Outlook : Connaître et utiliser des trucs et astuces

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Microsoft Outlook est l'un des programmes de communication les plus renommés et les plus efficaces sur le marché des applications logicielles. En plus des fonctions bien connues, telles que changer une police ou une couleur, adapter la mise en forme, lancer la vérification orthographique ou ouvrir la fenêtre du calendrier, il existe d'autres trucs et astuces d'initiés que tout utilisateur devrait connaître. Ces conseils et astuces permettent aux utilisateurs d'Outlook de tirer le meilleur parti d'Outlook afin d'exploiter Outlook plus rapidement et plus précisément.

Trucs et astuces pour Outlook

Fondamentalement, chaque utilisateur est confronté à la question de savoir s'il doit utiliser un programme de communication payant tel que Microsoft Outlook ou s'il est satisfait d'applications gratuites telles que Microsoft Mail ou Mozilla Thunderbird. Si vous avez opté pour Microsoft Outlook, la question se pose également de savoir si vous devez acheter Outlook ou Office en version 32 ou 64 bits.

C'est une question de principe et de puissance de l'ordinateur utilisé. Avec une version 32 bits, un maximum de 4 Go de RAM peut être installé. En revanche, un système d'exploitation 64 bits prend en charge une RAM nettement plus élevée et a donc un niveau de performances plus élevé. En règle générale, 8 Go, 16 Go ou plus de RAM peuvent être utilisés.

Les utilisateurs peuvent trouver des manuels pour tous les programmes et fonctions d'Outlook et en plus de toutes les autres applications logicielles de Microsoft sur Internet au lien suivant : docs.microsoft.com/de-de/.

Démarrez Outlook plus rapidement et réduisez la taille du fichier de données

Le travail quotidien avec Outlook est amusant lorsque le programme fonctionne rapidement et sans défaillance fonctionnelle. Si l'application logicielle démarre lentement et lentement, il se peut qu'il y ait trop de modules complémentaires ou trop lents à blâmer. Dans ce cas, il est important de supprimer les compléments inutiles afin d'accélérer à nouveau le système.

Les gros fichiers PST ou OST peuvent également ralentir un système et la communication avec Microsoft Outlook. Pour cette raison, il est judicieux de vérifier la taille du fichier PST à intervalles réguliers. Toutes les informations et tous les paramètres d'Outlook sont enregistrés en tant qu'entrée dans un fichier PST ou OST. La taille du fichier peut être réduite en stockant ou en archivant autrement des dossiers ou des fichiers volumineux.

Après une action majeure dans laquelle les fichiers sont vérifiés et supprimés, le fichier de données ne peut pas diminuer en taille au même moment. Cela est dû au fait qu'Outlook ne nettoie pas immédiatement le fichier de données après la suppression des informations. Alternativement, la compression du fichier de données peut également être lancée manuellement. Cette procédure permet d'effectuer plus rapidement les sauvegardes nécessaires. De plus, Outlook démarre plus rapidement.

Important: Vérifiez en permanence le dossier "Éléments envoyés". Dans de nombreux cas, il contient une grande quantité de données et de pièces jointes qui ne sont pas absolument nécessaires. Si vous souhaitez économiser de l'espace de stockage, il peut être efficace de vider partiellement le dossier "Éléments supprimés".

Il peut également être intéressant et pratique d'enregistrer et d'évaluer les temps où vous travaillez avec Outlook. Connaître la durée des étapes de travail peut être important, pas seulement pour les travailleurs indépendants, les pigistes ou les employeurs. Les particuliers bénéficient également de l'évaluation des informations, qui peuvent être facilement transférées vers Microsoft Excel.

E-mails et trafic e-mail : conseils pour une meilleure vue d'ensemble et efficacité

Il existe de nombreux trucs et astuces concernant la rédaction et l'envoi d'e-mails et le trafic général des e-mails. Par exemple, saviez-vous qu'avec Outlook, vous pouvez fermer toutes les fenêtres à la fois ?

• Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous appelez Fichier → Tous les éléments fermer.
• Dans Outlook 2010, prenez la commande Affichage → Fenêtre → Fermer tous les éléments.

Incidemment, ces commandes ferment non seulement les messages, mais également toutes les autres fenêtres Outlook. Si vous n'avez pas encore enregistré les modifications dans l'une des fenêtres, Outlook vous offre la possibilité de le faire.

