Si vous pensez au stockage dans le cloud et aux solutions de stockage et de sauvegarde de données externes, la plupart des utilisateurs pensent d'abord à des produits tels que OneDrive, Google Drive ou iCloud. La société américaine Box et Box Cloud sont pour la plupart inconnues des utilisateurs privés en Allemagne. Car la Box Cloud, avec son panel de fonctionnalités, est une alternative intéressante aux solutions cloud habituelles, notamment pour les entreprises.
Box n'est pas tant un stockage cloud classique, mais un logiciel ECM dont les caractéristiques et fonctions principales incluent un stockage cloud sécurisé appelé Box Cloud.
Qu'est-ce qui distingue un logiciel ECM d'un cloud ?
ECM est l'abréviation du terme anglais Enterprise Content Management. Le logiciel ECM est utilisé pour créer, organiser, stocker et distribuer du contenu. Le logiciel ECM peut également être utilisé pour automatiser les processus et simplifier les flux d'informations entre les différents départements et unités organisationnelles.
Les avantages d'un logiciel ECM sont multiples. Les logiciels ECM peuvent aider les entreprises à réduire leurs coûts en numérisant et en automatisant le contenu. Cela peut également contribuer à accroître l'efficacité et à éliminer les inefficacités dans les flux de travail. Les produits logiciels ECM tels que Box peuvent aider les entreprises à mieux gérer leurs données et à minimiser les risques de sécurité.
Le logiciel ECM est souvent utilisé par les grandes entreprises pour gérer le contenu et les processus de manière professionnelle et numérique.Par exemple, la compagnie d'assurance suisse Zurich, DEKA-Immobilien d'Allemagne ou MED EL, un fabricant électromédical également basé en Allemagne, ainsi que de nombreuses autres sociétés bien connues travaillent avec Box. Selon Box, plus de 100 000 entreprises dans le monde font confiance à Box et Box Cloud. Le logiciel ECM peut également être utilisé par les petites et moyennes entreprises ou les utilisateurs privés. Le logiciel ECM est une solution flexible et personnalisable qui répond aux besoins de tout utilisateur professionnel ou domestique.
Contrairement au stockage en nuage typique, un logiciel ECM comme Box offre une solution logicielle complète pour la sauvegarde des données, la collaboration en réseau et les flux de travail simplifiés - des tâches que les solutions de stockage en nuage typiques ne peuvent pas effectuer seules.
Quels sont les avantages de Box Cloud ?
La Box Cloud est un cloud de contenu. En pratique, cela signifie qu'il fonctionne non seulement comme un magasin de données et pour la sauvegarde des données, mais se concentre également sur la collaboration sur les documents de l'entreprise.Cette approche de contenu innovante, dans laquelle l'accent est mis sur le contenu et non sur les documents (fichiers), intéresse particulièrement les entreprises actives à l'échelle mondiale.
Qu'il s'agisse d'informations marketing sur les produits, de contrats d'achat, de documents contractuels du service des ressources humaines ou d'images et de vidéos, tous ces documents sont très pertinents pour l'organisation d'une entreprise. Surtout lorsque différentes divisions dans différents pays travaillent avec les mêmes produits et services, il est crucial que le contenu identique soit disponible dans tous les domaines. Ce n'est pas seulement important en raison d'une identité d'entreprise uniforme, mais cela permet également d'économiser les coûts qui en découlent. Box Cloud garantit qu'un stockage de données centralisé, numérique et sécurisé est disponible pour l'ensemble du groupe d'entreprises.
Box Cloud est également conçu pour l'ensemble du cycle d'utilisation du contenu. Cela signifie que chaque fichier reste sur la plate-forme et peut être édité et utilisé conjointement, depuis le stockage initial et la publication des données jusqu'à la signature électronique et la classification.
