Dans Outlook, « gratuit » signifie que vous n'êtes actuellement pas programmé. Cette information est particulièrement importante si vous utilisez un calendrier avec plusieurs personnes dans l'équipe.

3. Comment afficher les jours fériés dans Outlook ?

Vous pouvez facilement afficher les jours fériés en Allemagne et, alternativement, d'autres pays dans le calendrier Outlook. Pour ce faire, accédez à l'élément de menu "Fichier" et sélectionnez l'onglet "Calendrier" sous Options. Un menu de sélection s'ouvre dans lequel vous pouvez incorporer des paramètres globaux pour le calendrier.

Cliquez sur le bouton "Ajouter des jours fériés" et sélectionnez le pays pour lequel vous souhaitez afficher les jours fériés dans le calendrier. Avec deux clics sur "OK", tous les jours fériés pertinents sont affichés dans le calendrier.

Vous pouvez supprimer des jours fériés individuels du calendrier en sortant d'abord une liste dans le menu "Affichage". Vous pouvez ensuite supprimer des entrées individuelles, par exemple des jours fériés qui ne sont pas pertinents dans votre état. Vous pouvez également trouver plus d'informations sur l'affichage des jours fériés dans Outlook sur les pages d'aide de Microsoft. Il n'est pas difficile d'afficher les jours fériés dans Outlook ou de choisir différents pays pour lesquels les jours fériés sont affichés.

Info: Semblable aux jours fériés, vous pouvez également importer les vacances scolaires de votre état ou le calendrier lunaire avec les phases de la lune dans Outlook.

4. Puis-je faire rejeter automatiquement les demandes de rendez-vous et de réunion ?

Dans de nombreux cas, il y a un flot de demandes de rendez-vous, surtout dans le travail quotidien. Un calendrier géré par des professionnels avec des éléments de calendrier soigneusement remplis dans Outlook peut vous aider à annuler automatiquement les rendez-vous qui se chevauchent avec les rendez-vous promis. Cette fonction utile permet de gagner du temps et peut être activée ou désactivée dans les options du calendrier. Vous pouvez également utiliser le compte de messagerie dans les paramètres Outlook pour déterminer dans quel calendrier un nouveau rendez-vous doit être saisi.

5. Comment puis-je modifier un rendez-vous individuel pour un rendez-vous en série ?

Dans la pratique quotidienne, il arrive que des rendez-vous en série, par exemple des réunions, doivent être modifiés une fois. Dans ce cas, dans la dernière version d'Outlook, il n'est pas nécessaire de supprimer et de redémarrer l'intégralité du rendez-vous récurrent. Il n'est pas non plus nécessaire d'informer les autres participants par courrier électronique. Pour les rendez-vous récurrents, Outlook vous offre la possibilité de modifier un rendez-vous ou toute la série de rendez-vous.

Dans les anciennes versions d'Outlook, vous deviez supprimer la série de rendez-vous, car tous les rendez-vous, y compris les précédents, changeaient lorsque vous les modifiiez. Une façon d'éviter ce chaos de rendez-vous consiste à diviser une série de rendez-vous en deux séries d'événements. Cela fonctionne en mettant fin à l'ancienne série et en créant une nouvelle série. Si vous souhaitez fermer une série de rendez-vous au début d'Outlook 2007 et en même temps conserver les exceptions, vous pouvez le faire en modifiant le champ d'objet de l'exception.

Téléchargement supplémentaire : Avec la fonction de rendez-vous en série dans les anciennes versions d'Outlook, il n'est possible de fixer des rendez-vous que les premier, quatrième et dernier jours ouvrés du mois. Si vous souhaitez être plus flexible et définir des rendez-vous récurrents pour d'autres jours ouvrés, cela est possible en combinant les fonctions de Microsoft Outlook et Microsoft Excel. Comment tirer profit des avantages et de la combinaison d'Outlook et d'Excel, le téléchargement gratuit "Série rendez-vous tous les énièmes jours ouvrés du mois" vous rapproche.

Dans les versions plus récentes d'Outlook, vous avez la possibilité de différencier plus fortement les jours de la série. Les rendez-vous en série peuvent être fixés certains jours ainsi que le énième jour ouvré du mois.

