Quiconque a déjà essayé de coordonner des rendez-vous avec plusieurs personnes sait combien d'e-mails et d'appels cela peut coûter, surtout si tout le monde n'a pas accès à un calendrier partagé via Exchange. Lisez cet article pour savoir comment sortir
Si vous avez accès aux agendas de tous les participants via Exchange, il n'est pas difficile (en fonction de la charge de travail) de trouver un rendez-vous que chacun ait le temps. Cependant, cela devient difficile lorsqu'il faut trouver un rendez-vous commun "à l'aveuglette". Ensuite, il s'agit tout d'abord de : faire des propositions de rendez-vous, recueillir les retours, éventuellement préciser par téléphone si un participant ne peut pas reporter un rendez-vous qui a été prévu ailleurs, puis fixer le rendez-vous conjoint. Selon la version d'Outlook, plusieurs options s'offrent à vous pour soumettre les dates suggérées :
Vous envoyez aux participants une sélection de dates possibles par e-mail - mais cela n'a de sens que si tous les participants utilisent Outlook.
Vous envoyez aux participants une sélection de rendez-vous possibles sous forme de fichiers iCalendar, qui peuvent être ouverts avec Outlook et d'autres programmes de calendrier. Ceci est également possible avec les anciennes versions d'Outlook.
Vous envoyez un extrait de votre calendrier avec la période concernée aux autres participants. Ils peuvent soit voir où il y a encore des rendez-vous dans votre calendrier ou quels rendez-vous vous proposez. Étant donné que les données sont écrites directement dans le texte de l'e-mail et jointes en tant que fichier iCalender, il s'agit de la variante la plus "conviviale", qui ravit également les utilisateurs qui tiennent un calendrier papier. Cependant, cette option n'est disponible qu'à partir d'Outlook 2007.
Comme alternative, l'outil de prise de rendez-vous en ligne "Doodle" est disponible - cela convient également à ceux qui refusent les calendriers électroniques.
Selon une enquête menée en Suisse, environ la moitié de tous les internautes ont un calendrier papier - les femmes en particulier préfèrent les calendriers papier. Bien entendu, les extraits de calendrier des fichiers Outlook ou iCalendar ne peuvent pas être importés dans un tel calendrier « analogique ». Un service Web comme www.doodle.com peut vous aider ici. Vous y créez un tableau avec des dates possibles et envoyez un lien vers le tableau à tous les destinataires. Ils ouvrent le lien et cochent toutes les dates pour lesquelles ils ont le temps. Dès que l'une des personnes invitées a saisi les dates, vous recevrez une notification en tant qu'invitant. Cela vous permettra de remplir le sondage une fois que tout le monde aura répondu.
Il existe désormais également des plug-ins Doodle pour Outlook, Exchange et d'autres outils de calendrier. Vous pouvez l'utiliser pour synchroniser vos entrées dans Doodle avec le calendrier électronique. Un plug-in de navigateur supplémentaire permet d'accéder au carnet d'adresses Outlook, ce qui facilite l'envoi d'invitations aux participants.
Soumettre les dates sélectionnées
La variante la plus simple, à condition que tous les destinataires utilisent Outlook : Vous saisissez les dates suggérées dans votre calendrier et les envoyez aux personnes que vous souhaitez inviter. Les rendez-vous sont joints à l'e-mail sous forme de fichiers de rendez-vous Outlook et peuvent être transférés dans le calendrier par le destinataire en double-cliquant. Si l'expéditeur dispose d'Outlook 2007 ou 2010, il peut également insérer les données de rendez-vous sous forme de texte dans le message (et/ou les joindre sous forme de fichier Outlook).
- Entrez d'abord les dates suggérées dans le calendrier.
- Ouvrez un nouveau message.
- Remplissez l'expéditeur et l'objet.
- Dans Outlook jusqu'à la version 2003, cliquez sur la petite flèche à droite de l'icône crochet (insérer un fichier) puis sur élément (dans le Insérer-Menu il n'y a pas de commande élément). Dans Outlook 2007 et 2010, cliquez sur l'onglet Insérer dans le groupe Verrouiller au élément Outlook.
- Sélectionnez le calendrier.
- Dans Outlook jusqu'à la version 2003, il n'y a que l'option à droite sous les boutons Insérer en tant que : pièce jointe pour sélectionner. (Qu'est-ce que la deuxième option pour Texte uniquement qui est généralement grisé, nous n'avons pas pu le découvrir.) Cela signifie que les rendez-vous sont joints en tant que fichier de calendrier Outlook. Si vous utilisez Outlook 2007/2010, vous pouvez saisir les données de rendez-vous (sujet, date, heure) à l'aide de l'option Coller en tant que : texte uniquement copier dans le corps du message.
