C'est ainsi que votre Microsoft Outlook devient clair !

Avec des conseils utiles et de l'aide

Connaissez-vous le sentiment? Vous vous êtes préparé professionnellement, vos rendez-vous et tâches ont été strictement organisés et malgré le meilleur travail préparatoire vous avez oublié un rendez-vous important. Malgré un système de planification étanche et structuré, il peut arriver que des choses importantes soient négligées. C'est ennuyeux quand les rendez-vous, les délais ou l'achèvement d'une tâche sont oubliés. Outlook propose un certain nombre de fonctionnalités pour vous aider :

• Prioriser les choses importantes et
• Ponctuel aux rendez-vous ou
• Pensez à leur préparation.

Utiliser les rappels dans Outlook

Outlook permet aux utilisateurs de se souvenir facilement des tâches ou des rendez-vous importants. Avec la fonction de rappel intégrée à Outlook, vous n'avez plus à noter un rendez-vous ou la réalisation d'une tâche sur un Post-it ou à la main dans le calendrier. Outlook vous rappellera automatiquement tout ce qui est important. A cet effet, le logiciel affiche une fenêtre avec les informations sur le rendez-vous ou la tâche et émet également un signal sonore. Cela fonctionne aussi bien sur l'ordinateur que sur les smartphones ou tablettes synchronisés.

Définir des rappels dans les nouveaux rendez-vous

Pour définir des rappels pour les nouveaux rendez-vous, procédez comme suit :

1. Créez un nouveau rendez-vous dans Outlook.

2. Dans le champ de sélection "Rappel", sélectionnez le délai souhaité. Vous pouvez choisir entre quelques minutes, heures, jours ou semaines.

3. Pour les tâches et suivis, cochez la case "Rappel" et choisissez la date et l'heure à laquelle vous souhaitez que la notification apparaisse.

Avec les rappels dans Outlook, vous êtes rappelé de manière fiable des rendez-vous et des tâches ou des rendez-vous avec d'autres. Outlook offre également la possibilité d'activer automatiquement un rappel pour chaque rendez-vous ou tâche. Pour cela, utilisez la commande : « Fichier » > « Options » > « Calendrier ou Tâches ». Le rappel des tâches à l'échéance apparaît à une heure fixe.

Étant donné que tous les rendez-vous ou toutes les tâches n'ont pas la même importance, les utilisateurs doivent se demander si un paramètre standard a du sens dans ce cas.

Conseil:

Lors de l'installation pour la première fois, Outlook affiche la fenêtre de rappel 30 minutes avant chaque rendez-vous par défaut. Si vous souhaitez modifier cela et définir des rappels individuellement, vous devez désactiver le rappel standard. Cela fonctionne en passant aux paramètres du calendrier comme décrit ci-dessus et en désactivant la case à cocher pour les rappels standard.

Utiliser la fonction de suivi pour les resoumissions

La fonction de tâche dans Outlook est facile à utiliser et efficace. Si vous ne souhaitez pas créer de tâche avec ou de rappel pour chaque appel téléphonique en attente ou pour de simples réponses par e-mail, vous pouvez également utiliser les fonctions de rappel pratiques d'Outlook comme alternative.

Pour utiliser le suivi dans Microsoft Outlook, procédez comme suit :

Saisissez une tâche dans le planificateur de tâches et liez-la aux données de contact ou à l'e-mail auquel vous souhaitez répondre. Pour cela, sélectionnez le contact ou l'e-mail et appelez la commande : « Démarrer » > « Suivre ». Cliquez sur « Personnalisé » et sélectionnez la date d'échéance à l'étape suivante. Si vous le souhaitez, vous pouvez également définir un rappel en option.

Dans le menu « Pour le suivi », vous trouverez également des dates d'échéance prédéfinies parmi lesquelles choisir. Par exemple, si vous sélectionnez l'entrée "Semaine suivante", vous recevrez des informations de rappel pour la semaine suivante. De plus, vous devez cliquer sur le symbole de la cloche et ajouter le rappel pour que le rappel automatique soit activé.

Laissez-vous rappeler à vous-même et aux autres les dates importantes

Il y a des dates et des délais qui sont extrêmement importants et décisifs pour la suite du flux de travail. Si vous souhaitez rappeler automatiquement au destinataire d'un message que vous attendez une réponse, vous pouvez ajouter une note de suivi au message dans Outlook. A partir de la version Outlook 2007, vous pouvez également activer personnellement un deuxième suivi pour vous-même. Avec cette procédure, vous générez une nouvelle soumission numérique privée.

Pour marquer un rendez-vous important de cette manière, procédez comme suit :

1. Dans l'onglet MESSAGE du rendez-vous que vous souhaitez envoyer, cliquez sur SUIVI.

2. Sélectionnez ensuite DÉFINI PAR L'UTILISATEUR.

3. Définissez une étiquette pour le destinataire dans la partie inférieure de la fenêtre. Par exemple, vous devez répondre au message avant 16h00 le jeudi.

4. Un niveau au-dessus du suivi des destinataires, vous activez le suivi pour vous-même personnellement. Par exemple, laissez-vous rappeler la réponse demandée le lendemain matin. Avec cette procédure et un suivi proactif, vous avez la garantie d'avoir suffisamment de temps pour faire un suivi auprès du destinataire s'il n'a pas encore répondu.

À partir d'Outlook 2010 : voici comment vous pouvez être rappelé des tâches à venir

Si vous souhaitez qu'Outlook vous rappelle automatiquement les tâches qui ont une date d'échéance, vous pouvez automatiser la fonction de rappel avec le paramètre suivant :

1. Accédez à Fichier> Options.

2. Ouvrez l'onglet "Tâches".

3. Activez l'option "Activer les rappels pour les tâches avec une date d'échéance".

4. Sélectionnez l'heure souhaitée sous "Heure de rappel standard".

Utiliser des dossiers ou rechercher des dossiers

Les différents dossiers d'Outlook peuvent également être utilisés afin de ne pas perdre de vue les tâches importantes. Par exemple, vous pouvez créer un dossier « À faire » personnel dans lequel vous pouvez déplacer tous les e-mails qui nécessitent encore une action. Contrairement au suivi, aucune date d'échéance n'est fixée pour les e-mails contenus dans le dossier. Vous devez personnellement vous rappeler de regarder dans le dossier et de répondre aux e-mails en attente. Si vous chargez de nouveaux e-mails chaque jour et que vous y répondez, les dossiers personnels sont utiles pour structurer votre propre travail. Après avoir répondu, le message peut être déplacé vers le dossier dans lequel il doit être enregistré ou archivé à long terme.

Le dossier de recherche "Pour le suivi", qui était prédéfini dans les anciennes versions d'Outlook et se trouve à la fin de la liste des dossiers, est pratique et convivial. Dans la version actuelle d'Outlook 365, vous trouverez le dossier sous le nom "Rechercher le dossier" à la fin de l'arborescence des dossiers.

Ouvrez ce dossier et entrez les paramètres de recherche, Outlook trouvera tous les e-mails que vous avez marqués pour le suivi en quelques secondes et les affichera. De cette façon, vous avez un aperçu instantané similaire à celui du dossier À faire. Une différence majeure est que le dossier de recherche collecte les e-mails marqués pour le suivi à partir de l'ensemble de la boîte de réception et des dossiers qu'elle contient. Les e-mails que vous avez enregistrés dans le dossier client respectif sont ainsi également affichés.