Conseil d'embauche : Les utilisateurs qui souhaitent supprimer plusieurs séries de rendez-vous en même temps en une seule étape n'ont pas besoin de modifier manuellement l'intégralité du calendrier et de supprimer chaque série de rendez-vous individuellement. En utilisant le mot-clé "Série de rendez-vous", que vous pouvez saisir dans le champ de recherche Outlook, vous verrez une liste de toutes les séries de rendez-vous en un coup d'œil. De cette façon, vous pouvez les modifier ou les supprimer en toute tranquillité. Il est également possible de ne supprimer que les rendez-vous futurs et de laisser le rendez-vous de la série actuel dans le calendrier.

Créez de nouveaux rendez-vous dans le calendrier - simple et convivial

La création d'un nouveau rendez-vous dans Outlook est simple et explicite. Pour cela, cliquez sur le bouton « Nouveau rendez-vous » dans le menu d'options « Nouveau » du calendrier. Si vous travaillez avec plusieurs calendriers en même temps, il est indispensable de vérifier si un nouveau rendez-vous est enregistré dans le bon calendrier. Vous pouvez également concevoir une « nouvelle réunion » ou d'autres éléments, tels qu'une tâche ou un message électronique, directement à partir du calendrier.

Après avoir cliqué sur le bouton « Nouveau rendez-vous », une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir toutes les informations importantes et les détails de la planification.

Entre autres choses, vous avez la possibilité d'inviter d'autres participants nécessaires pour le rendez-vous directement via Outlook.

Dans la zone de menu « Options », vous pouvez définir la façon dont le rendez-vous est affiché dans votre calendrier. Sous "Type de série", vous pouvez convertir le nouveau rendez-vous en un rendez-vous récurrent qui doit recommencer chaque semaine ou chaque mois, par exemple. Semblable au carnet d'adresses, vous avez la possibilité dans le calendrier Outlook de catégoriser le rendez-vous en couleur ou avec un nom spécifique et de le marquer comme "privé". De plus, les rendez-vous importants peuvent être affichés avec un niveau d'importance élevé afin qu'ils ne soient jamais oubliés.

Pour le rendez-vous ou une réunion, fournissez toujours :

• Un titre,

• Définissez le début et la fin du rendez-vous ou sélectionnez "Toute la journée" si la réunion prend un jour ouvré et

• Saisissez le lieu du rendez-vous. Pour les rendez-vous en ligne via Skype ou Zoom, vous trouverez suffisamment d'espace dans l'espace ouvert pour saisir les données d'accès à la réunion. Si Zoom ou un autre service de visiophonie et Outlook sont liés, un rendez-vous Outlook est automatiquement créé pour une réunion Zoom.

• Si vous créez un rendez-vous pour plusieurs participants, vous avez la possibilité de demander une réponse à la demande ou d'exclure les commentaires. Si vous demandez une confirmation de participation, vous aurez toujours un aperçu des participants demandés qui ont accepté ou annulé. En général, il existe les options de réponse suivantes à une requête dans Outlook :

  • Accepter la requête,
  • Accepter la demande avec réservation,
  • Demande d'annulation.

• Laissez toujours Outlook vous rappeler un rendez-vous. Pour cela, utilisez le bouton "Rappel" du menu Options. Par défaut, Outlook définit la valeur comme un rappel 15 minutes avant un rendez-vous. Le rappel, que l'on peut qualifier de « nœud électronique », garantit que vous n'oublierez jamais un rendez-vous. Si vous avez lié Outlook à des terminaux tels que des smartphones ou des montres, vous recevrez automatiquement un rappel sur plusieurs appareils en même temps.

Dans la dernière étape, enregistrez le nouveau rendez-vous à l'aide du bouton "Enregistrer et fermer". Si vous souhaitez déplacer un rendez-vous à un autre jour, vous pouvez facilement le faire en cliquant et en déplaçant la souris. Cette simplicité et cette convivialité vous garantissent de conserver à tout moment votre calendrier Outlook de manière professionnelle et de l'adapter en quelques clics.

Astuce pratique : Les anniversaires ou les anniversaires spéciaux peuvent être automatiquement transférés des contacts vers Outlook. Cela présente deux avantages par rapport à une saisie manuelle dans le calendrier :

1. Vous avez enregistré l'anniversaire directement avec le contact
2. Vous pouvez créer et imprimer des listes d'anniversaires.

Outlook transfère également automatiquement l'anniversaire au calendrier sans que vous ayez à ajouter l'entrée manuellement.

Partagez votre calendrier dans Outlook

Surtout dans le milieu professionnel et tout aussi privé dans la famille, il peut être utile de partager son propre calendrier Outlook. De cette façon, les rendez-vous peuvent être temporairement ou généralement partagés avec d'autres.

