Si vous devez coordonner des rendez-vous avec d'autres de temps en temps, envoyez-leur des rendez-vous individuels ou des extraits de votre calendrier. Apprenez avec nous comment partager facilement et confortablement des extraits de calendrier et les tenir à jour
Envoyer les dates sélectionnées
Si vous souhaitez coordonner vos rendez-vous avec d'autres ou si vous souhaitez informer des collègues ou des employés quels rendez-vous sont dans votre calendrier, vous pouvez les envoyer par e-mail. Pour ce faire, procédez comme suit dans Outlook jusqu'à la version 2007 incluse :
- Ouvrez un nouveau message.
- Remplissez l'expéditeur et l'objet.
- Dans Outlook 2003 ou antérieur, cliquez sur la petite flèche à droite de l'icône crochet (INSERER FICHIER) puis sur ELEMENT (il n'y a pas de commande ELEMENT dans le menu INSERT). Dans Outlook 2007, sous l'onglet INSÉRER, sous INCLURE, cliquez sur JOINDRE L'ÉLÉMENT.
- Sélectionnez le calendrier.
- Sélectionnez l'option PLANT sous les boutons à droite.
- Dans le champ ELEMENTS, sélectionnez les dates que vous souhaitez envoyer par email. Marquez les rendez-vous successifs avec les touches fléchées et la touche H enfoncée ou maintenez S enfoncé et cliquez sur les rendez-vous sélectionnés avec la souris.
- Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la fenêtre de message.
- Terminez et envoyez le message. Envoi d'extraits de calendrier avec Outlook 2007 Dans Outlook 2007, vous pouvez également procéder comme décrit ci-dessus, mais le programme offre de nombreuses autres options : Vous pouvez transférer des extraits de calendrier entiers et contrôler exactement quels détails doivent être transférés.
Vous pouvez envoyer des extraits de calendrier dans Outlook 2007 comme suit :
- Ouvrez un nouveau message.
- Remplissez l'expéditeur et l'objet.
- Dans l'onglet OPTIONS, sélectionnez le format HTML - Outlook 2007 ne peut (encore) envoyer que des extraits de calendrier avec des e-mails HTML.
- Cliquez dans le champ de texte.
- Dans l'onglet INSÉRER, sous INCLURE, cliquez sur CALENDRIER.
- Dans le champ PLAGE DE DATE, sélectionnez la période à prendre en compte. Si vous sélectionnez l'option SPECIFY DATE ici, vous pouvez spécifier l'heure de début et de fin.
- Dans le champ DETAIL, précisez si tous les détails sur les rendez-vous, uniquement la disponibilité et le sujet ou simplement le statut ("Gratuit", "Réservé", "Absent" ou "Avec réservation") doivent être affichés.
- Dans le champ ci-dessous, vous pouvez déterminer si seuls les rendez-vous dans les heures ouvrées définies dans votre Outlook doivent être communiqués.
- Cliquez ensuite sur AFFICHAGE.
- Vous avez maintenant la possibilité d'afficher les détails des rendez-vous marqués comme privés et d'envoyer les pièces jointes des rendez-vous.
- Enfin, précisez si les rendez-vous doivent être affichés sous forme d'horaires journaliers ou simplement sous forme de liste; la vue en liste est plus claire.
- Fermez la boîte de dialogue avec OK.
- Outlook insère désormais les données dans le texte du message et sous la forme d'un fichier ICS, que d'autres programmes de calendrier peuvent également lire. Terminez et envoyez le message.
Importer des adresses sous forme de fichiers CSV
Vous souhaitez donner les adresses de mon carnet d'adresses Outlook à un collègue qui ne travaille pas avec Outlook. Nous allons vous montrer comment exporter vos adresses d'Outlook dans un fichier CSV. Outlook a définitivement la possibilité de l'exporter au format CSV. Cependant, les traducteurs l'ont trop bien pensé et ont également germanisé le nom du format : l'option dont vous avez besoin s'appelle « Valeurs séparées par des virgules », ou CSV en abrégé.
- Ouvrez le dossier des contacts dans votre Outlook.
- Appelez la commande FILE _ IMPORT / EXPORT.
- Sélectionnez EXPORTER VERS UN FICHIER et cliquez sur SUIVANT.
- Sélectionnez VALEURS SÉPARÉES PAR DES virgules (WINDOWS) et cliquez sur SUIVANT (CSV signifie « Valeurs séparées par des virgules »). Si votre collègue travaille avec Linux ou avec un Macintosh, utilisez les VALEURS SÉPARÉES PAR LES COMMANDES (DOS).
- Sélectionnez le dossier Contacts et cliquez sur SUIVANT.
- Entrez un nom de fichier, sélectionnez un emplacement de stockage et cliquez sur SUIVANT.
- Cliquez sur Terminer.