Un autre conseil important pour Outlook est d'ajouter le sujet à la boîte de réception par la suite. L'ajout ultérieur de l'objet à un message peut être utile afin de pouvoir rechercher le contenu de l'e-mail plus efficacement et plus rapidement à l'avenir. Dans le cas d'e-mails envoyés avec ou sans sujet court, il est logique de changer de sujet plus tard.

Rendre Outlook clair - voici comment cela fonctionne

La clarté est fondamentalement un problème important dans Outlook. Par exemple, de nombreux utilisateurs se demandent comment vous pouvez garder une trace de nombreux messages et séparer l'important de l'insignifiant. Une façon consiste à personnaliser les vues dans Outlook. L'objectif de chaque modification des paramètres doit être que la boîte de réception soit gérable. L'efficacité du traitement des e-mails peut également inclure le tri automatique de la boîte de réception par ordre chronologique. Cette procédure permet par exemple, après une longue absence de vacances, à Outlook d'ouvrir le prochain e-mail non lu au lieu du prochain message lu.

La fonction d'affichage des messages pour chaque destinataire ou d'affichage global des e-mails associés peut également être essentielle. Les principales options de réglage se trouvent dans le menu "Affichage".

Conseil d'initié :

Dans Outlook, vous pouvez également utiliser les paramètres d'affichage pour afficher le nombre total de messages dans le dossier au lieu du nombre de messages non lus dans la boîte de réception.

Ouvrez un nouvel e-mail - n'importe où, n'importe quand

Double-cliquez sur un espace libre dans un dossier ou dans la boîte de réception pour ouvrir une fenêtre dans laquelle vous pouvez rédiger un nouvel e-mail.

Cependant, cela ne fonctionne que dans les postes vacants situés sous la liste de courrier électronique - sinon Outlook ouvrira le courrier électronique sur lequel vous avez cliqué. Cependant, vous pouvez masquer la liste de diffusion en cliquant sur l'icône plus à côté de la colonne actuellement regroupée dans Outlook jusqu'à la version 2007. Dans Outlook 2010, réduisez la liste en cliquant sur le triangle noir à côté de la colonne regroupée.

Envoyer le contenu du presse-papiers par e-mail

Avez-vous écrit quelque chose dans Outlook ou dans un autre programme et souhaitez envoyer ce texte par e-mail (ou dans le cadre d'un e-mail) ?

1. Sélectionnez la section de texte et copiez-la dans le presse-papiers avec Ctrl + C.
2. Basculez vers Outlook (quel que soit le module actuellement ouvert).
3. Appuyez sur Shift + Ins - Outlook ouvre une nouvelle fenêtre de courrier électronique et y copie le contenu du presse-papiers.

Si aucune fenêtre de courrier électronique n'apparaît, cliquez sur n'importe quel élément de la fenêtre Outlook (cela peut également être un rendez-vous ou un contact) et appuyez à nouveau sur Shift + Ins.

Accepter ou rejeter des invitations à l'aide d'un raccourci clavier

Vous avez reçu une demande de rendez-vous ? Si vous souhaitez l'accepter, sélectionnez-le dans la boîte de réception et appuyez sur Alt + C ("c" pour "aCcept", traduit : "accepter"). Si vous souhaitez le refuser, sélectionnez-le et appuyez sur Alt + D ("D" pour "refuser").

Répétez la dernière recherche dans Outlook

Vous savez sûrement que vous êtes dans un long e-mail avec Modifier ⇒ Rechercher (jusqu'à Outlook 2003) ou Message ⇒ Recherche ou recherchez une chaîne de caractères avec le raccourci clavier F4. Tant que vous avez ouvert la boîte de dialogue de recherche, vous pouvez utiliser le bouton Continuer les recherches passer à l'occurrence suivante.

Cependant, lorsque vous avez fermé la boîte de dialogue, appuyez sur la combinaison de touches Maj + F4 - Outlook passera à l'occurrence suivante sans d'abord ouvrir la boîte de dialogue.

Dès que vous avez atteint le dernier emplacement, Outlook affiche un message correspondant.