En tant que cloud de contenu, un logiciel ECM comme Box avec le Box Cloud contribue de manière décisive à garantir que les processus restent légers, que les informations de chaque division sont disponibles et que les données sensibles de l'entreprise sont protégées à tout moment.
Quelles sont les 3 valeurs ajoutées les plus importantes de la Box Cloud ?
En tant qu'application logicielle ECM, Box peut aider les différentes divisions de l'entreprise à travailler de manière efficace et collaborative. Surtout, les quatre valeurs ajoutées suivantes parlent d'utilisation de Box en entreprise ou pour un usage privé, ce qui est également possible avec la Box Cloud :
1. Sécurité, conformité et stockage régional
Dans chaque entreprise, il y a une grande quantité de données qui doivent être protégées. Tant les informations personnelles du service des ressources humaines que les données produit du service de développement ou de vente doivent être sécurisées et protégées contre tout accès non autorisé.En outre, les entreprises sont tenues de se conformer aux exigences de conformité et aux réglementations sur la protection des données dans le pays d'utilisation respectif. Pour l'Allemagne, cela signifie, entre autres, se conformer aux exigences du règlement général européen sur la protection des données (RGPD).
Box Cloud impressionne dans ce domaine avec une architecture de sécurité professionnelle, des contrôles d'accès qui utilisent l'intelligence artificielle pour détecter les failles de sécurité et une gouvernance native du cloud qui évite les conflits juridiques.
Les contrôles de sécurité Zero Trust intégrés visent à garantir que chaque utilisateur peut être identifié de manière unique avant de récupérer les données du cloud. De plus, Box Cloud est certifié FIPS 140-2. Utilisée par le gouvernement américain pour les modules cryptographiques, cette norme de sécurité définit les exigences pour les modules qui exécutent des fonctions cryptographiques, y compris les modules qui génèrent, utilisent ou stockent des clés.Ceux-ci doivent disposer de mécanismes matériels et logiciels inviolables pour empêcher tout accès non autorisé aux clés et autres données sensibles.
De plus, chaque fichier stocké dans la Box Cloud est fourni avec un cryptage AES 256 bits au repos et pendant la transmission. La fonction Box Shields peut également détecter et corriger les fuites de données et les failles de sécurité en temps réel.
Important : Box propose à ses clients de stocker toutes les données au niveau régional dans le Box Cloud. Cette option permet de stocker les données des utilisateurs allemands sur des serveurs européens de manière légale, sécurisée et conforme aux exigences du RGPD. La fonction Box Zones, qui permet un stockage régional, offre aux clients allemands et européens le niveau de protection des données le plus élevé possible.
2. Coopération dans les structures d'équipe
Dans les grandes entreprises, il est courant que les départements travaillent ensemble à l'international.Avec Box Cloud, les équipes peuvent travailler ensemble n'importe où et quel que soit le matériel, les systèmes d'exploitation ou les logiciels dans le cloud. Ceci est rendu possible par l'intégration transparente d'applications professionnelles telles que Microsoft 365, Google Workspace, Teams ou Zoom.
L'intégration d'applications et la visualisation de fichiers dans l'environnement de travail de Box Cloud est conviviale et innovante pour ses utilisateurs. Outre la possibilité d'accéder à Box Cloud via le navigateur Web, des applications sont également disponibles pour les systèmes d'exploitation mobiles courants. La fonction Box Drive garantit qu'un lecteur virtuel peut être intégré sur l'ordinateur de bureau via le protocole WebDAV, dans lequel le contenu peut également être enregistré et partagé.
3. Workflows et signatures électroniques
L'époque où les employés partageaient entre eux des documents contractuels ou d'autres documents importants sous forme papier est révolue depuis longtemps.Aujourd'hui, les entreprises travaillent avec des flux de travail numériques, où un contrat important, par exemple, peut être consulté, modifié, classé et approuvé en ligne, de sa création à son approbation.