Vous pouvez facilement partager votre calendrier Outlook en quelques clics :

1. Cliquez sur le bouton : « Partager le calendrier.

   

2. Sélectionnez « Ajouter » et choisissez un contact dans le carnet d'adresses avec lequel vous souhaitez partager votre calendrier. Fermez la sélection avec "OK".

3. Sous « Autorisations », vous pouvez ensuite définir les niveaux d'autorisation pour votre contact. Par exemple, si vous sélectionnez l'option « Peut afficher tous les détails », votre contact est autorisé à consulter votre agenda en détail.Votre contact ne peut modifier les rendez-vous dans le calendrier que lorsque vous sélectionnez « Peut modifier ». Par exemple, une secrétaire aurait un accès complet au calendrier afin qu'il puisse être tenu de manière professionnelle et efficace. Enfin, sélectionnez "OK" pour enregistrer vos modifications.

4. Votre contact recevra alors un lien d'invitation. Il peut consulter ou modifier le calendrier, en fonction de l'autorisation accordée.

Votre calendrier n'est visible que par les personnes autorisées par vous. Dans un environnement professionnel et lorsque vous travaillez avec Microsoft Exchange, il peut être important que toute l'organisation ait accès à un calendrier public. Dans tous les autres cas, le propriétaire d'un calendrier spécifie personnellement comment d'autres personnes ont accès aux rendez-vous et aux événements.

Important: Si vous travaillez avec une ancienne version de Microsoft Outlook et non avec un serveur Exchange, il peut être difficile de partager le calendrier avec des personnes externes. Dans ce cas, il peut être utile de créer le calendrier via Google ou l'iCloud d'Apple. À partir d'Outlook 2003, il est également possible d'enregistrer le calendrier en tant que site Web. Dans l'étape suivante, le calendrier doit être mis en ligne sous forme de page HTML sur l'intranet ou sur Internet afin d'être partagé.

Créer un nouveau calendrier dans Microsoft Outlook

Vous pouvez créer de nouveaux calendriers dans Microsoft Outlook aussi souvent que vous le souhaitez et les gérer côte à côte. De cette façon, il est possible de séparer judicieusement les rendez-vous professionnels, commerciaux et autres. Vous pouvez créer un nouveau calendrier dans Outlook en cliquant sur "Ouvrir le calendrier / Créer un nouveau calendrier vide".

Pour enregistrer le calendrier, vous devez attribuer un nom unique à l'étape suivante. Votre nouveau calendrier sera affiché avec tous les autres calendriers dans le menu Calendrier de Microsoft Outlook dans le coin inférieur gauche.

Importer des calendriers - quelques étapes seulement pour réussir

Vous pouvez également importer un calendrier public ou partagé à l'aide du bouton « Ouvrir calendrier » Vous pouvez importer des calendriers à partir d'un carnet d'adresses, d'une liste de salles ou d'Internet et visualiser ou traiter les données qu'il contient. Si vous souhaitez ouvrir un calendrier partagé par une autre personne, cela est également possible dans cette zone de menu. Pour utiliser le calendrier partagé, vous avez besoin du nom du calendrier. Celui-ci vous sera envoyé par e-mail avec le chemin de stockage lors de sa sortie. Si le calendrier partagé d'un autre utilisateur ne peut plus être fermé, vous pouvez utiliser d'autres options de configuration.

Certains utilisateurs décrivent un problème qui se produit lors de l'importation de données de calendrier. Un (2) s'affiche à côté de votre propre calendrier. Cela ne veut pas dire qu'il s'agit d'un autre calendrier. Au contraire, il informe l'utilisateur de 2 entrées de calendrier non lues.

Conseil: Si vous souhaitez superposer les vues de calendrier de plusieurs calendriers, cochez tous les calendriers dans le menu d'affichage en bas à gauche dans Outlook. Outlook vous montre ensuite une vue complète dans laquelle les entrées de calendrier sont mises en évidence dans différentes couleurs. Si vous souhaitez modifier l'échelle de temps pour des raisons de clarté, cela est également possible en quelques clics dans les paramètres d'Outlook. Une modification ponctuelle de la grille horaire d'un rendez-vous peut également se faire en un clic.