Triez et recherchez Outlook encore plus rapidement

Voulez-vous afficher tous les e-mails du dossier actuel provenant d'un expéditeur spécifique ? Procédez comme suit dans Outlook jusqu'à la version 2007 :

1. Cliquez dans le champ de recherche ou appuyez sur Ctrl + E pour placer le curseur dans le champ de recherche.
2. Saisissez les premières lettres du nom de l'expéditeur. Outlook filtre désormais tous les e-mails contenant le texte de recherche saisi dans l'expéditeur, l'objet ou le texte du message.
3. Cliquez sur l'en-tête de la colonne deafin que les e-mails de cet expéditeur soient affichés ensemble.

Dans Outlook 2010, il existe une variante plus rapide (mais malheureusement uniquement à partir de cette version):

1. Cliquez sur l'en-tête de la colonne depour trier par cette colonne. De cette façon, tous les e-mails de chaque expéditeur sont affichés les uns en dessous des autres.
2. Saisissez les premières lettres commençant par le nom de l'expéditeur. Cela vous amène au premier e-mail de cet expéditeur.

Remplir automatiquement le champ d'adresse dans Outlook

Outlook suggère généralement des adresses e-mail déjà utilisées dès que vous tapez une lettre ou deux dans le champ ÀChamp saisi. Outlook recherche la liste des adresses e-mail saisies précédemment (la liste de saisie semi-automatique). Si cela ne se produit pas, vous pouvez utiliser Ctrl + K pour rechercher des entrées appropriées dans le carnet d'adresses.

Afficher directement les noms de fichiers des systèmes

Vous constatez souvent que vous recevez toute une série de pièces jointes dans un e-mail et que vous avez des difficultés à distinguer les fichiers car les noms ne diffèrent qu'à la fin, mais Outlook n'affiche pas les noms de fichiers en entier ? Ensuite, vous devez d'abord ouvrir l'e-mail pour voir les noms complets.

Dans Outlook, vous pouvez également le faire sans ouvrir l'e-mail. Vous trouverez votre propre commande dans le menu contextuel (dans la boîte de réception), que vous pouvez utiliser pour ouvrir un sous-menu dans lequel les noms de tous les systèmes peuvent être vus. À partir du sous-menu, vous pouvez ouvrir immédiatement des systèmes individuels avec le programme associé. La commande du menu contextuel s'appelle Afficher les pièces jointes.

Déplacer des e-mails sans glisser-déposer

Les e-mails peuvent généralement être déplacés très facilement vers un dossier par glisser-déposer. Parfois, cependant, le glisser-déposer n'est pas pratique, par exemple lors du "remplacement de la souris" de certains ordinateurs portables. Une commande du menu contextuel aide :

• Dans Outlook jusqu'à la version 2007, cliquez sur le ou les e-mails avec le bouton droit de la souris et appelez la commande Déplacer vers un dossier au. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre maintenant, sélectionnez le dossier de destination souhaité et cliquez sur d'accord.
• Dans Outlook 2010, cliquez sur le ou les e-mails avec le bouton droit de la souris et invoquez la commande Se déplacer et sélectionnez le dossier de votre choix dans le sous-menu qui va maintenant s'ouvrir. Cependant, seuls les dossiers de niveau supérieur apparaissent dans le sous-menu; Des dossiers plus profondément imbriqués peuvent être trouvés via l'entrée de menu Dans un autre dossier.

Gérer le stockage des e-mails et la connexion Internet

Si vous souhaitez envoyer un e-mail avec une pièce jointe volumineuse de plus de 20 Mo via votre Outlook, vous recevrez très probablement un message d'erreur avec les paramètres Outlook standard. Microsoft Outlook limite la taille des fichiers que vous pouvez envoyer à 20 Mo ou 10 Mo pour les comptes Exchange. Cette limite empêche votre ordinateur de télécharger en permanence des pièces jointes surdimensionnées qui dépassent les limites de la plupart des fournisseurs de services Internet. Vous pouvez envoyer des pièces jointes plus volumineuses que la moyenne via OneDrive ou un autre fournisseur de cloud. Les images et les graphiques en particulier peuvent prendre beaucoup de place. Pour cette raison, à partir d'Outlook 2010, vous avez la possibilité de compresser les images avant de les envoyer par e-mail.

Si vous ne disposez pas d'une connexion Internet suffisamment rapide ou seulement coûteuse en vacances ou en voyage d'affaires, il est judicieux de télécharger uniquement les en-têtes des e-mails dans Outlook dans un premier temps. Dans ce cas, vous verrez les informations suivantes dans chaque e-mail :

• Référence,
• Expéditeur,
• Destinataire,
• Envoyer la date.

