Outlook : nettoyer la boîte aux lettres avec des fonctions

La boîte de dialogue "Nettoyer la boîte aux lettres" vous offre diverses options pour réduire la taille de votre boîte aux lettres

Malgré toutes les améliorations de ces dernières années, une chose n'a pas changé dans Outlook : la boîte aux lettres ne cesse de croître, même si vous supprimez régulièrement les e-mails dont vous n'avez plus besoin. Même la compression automatique du dossier personnel (fichier PST) n'apporte pas vraiment de solution permanente.

Vous pouvez contrôler la taille des fichiers Outlook à l'aide de la fonction « Nettoyer la boîte aux lettres », que vous pouvez appeler via le menu Extras :

Avec ces options, vous pouvez nettoyer votre boîte aux lettres dans Outlook

• Tout d'abord, utilisez le bouton « Afficher la taille de la boîte aux lettres » pour répertorier les exigences de stockage des dossiers individuels. Vous verrez alors quels dossiers occupent une place particulièrement importante et vous pourrez les supprimer.

• Vous pouvez également rechercher des éléments plus anciens dans la boîte de réception. Pour cela, saisissez une valeur correspondante dans le champ "Rechercher des éléments antérieurs à … jours" et cliquez sur "Rechercher". Dans la liste qui est ensuite éditée, sélectionnez tous les éléments ou des éléments individuels et supprimez-les.

• Si vous souhaitez archiver des éléments plus anciens, cliquez sur "AutoArchive". Les fichiers d'archive sont enregistrés sous "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".

• Vous pouvez également laisser le dossier Éléments supprimés vide (ou afficher son utilisation actuelle de la mémoire).

• S'il y a des conflits d'affectation avec certains éléments, ceux-ci sont stockés dans un dossier appelé "Conflits". Vous pouvez afficher sa taille dans la boîte de dialogue « Nettoyer la boîte aux lettres »; vous pouvez également avoir le dossier vide ici.

Comment trouver et supprimer des e-mails qui utilisent beaucoup d'espace de stockage

À l'aide d'une fonction intégrée à Outlook 2010, vous pouvez afficher tous les e-mails particulièrement volumineux de tous les dossiers de la boîte de réception. Vous pouvez alors facilement supprimer les « poussins de l'espace » dont vous n'avez plus besoin (si cela a du sens, enregistrez au préalable les pièces jointes dans les e-mails sur le disque dur).

Pour retrouver les e-mails particulièrement volumineux, procédez comme suit dans Outlook 2010 :

1. Allez dans la commande "Fichier, Outils pour nettoyer" puis "Nettoyage de la boîte aux lettres".
2. Activez l'option "Rechercher les éléments de plus de … kilo-octets" et entrez une valeur, par exemple 500 ou 1000 kilo-octets.
3. Cliquez sur "Rechercher".
4. La boîte de dialogue "Recherche avancée" apparaît maintenant, dans laquelle les e-mails qui correspondent au critère de recherche sont affichés. Ici, vous pouvez supprimer ou ouvrir des e-mails afin d'enregistrer les pièces jointes qu'ils contiennent sur le disque dur.
5. Dès que vous avez terminé de supprimer les e-mails dont vous n'avez plus besoin, fermez la boîte de dialogue.
6. Videz ensuite le dossier « Éléments supprimés » et laissez le dossier personnel se compresser.