Numériser des documents : instructions et programmes gratuits

Atteignez votre objectif facilement avec ces instructions étape par étape

Si vous avez chez vous des documents papier que vous souhaitez sécuriser numériquement, vous pouvez les numériser. Même dans de nombreux bureaux, il existe encore d'anciens fichiers et documents qui doivent être transférés dans le monde numérique. Avec un scanner, il est facile de créer des images numériques de documents analogiques. Même les photos ou les diapositives peuvent être numérisées et l'archivage ne se fait pas seulement dans des boîtes et des albums photos au sous-sol. La numérisation crée une impression 2D du document analogique, qui peut ensuite être modifiée sur l'ordinateur selon les besoins.

Numériser des documents : c'est pourquoi cela a du sens

Lorsque vous numérisez un document, il en crée une version numérique que vous pouvez enregistrer sur votre ordinateur. Grâce à un scan, vous pouvez :

• pour sauvegarder
• Trier par
• éditer
• dupliquer
• envoyer

Le fichier créé par votre document numérisé reproduit initialement les informations contenues dans le document original. Vous pouvez ensuite modifier le fichier comme vous le souhaitez avec le logiciel de numérisation approprié. Qu'il s'agisse d'ajustements des couleurs ou de la fusion de différentes numérisations, vous décidez si et comment vous souhaitez modifier votre numérisation.

Scanner : Vous pouvez choisir entre ces 2 variantes

Pour numériser des documents, vous avez besoin d'un scanner. Vous avez le choix entre deux variantes :

• Avec un scanner à plat, vous disposez d'un appareil compact avec lequel vous pouvez numériser des formats DIN A4 et des documents de plus petite taille.
• Avec un appareil multifonction, vous pouvez non seulement numériser, mais aussi imprimer et copier. Dans le passé, de nombreux appareils multifonctions disposaient également d'une fonction de télécopie intégrée, de nos jours, c'est plutôt le WLAN ou le Bluetooth qui est intégré aux appareils.

Les appareils multifonctions sont nettement plus volumineux que les scanners à plat et sont donc plus fréquemment utilisés dans les bureaux ou les environnements de travail. Si vous possédez un périphérique multifonction et si vous numérisez et imprimez fréquemment, il est préférable d'en acheter un avec un chargeur de documents afin de ne pas avoir à charger chaque feuille de papier individuellement.

Numérisation de documents : voici comment ça marche

Pour numériser des documents, vous avez besoin d'un ordinateur et d'un scanner.

Connectez le scanner à l'ordinateur.

Placez ensuite votre document face à numériser vers le bas sur la plaque de verre du scanner allumé.

Appuyez ensuite sur le bouton "Scan" et vous verrez l'image du document s'afficher sur l'écran de votre ordinateur après quelques secondes en un seul clic.

Enregistrez le document lorsque vous en êtes satisfait.

Si vous souhaitez modifier quelque chose, vous pouvez répéter l'analyse après avoir ajusté les paramètres.

Après la numérisation, modifiez le document comme vous le souhaitez à l'aide du logiciel sélectionné. Par exemple, si vous l'avez scanné sous un angle, vous pouvez le redresser avec un programme comme Scantailor.

Enregistrez-le dès que vous avez fini de le modifier.

Avec le bon logiciel, comme iCopy, vous pouvez également imprimer vos numérisations directement si vous disposez d'une imprimante connectée à votre PC. Avec des programmes de messagerie tels que Microsoft Outlook, Thunderbird ou Windows Mail, il est possible d'envoyer des scans directement par e-mail. Vous pouvez numériser et partager des documents papier immédiatement. Incidemment, la livraison de Microsoft Outlook comprend également ScanPST - vous pouvez utiliser ce programme pour réparer votre dossier personnel dans Outlook.

Astuce

Assurez-vous de régler votre scanner sur la bonne résolution avant de numériser. Sinon, les éléments de texte peuvent apparaître flous. Choisissez une résolution de 300 dpi pour les documents texte en noir et blanc. Si vous traitez du texte sur du papier de couleur, vous pouvez également augmenter la luminosité de la numérisation - de 10 %.