Assemblez deux calendriers différents

Tenir trop de calendriers différents n'est pas très prometteur dans la pratique. Même si vous superposez les calendriers dans la vue, des redondances et des entrées incorrectes surviennent. Si vous souhaitez regrouper plusieurs agendas et leurs rendez-vous dans un seul agenda, vous pouvez le faire en copiant les rendez-vous d'un agenda à l'autre.

Comment synchroniser le calendrier Outlook

Alors qu'il y a des années, les gens travaillaient exclusivement avec un ordinateur personnel, aujourd'hui, il va de soi de saisir des e-mails ou de nouveaux rendez-vous à l'aide de tous les terminaux existants. Tablette, smartphone, une horloge numérique comme l'Apple Watch ou les ordinateurs portables et assistants numériques comme Siri et Alexa offrent diverses options pour enregistrer des rendez-vous dans le calendrier Outlook et les synchroniser en quelques fractions de seconde.

Si vous utilisez un compte de messagerie Outlook.com ou Outlook sur votre iPhone, iPad ou appareil Android, le calendrier Outlook peut être synchronisé sans aucun problème. L'utilisation d'un calendrier Google ou d'un autre organisateur logiciel dans Outlook ne pose également aucun problème, à condition qu'ils soient correctement migrés.

Synchroniser le calendrier Outlook avec Android

La plupart des utilisateurs d'un téléphone portable ou d'une tablette Android utilisent par défaut Google Agenda sur leur appareil. Afin de l'intégrer dans Outlook, les étapes suivantes doivent être effectuées :

1. Accédez à votre compte Google en ligne et ouvrez le calendrier que vous souhaitez intégrer à Outlook.

2. Dans Google, allez dans la zone de menu « Paramètres de mon calendrier », puis copiez le lien dans l'entrée « Adresse publique au format iCal » dans le presse-papiers.

3. Ouvrez maintenant le menu dans Outlook : "Ouvrir le calendrier / Depuis Internet".

   

4. Dans la boîte de dialogue nouvellement ouverte, entrez le lien Google Agenda.

   

5. Une fois les données transférées, les rendez-vous de Google Calendar et Outlook sont automatiquement synchronisés.

Synchroniser le calendrier Outlook avec Apple

Vous pouvez facilement synchroniser votre calendrier iCloud avec Outlook sur votre PC en téléchargeant le programme Windows gratuit iCloud pour Windows. Après la configuration, vous disposez de différentes options de configuration.

Si vous cochez la case "Mail, Contacts, Calendrier et Tâches", le calendrier iCloud sera intégré à Outlook. À partir de maintenant, vous le trouverez sous forme d'entrée de calendrier distincte dans Outlook. Tous les contacts, tâches et rendez-vous précédents sont également transférés.

Utiliser l'application Outlook sur les appareils mobiles

Avec Android et iOS, vous pouvez également utiliser les versions smartphone et tablette de Microsoft Outlook. Les versions mobiles sont disponibles gratuitement pour les deux systèmes d'exploitation.

• Lien de téléchargement Android
• Lien de téléchargement iOS

Après le téléchargement, vous pouvez utiliser Outlook comme d'habitude sur votre tablette ou votre smartphone. La synchronisation des calendriers existants s'effectue soit via l'assistant d'importation, soit directement lors de la configuration du compte e-mail avec l'assistant d'installation. De plus, de nouveaux calendriers peuvent être ajoutés manuellement à Outlook à tout moment.

Conseils pratiques plus efficaces pour le calendrier Outlook

Activer les liens AND dans la recherche avancée à l'aide du registre

Afin de permettre la recherche de plusieurs termes de recherche dans la fonction de recherche Outlook, qui comprend également le calendrier, vous devez apporter des modifications au registre. Ceci est essentiel car Outlook recherche avec des liens OR par défaut. Le registre Windows s'appelle le registre. Il stocke des informations et des paramètres pour Windows et des programmes tels que Outlook.

En savoir plus sur les liens AND : Comment activer les liens AND dans la recherche avancée à l'aide du registre

Afficher le calendrier sur le bureau

Si vous devez aller vite et que vous avez besoin en même temps d'une présentation claire de votre calendrier, vous pouvez utiliser le programme « N'oubliez pas » pour Outlook. Avec l'application logicielle, vous pouvez afficher vos rendez-vous et tâches d'Outlook directement sur le bureau sous forme de calendrier.

Une application alternative qui affiche également vos rendez-vous sur le bureau sans ouvrir Outlook est l'outil gratuit DeskTask de Carthago Software. L'application interroge les rendez-vous et les tâches des prochains jours depuis Outlook et les affiche clairement sur le bureau. Sans démarrer Outlook, vous avez une bonne vue d'ensemble de tous les rendez-vous à venir.