Ce n'est que lorsque vous ouvrez un e-mail qu'il sera complètement téléchargé. Vous effectuez les réglages dans les options Outlook.

Astuce logiciel :

Si vous souhaitez supprimer automatiquement les e-mails en double, le logiciel MoDupRemover peut être intéressant et efficace. Il supprime systématiquement les messages en double depuis les premiers jours d'Outlook et est compatible avec la version actuelle d'Outlook et de Windows 10.

Tutoriel vidéo - conseil d'expert : Comment enregistrer une note personnelle dans Outlook

Conseil d'expert « propre note »

Dans certains cas, il peut être important d'ajouter des notes personnelles à un e-mail. Outlook propose cette option à ses utilisateurs avec la fonction « Message public » Avec cette fonction, vous pouvez créer un message dans votre boîte de réception ou dans un dossier spécifique sans avoir à l'envoyer au préalable. Malgré le terme trompeur de « message public », cette note n'est visible que par l'utilisateur. Il ne peut pas être envoyé car il n'a pas de champ destinataire. Dans Outlook 2010 et versions ultérieures, appelez la commande "Démarrer> Nouveaux éléments> Éléments supplémentaires> Publier un message public dans ce dossier". Dans la version actuelle d'Outlook 365, la fonction s'appelle " Publier dans ce dossier. " Vous pouvez trouver l'option dans le ruban " Démarrer ".

Vous pouvez professionnaliser vos propres notes ou messages en général avec des parties rapides. Semblables aux modules de série dans Microsoft Word, les modules rapides dans Outlook se composent de textes ou de parties de texte prêts à l'emploi qui peuvent être enregistrés en tant que modules rapides dans l'onglet "Insertion" de la catégorie "Texte". En principe, une ou plusieurs parties rapides peuvent se développer à partir de chaque e-mail.

Imprimer et enregistrer des e-mails

Tous les messages ne sont pas importants et doivent être conservés. Certains e-mails sont également indispensables d'un point de vue professionnel ou privé et doivent être archivés et également imprimés. Même si Outlook dispose d'une bonne fonction d'impression intégrée, tous les e-mails élaborés ne sont pas imprimés correctement. Cela fonctionne sans aucun effort en affichant l'e-mail dans le navigateur. L'impression fonctionne également avec les messages formatés en html. Dans le navigateur, vous trouverez également des paramètres d'affichage spécifiques avec lesquels vous pouvez prévisualiser et définir l'impression.

Dossier de recherche

Dans Outlook, vous trouverez les deux dossiers de recherche côté système et vous pouvez également créer des dossiers de recherche personnels. Grâce aux dossiers de recherche, vous pouvez trier vos e-mails selon des critères prédéfinis. Les dossiers de recherche existants se trouvent dans le ruban "Dossiers". Vous pouvez également y créer de nouveaux dossiers de recherche.

Raccourcis clavier importants et étapes rapides :

1. Ouvrir le menu contextuel via le clavier : Appuyez sur la touche Shift + F10.
2. Ouvrir la fenêtre de dialogue : Ctrl + Maj + Y.
3. Déplacer les messages vers un dossier : CTRL + SHIFT + V.
4. Créez une note (à partir de chaque module) : CTRL + N ou CTRL + MAJ + N.
5. Imprimez plusieurs e-mails à la fois : maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les e-mails les uns après les autres avec la souris.
6. Supprimez les e-mails non lus et sans importance en un clic : CTRL + A.
7. Démarrez Outlook une seule fois : C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICExx\outlook.exe"/recycle (Pour xx entrez le numéro de version de votre Outlook et copiez la commande dans l'invite de commande avec un clic droit)

Conclusion : utilisez les trucs et astuces Outlook pour des raisons d'efficacité

Par-dessus tout, les utilisateurs apprécient la convivialité de Microsoft Outlook et la gamme de fonctions, qui incluent de nombreux autres outils et fonctions en plus de la composition et de l'envoi d'e-mails. Connaître les fonctions générales d'Outlook est essentiel. De plus, pour des raisons d'efficacité, il est avantageux d'essayer et d'appliquer des trucs et astuces supplémentaires. Avec eux, il est possible de tirer le meilleur parti de Microsoft Outlook, de traiter chaque tâche de manière professionnelle et d'utiliser toutes les possibilités offertes par l'application logicielle pour les utilisateurs privés ou professionnels.