- cliquer sur d'accordpour fermer la boîte de dialogue et revenir à la fenêtre de message.
- Si vous avez Outlook 2007/2010, vous pouvez joindre les rendez-vous sous forme de fichiers et faire écrire les données dans l'e-mail sous forme de texte. Pour ce faire, répétez les étapes 4 à 7 et composez une fois Coller en texte brut et une fois Insérer en tant que : pièce jointe la fin.
- Terminez et envoyez le message.
Envoyer des extraits de calendrier avec Outlook 2007/2010
Avec Outlook 2007 et 2010, non seulement les rendez-vous individuels peuvent être envoyés par e-mail, mais aussi des extraits de calendrier, c'est-à-dire tous les rendez-vous d'une période sélectionnée. Vous pouvez spécifier exactement quelles informations doivent être transmises :
- Ouvrez un nouveau message.
- Remplissez l'expéditeur et l'objet.
- Sélectionnez dans l'onglet Options les Format HTML - Les extraits de calendrier ne peuvent être envoyés qu'avec un courrier HTML.
- Cliquez dans le champ de texte.
- Ouvrir le registre Insérer et cliquez ici sous Verrouiller au calendrier.
- Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez.
- Entrez dans le champ Plage de dates la période à prendre en compte. Si vous avez la possibilité ici Précisez la date vous pouvez choisir librement l'heure de début et de fin.
- Sur le terrain détail indiquer si tous les détails sur les rendez-vous, seulement la disponibilité et le sujet ou juste le statut (Libre, réservé, absent respectivement. Avec réservation) doit être affiché.
- Dans le champ ci-dessous, vous pouvez déterminer si seuls les rendez-vous dans les heures ouvrées définies dans votre Outlook doivent être communiqués.
- Cliquez ensuite sur Fondu en.
- Ici, vous avez la possibilité d'afficher les détails des rendez-vous marqués comme "privés" et d'envoyer les pièces jointes des rendez-vous.
- Enfin, précisez si les rendez-vous doivent être affichés sous forme d'horaires journaliers ou simplement sous forme de liste. La vue en liste est plus claire.
- Fermez la boîte de dialogue avec d'accord.
- Outlook insère désormais les données dans le texte du message sous la forme d'un fichier iCalendar (extension ".ICS"), que d'autres programmes de calendrier peuvent également lire. Terminez et envoyez le message.
Coordonner les rendez-vous
La façon dont vous évaluez les réponses des invités pour voir à quelles heures chacun est libre dépend de vos préférences et du nombre d'invités - et bien sûr aussi de la forme sous laquelle les réponses reviennent :
- Si la plupart des réponses contiennent des fichiers Outlook ou iCalendar, nous vous recommandons de les saisir dans un deuxième calendrier Outlook, par ex. B. "Planning" est appelé et qui s'ouvre à cet effet à côté du calendrier proprement dit.
- S'il y a plus de cinq invités et plusieurs dates suggérées, la solution Outlook devient confuse. Ensuite, il est préférable de créer une feuille de calcul Excel : le participant nomme horizontalement, les dates suggérées verticalement (ou vice versa, s'il y a plus de rendez-vous que de participants). Dans les cellules, indiquez quelle personne pourrait assister à quel rendez-vous.
Envoyer des rendez-vous confirmés
Dès que vous avez décidé d'un rendez-vous, informez-en les autres participants. Il est conseillé de transmettre le rendez-vous aux participants sous forme de fichier iCalendar. Vous pouvez le transférer dans votre calendrier en double-cliquant sur le fichier ICS. De plus, écrivez les données de rendez-vous dans l'e-mail pour les personnes qui n'ont pas de calendrier électronique.
Vous pouvez bien entendu envoyer le rendez-vous sous forme de demande de rendez-vous. Mais seuls les utilisateurs d'Outook peuvent en faire quelque chose. De plus, certains destinataires sont un peu étranges s'ils reçoivent un e-mail avec les options « Accepter », « Sous réserve », « Refuser » et « Proposer un autre moment », alors même que vous avez déjà accepté.
Incidemment, cela ne fonctionne pas seulement dans les nouvelles versions d'Outlook, mais déjà dans Outlook 2000.
Vous pouvez créer un fichier iCalendar comme suit :
- Ouvrez l'entrée de rendez-vous.
- Appeler la commande Fichier → Enregistrer sous au.
- Sélectionnez comme type de fichier Format iCalendar (* .ics).
- Assurez-vous d'avoir l'option Enregistrer le rendez-vous en cours est sélectionné (dans Outlook 2007/2010).
- Entrez un nom de fichier et choisissez l'emplacement.
- Enregistrez le fichier.
- Incluez le fichier ICS en pièce jointe dans l'e-mail que vous envoyez aux participants.