Comment archiver votre calendrier Outlook à la fin de l'année civile.
Ne serait-il pas pratique d'archiver les entrées de calendrier de cette année à la fin de l'année, puis de les supprimer du calendrier Outlook ? C'est en fait la tâche de la fonction d'archivage automatique d'Outlook - cependant, elle n'est pas en mesure d'archiver toutes les entrées de calendrier du 1er janvier au 31 décembre d'une année. Tu dois faire cela différemment.
L'archivage automatique d'Outlook peut uniquement archiver et supprimer des éléments du dossier personnel qui ont été créés avant une certaine date. Vous ne pouvez pas spécifier la date de début. Si vous avez effectué l'AutoArchiving exactement au début de l'année dernière 2012 et que les dates de 2011 ne sont plus dans le calendrier, vous recevrez bien sûr une archive annuelle avec l'AutoArchiving.
Si vous ne l'avez pas fait, vous pouvez également utiliser la fonction d'exportation pour créer une archive annuelle sous la forme d'un fichier PST.
Archiver les rendez-vous
Procédez comme suit pour archiver vos entrées d'agenda :
- Appelez la commande "Fichier, import/export" au.
- Choisir "Exporter vers un fichier"Et cliquez sur"Plus loin“.
- Sélectionnez le type de fichier "Fichier de dossier personnel (.pst)"Et cliquez sur"Plus loin“.
- Mettez une coche devant votre calendrier; si vous avez configuré d'autres calendriers et que vous souhaitez également les archiver, activez l'option "Inclure les sous-dossiers" une.
- Clique le "filtre“.
- Sur le "Élargi" cliquer sur "champ". Choisir "Tous les champs de rendez-vous"Et puis le terrain"Début de série" la fin.
- Sélectionnez sous "état" l'entrée "le ou après" la fin.
- Entrez sous "valeur"Entrez la date souhaitée, par exemple"01.01.2012“.
- Cliquer sur "Ajouter à la liste“.
- Répétez les étapes 6 à 9 pour le "Fin de série" sous condition "le ou avant". Entrez comme date de fin dans notre exemple "31.12.2012" à.
- Fermer la Filtre-Dialogue avec "d'accord“.
- Dans la boîte de dialogue "Exporter des dossiers personnels" au "Plus loin“.
- Précisez dans quel dossier et sous quel nom le fichier archive doit être enregistré. Le moyen le plus simple consiste à accepter le dossier suggéré dans lequel Outlook enregistre normalement les fichiers d'archive. Par exemple, saisissez "Calendar_archive_2012.pst" comme nom de fichier.
- Cliquer sur "Compléter“.
- Si vous souhaitez crypter le fichier d'archive avec un mot de passe pour le protéger, saisissez-le deux fois. N'enregistrez pas le mot de passe dans la liste des mots de passe (sinon vous pouvez enregistrer vous-même le cryptage).
- Cliquez enfin sur "d'accord“.
Supprimer les anciens rendez-vous
Si vous souhaitez supprimer les rendez-vous de l'année précédente de votre calendrier Outlook, procédez comme décrit ci-dessous. Si au début de la nouvelle année vous devez encore consulter le calendrier de l'année précédente, ne supprimez pas les anciens rendez-vous avant février ou mars.
- Ouvrez le calendrier et appelez la commande "Vue, Vue actuelle, Définir des vues"(Ou dans Outlook 2003"Afficher, organiser par, vue actuelle, définir des vues") au.
- Cliquer sur "Nouveau« Et entrez un nom.
- Sous "Type de vue" choisir "Tableau" la fin; puis cliquez sur "d'accord“.
- Cliquer sur "Filtre“.
- Comme décrit ci-dessus dans les étapes 6 à 11, définissez 01/01/2012 comme "Début de série"Et le 31 décembre 2012 comme"Fin de série“.
- Cliquer sur "Appliquer la vue“.
- Vous avez maintenant toutes les entrées de rendez-vous précédemment enregistrées dans le tableau. Mettez-les en surbrillance avec CTRL + A et appuyez sur SUPPR pour les supprimer.
Recharger les rendez-vous archivés
Après avoir supprimé les anciens rendez-vous, vous ne pouvez plus les voir dans votre calendrier. Si vous souhaitez rechercher le fichier d'archive ou copier des rendez-vous dans le nouveau calendrier, ouvrez le fichier archivé comme suit :
- Dans Outlook, appelez la commande "Fichier, Ouvrir, Fichier de données Outlook" au.
- Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur "d'accord“.