Plus vous numérisez de couleurs et de graphiques, plus le fichier sera volumineux. Si vous souhaitez économiser de l'espace de stockage et accélérer la numérisation, vous pouvez définir les paramètres de couleur pour la numérisation en noir et blanc si les couleurs ne sont pas si importantes pour votre document numérique.

Vous n'avez pas besoin de télécharger de logiciel supplémentaire sur Internet pour numériser. Vous n'en avez besoin que si vous souhaitez modifier votre document numérique ultérieurement. La plupart des scanners sont livrés avec un logiciel associé que vous pouvez utiliser pour numériser et effectuer des réglages de base. Sous Windows 10, vous n'avez besoin d'aucun logiciel pour numériser.

Numérisation sous Windows 10

1. Installez le scanner avant de commencer.

2. Ouvrez le menu Démarrer en bas à gauche, puis entrez "Windows Fax and Scan" dans la fonction de recherche.

3. Cliquez sur le programme puis allez dans "Nouvelle analyse".

4. Sous « Aperçu », vous pouvez ajuster la zone que vous souhaitez numériser à votre guise.

5. Vous pouvez maintenant choisir le format dans lequel vous souhaitez enregistrer votre numérisation. Il est également possible d'enregistrer le scan sous forme de fichier PDF.

6. Après le scan vous trouverez vos documents scannés dans le dossier "Documents" -> "Documents scannés"

7. Vous avez également la possibilité de transmettre le fichier à d'autres personnes sous forme de courrier ou de fax pendant la numérisation.

   

Enregistrez vos scans dans ce format

En règle générale, les numérisations sont enregistrées au format JPEG.webp ou JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Le format JPEG.webp est le format le plus répandu pour enregistrer des fichiers image, car une numérisation n'est rien de plus qu'un fichier image. JPEG.webp fonctionne en fonction des pixels et la compatibilité et la convivialité sont élevées. Presque tous les logiciels peuvent également ouvrir le format JPEG.webp ou convertir d'autres formats de fichiers en JPEG.webp. Lors de la numérisation, cependant, il peut y avoir une légère perte de qualité si le document est ensuite enregistré au format JPEG.webp. En cas d'anomalies graves, cependant, cela peut généralement être compensé et retravaillé avec un logiciel.

Les autres formats sont les formats PNG et TIFF. PNG est particulièrement adapté lorsque des fichiers image doivent être compressés. TIFF permet de convertir des fichiers sans aucune détérioration de la qualité. Les fichiers au format Tiff peuvent également être particulièrement bien post-traités avec un logiciel graphique.

Enregistrez les numérisations au format PDF avec Adobe Acrobat

Pour enregistrer une numérisation au format PDF, la reconnaissance de texte, également appelée OCR (Reconnaissance optique de caractères), est requise. Cette reconnaissance optique de caractères permet également de rechercher des éléments de texte dans des images ou des graphiques afin qu'ils soient convertis et convertis en fichiers modifiables et consultables. Les fichiers image au format JPEG.webp ne sont pas, par exemple, sous Windows 10, vous pouvez choisir d'enregistrer votre numérisation au format PDF directement lors de la création de la numérisation. Si vous utilisez le programme Adobe Acrobat, vous pouvez enregistrer vos fichiers numérisés directement sous forme de fichier PDF. Vous pouvez ensuite numériser le document papier avec reconnaissance automatique des couleurs et l'enregistrer au format PDF, ou vous pouvez définir vos propres spécifications personnelles sous "Numérisation définie par l'utilisateur".

Vous pouvez choisir parmi ces valeurs par défaut :

• Détection automatique du mode couleur
• Document couleur
• Document en noir et blanc
• Document en niveaux de gris
• photo couleur

Vous pouvez également choisir de numériser plusieurs fichiers en tant que fichier PDF en même temps. Vous pouvez ensuite optimiser les PDF numérisés. Malheureusement, Adobe Acrobat n'est pas gratuit si vous souhaitez l'utiliser à long terme - une version d'essai est disponible gratuitement.