Les outils d'automatisation des flux de travail offrent un maximum de convivialité et de confort et contribuent à accélérer les processus d'approbation dans les entreprises. La fonction "Box Sign" offre également aux utilisateurs la possibilité d'intégrer des signatures électroniques dans des documents numériques et de les signer numériquement. Il est possible d'envoyer la signature numérique depuis Box ou alternativement depuis d'autres applications métier telles que Salesforce ou Microsoft 365 si elles sont connectées à Box Cloud.
La Box Cloud est-elle également intéressante pour les particuliers ?
Avec Box Cloud, les utilisateurs professionnels ont accès à un large éventail de fonctions pour travailler ensemble efficacement et utiliser Box non seulement comme stockage de données ou pour la sauvegarde de données, mais comme un cloud de contenu professionnel.
Dans le même temps, Box Cloud est également intéressant pour les utilisateurs privés, même si les utilisateurs individuels ne peuvent pas utiliser les différentes options et fonctions de Box en détail.
Pour les particuliers, Box propose une alternative intéressante aux solutions cloud classiques de Microsoft, Google ou Apple avec le tarif monoposte gratuit. Avec 10 Go d'espace de stockage gratuit et un téléchargement maximum de 250 Mo par fichier, le service cloud offre une bonne gamme de fonctions pour les utilisateurs privés qui souhaitent sauvegarder des fichiers ou des images Office.
Box est limité dans les versions de fichier, puisque seule la version actuelle du fichier est enregistrée. L'accès à la Box Cloud gratuite peut être à la fois mobile et fixe. L'intégration de Microsoft 365 et de Google Workspace est également incluse dans la version gratuite, de sorte que Box Cloud convient également aux utilisateurs privés dans tous les cas.
Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage en tant qu'utilisateur privé, vous pouvez obtenir jusqu'à 100 Go d'espace de stockage et la possibilité de télécharger des fichiers jusqu'à 5 Go dans le plan Personal Pro. Avec un abonnement annuel, les utilisateurs de Box Cloud paient 9 euros par mois pour la mise à niveau.
Combien coûte Box Cloud pour les entreprises ?
Box Cloud propose aux grandes entreprises, aux entreprises de taille moyenne et aux petites équipes commerciales des offres individuelles pour chaque besoin. Avec le plan annuel Business Starter, qui doit inclure au moins 3 utilisateurs, les équipes ont accès à jusqu'à 100 Go de stockage et à l'interface utilisateur innovante Box Cloud qui garantit la meilleure ergonomie. Une équipe de 3 utilisateurs paie 13,50 euros par mois pour accéder au cloud Box au tarif Box le plus petit.
Les tarifs d'entreprise, qui coûtent 13,50 euros par mois pour le forfait bon marché, contiennent des fonctions supplémentaires qui vont au-delà du pur cloud computing. Box Sign pour les signatures numériques, Box Relay pour l'automatisation des flux de travail, les filtres de recherche professionnels et de nombreuses autres fonctions de sécurité sont disponibles pour tous les utilisateurs, selon le forfait.
En résumé, quels sont les avantages de Box en tant que fournisseur de cloud ?
Box en tant que logiciel ECM professionnel est une option attrayante dans l'ensemble et est plus qu'un simple magasin de données ou un outil de sauvegarde de données. Une caractéristique importante est la possibilité d'accéder aux fichiers du Box Cloud à partir de n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet.
Cela signifie que les utilisateurs peuvent travailler sur des documents ou afficher des fichiers depuis leur compte Box, où qu'ils se trouvent. De plus, Box offre un haut niveau de sécurité avec plusieurs couches de protection et, selon le forfait, diverses fonctions et outils dans les domaines de la sécurité et de la collaboration. Une valeur ajoutée majeure de Box est la possibilité d'intégrer un certain nombre d'applications de productivité populaires dans le cloud de contenu, afin que les équipes puissent travailler de manière efficace, professionnelle et avec le moins de gaspillage possible.