Archiver le calendrier année par année

Une archive de calendrier est intéressante aussi bien pour le travail professionnel que privé. Vous pouvez à tout moment savoir dans les archives quand un rendez-vous a eu lieu les années précédentes. Ceci est particulièrement important pour les demandes importantes des autorités ou d'autres institutions. De nombreux utilisateurs archivent leur calendrier à la fin de l'année par défaut et utilisent les instructions suivantes pour cela.

Astuce : utilisez Outlook « Aujourd'hui »

Dans le module de messagerie d'Outlook 2007 et 2010, vous pouvez utiliser le bouton « Outlook Today » pour afficher les derniers messages. Pour accéder à l'écran Aujourd'hui en un seul clic depuis le module Calendrier d'Outlook, affichez la barre d'outils étendue.

Astuce : utilisez Cleanreminders si Outlook affiche des rappels deux fois

Les utilisateurs qui doivent coordonner de nombreux rendez-vous bénéficient des rappels Outlook. Dans certains cas, les rappels apparaîtront en double et en triple dans Outlook, ce qui est ennuyeux et peut être gênant. Les utilisateurs de Microsoft Outlook peuvent corriger cette erreur immédiatement avec une simple commande Windows. La liste interne au programme peut généralement être supprimée avec la commande "cleanreminders". En conséquence, les mémoires en double sont éradiquées. Il en va de même si Outlook affiche des rappels pour les rendez-vous passés.

Formater le calendrier selon les règles DIN

Si Microsoft Outlook n'affiche pas correctement les semaines calendaires dans le calendrier, cela peut être dû à un paramètre incorrect. Le calendrier est affiché dans la version américaine et non selon DIN 1355 / ISO 860. Vous pouvez modifier les paramètres dans les options de calendrier dans Outlook.

Définir les heures de travail principales et les rendez-vous récurrents dans le calendrier Outlook

Outlook offre une grande variété de fonctions pour le travail quotidien. Une fonction pratique est le réglage des heures de travail de base. Dans le même temps, un inconvénient est que vous ne pouvez définir les heures de travail de base que sur une base hebdomadaire. Dans le monde du travail de plus en plus flexible, cela n'est pas très efficace, surtout pour les indépendants et les salariés à temps partiel marginaux. Une possibilité de saisir différentes heures de travail est offerte par des rendez-vous en série que vous pouvez créer et modifier individuellement. Avec cette approche, il est possible d'afficher les heures de travail réelles dans Outlook sans aucun problème.

Conclusion : Le calendrier Outlook - une planification professionnelle pour chaque utilisateur

La fonction de calendrier de Microsoft Outlook prend en charge les utilisateurs de diverses manières. D'une part, le calendrier dans Outlook impressionne par sa simplicité de structure, sa clarté et sa convivialité. D'autre part, les rendez-vous peuvent être raisonnablement planifiés et affichés dans différentes vues du calendrier. Avec divers paramètres et options, il est possible d'individualiser le calendrier dans Outlook et de l'adapter aux circonstances personnelles.

Il existe des fonctions différentes et pertinentes pour la pratique dans les fonctions de planification et de calendrier. Du

• Design couleur des rendez-vous sur
• La réponse automatique aux conflits d'horaire jusqu'à
• Pour tabler des représentations

il existe de nombreuses façons de rendre la vie quotidienne efficace avec Microsoft Outlook.

Avec ses fonctions de calendrier et sa planification professionnelle des réunions, Microsoft Outlook garantit que le travail d'équipe est possible à tout moment. En résumé, la fonction calendrier de Microsoft Outlook offre aux utilisateurs privés et aux entreprises de toutes tailles un large éventail d'options pour planifier spécifiquement les rendez-vous et personnaliser l'accès aux calendriers et aux rendez-vous.

Les utilisateurs connaissant les trucs et astuces relatifs aux menus et aux options de paramétrage de Microsoft Outlook peuvent tirer le meilleur parti d'Outlook et planifier leurs rendez-vous de manière optimale. Avec Microsoft Outlook, il est également possible de synchroniser des calendriers, de configurer des séries de rendez-vous et d'intégrer des appareils mobiles. À l'ère de la numérisation, Microsoft Outlook garantit que les rendez-vous et les tâches sont structurés de la meilleure façon possible afin que vous puissiez travailler de manière professionnelle.