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ABBYY Fine Reader

FineReader vous permet de numériser, d'éditer des numérisations et de convertir vos numérisations en documents PDF. Vous pouvez annoter les documents et les partager avec d'autres, tout en gardant une trace des modifications qui ont été apportées à votre dossier. Vos scans peuvent également être convertis en fichiers Excel ou Word.

Readiris Pro

Le logiciel Readiris Pro est compatible avec Windows 7,8 et 10. Vous pouvez convertir vos numérisations au format PDF, ePub au format eBook, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF et bien plus encore. Vous n'êtes pas obligé de vous limiter à des documents purement textuels. Le logiciel peut également lire les éléments textuels des images et n'en extraire que ceux-ci. Si vous enregistrez vos numérisations au format PDF avec Readiris Pro, vous pouvez également utiliser le logiciel pour ensuite fusionner, compresser et organiser vos fichiers PDF.

Scan papier

Avec PaperScan, vous pouvez numériser des documents, des dessins et des photos. Vous pouvez faire pivoter, déplacer, mettre en miroir ou supprimer les numérisations comme vous le souhaitez. Les réparations des fichiers peuvent également être effectuées en appuyant sur un bouton, telles que le réglage des fissures ou des trous présents sur le modèle analogique. Vous pouvez également ajuster les couleurs à votre guise et votre document peut également être converti en niveaux de gris ou en noir et blanc. Vous pouvez également choisir parmi de nombreux filtres. Les formats suivants peuvent être sélectionnés :

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 signifie « Not Another PDF Scanner » et est un outil simple pour numériser vos documents et images. Le scanner n'a pas besoin d'être installé séparément via un pilote, mais est automatiquement reconnu par le programme. Vous pouvez éditer vos scans avant le scan, par exemple en spécifiant la section image. Grâce à la reconnaissance automatique de texte, vous pouvez rapidement copier du texte à partir de documents. Vous pouvez enregistrer vos scans aux formats JPG.webp, PNG, TIFF et bien sûr PDF habituels.

VueScan édition gratuite

Plus de 1 850 scanners sont pris en charge par VueScan Free Edition. Avec le logiciel gratuit, vous pouvez non seulement numériser des documents, mais aussi des images et des films. Vous pouvez choisir entre différents niveaux de qualité afin de numériser au mieux vos modèles. Vous pouvez également recadrer vos numérisations à l'avance, ajuster les couleurs et choisir diverses options de filtre.

Conseil:

Les documents peuvent également être numérisés avec un smartphone. Avec des applications comme Adobe Scan ou CamScanner, vous pouvez facilement prendre des photos de documents à l'aide de l'appareil photo de votre smartphone. Adobe Scan permet même la reconnaissance de texte avec OCR. Après le processus de numérisation, vous pouvez enregistrer l'image sur votre smartphone, l'envoyer ou la charger dans un cloud.

Conclusion : numérisez les documents et modifiez-les à votre guise

Si vous souhaitez numériser des documents papier, vous ne pouvez pas éviter de les numériser. Cela peut être fait à l'aide d'un smartphone, mais un scanner est meilleur et offre plus d'options. Selon la quantité que vous numérisez, imprimez et copiez, vous achetez soit un simple scanner à plat, soit un appareil multifonctionnel. Avec Windows 10, vous n'avez plus besoin de logiciel supplémentaire pour numériser vos documents. Si vous souhaitez éditer, convertir, couper ou fusionner vos scans, vous avez besoin d'un programme supplémentaire tel que VueScan ou Readiris Pro. Selon le système d'exploitation, vous aurez peut-être également besoin d'un logiciel supplémentaire pour convertir vos numérisations en un fichier PDF. Assurez-vous que cela inclut également la reconnaissance optique de texte (OCR) afin que vos numérisations soient modifiables et consultables.