Que vous souhaitiez sauvegarder régulièrement les données de contact de votre Outlook ou que vous souhaitiez les transférer d'Outlook au bureau vers votre Outlook privé ou les mettre à la disposition d'un collègue : La façon la plus simple de le faire est d'exporter le carnet d'adresses
Si vous souhaitez créer une sauvegarde ou transférer les données exportées vers un autre Outlook, il est conseillé de sauvegarder les données dans un fichier PST. Vous pouvez alors simplement lire le fichier PST avec un autre Outlook.
Si vous souhaitez transmettre les données à un collègue qui n'a pas Outlook, il ne peut rien faire avec un fichier PST. Ensuite, vous devez exporter les adresses au format Excel ou au format CSV (dans Outlook, cela s'appelle "valeurs séparées par des virgules").
Exporter complètement le carnet d'adresses
Pour ce faire, procédez comme suit :
- Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous appelez la commande Fichier → Importer / Exporter au. Dans Outlook 2010, vous appelez Fichier → Ouvrir → Importer au.
- Choisir Exporter vers un fichier et cliquez sur Plus loin.
- Choisir Fichier de dossier personnel (.pst) (ou dans Outlook 2010 Fichier de données Outlook (.pst)) et cliquez sur Plus loin.
- Choisir Contacts et basculer l'option Inclure les sous-dossiers une. Cliquez ensuite sur Plus loin.
- Choisissez plus Chercher sélectionnez le dossier dans lequel le fichier PST doit être enregistré et entrez un nom de fichier descriptif, tel que contacts-sauvegarde.pst.
- Garder l'option Remplacer les doublons par les éléments exportés à et cliquez sur Compléter.
- Si les données ne sont pas très sensibles, sélectionnez Pas de cryptage et cliquez sur d'accord. Dans Outlook 2010, laissez simplement les champs de mot de passe vides et cliquez sur d'accord. Si vous devez protéger la sauvegarde, choisissez Cryptage fort et entrez le mot de passe deux fois. L'option Enregistrer ce mot de passe dans la liste des mots de passe laissez-le désactivé, bien sûr, sinon toute personne pouvant accéder à votre PC peut ouvrir le fichier sans avoir à saisir le mot de passe. Fermez la boîte de dialogue avec d'accord.
Dans la procédure décrite, le dans le dossier Contacts suggérés les entrées contenues n'ont pas été enregistrées. Ceux-ci se trouvent à la toute fin de la liste de sélection à l'étape 4. Il n'est pas possible de les sélectionner avec les contacts en maintenant la touche CTRL enfoncée. Si vous souhaitez les enregistrer, vous devez répéter les étapes 1 à 7 ci-dessous.
Importez à nouveau la sauvegarde
Si vous souhaitez (re)lire les adresses sur le même ou un autre PC, procédez comme suit :
- Dans Outlook jusqu'à la version 2007, vous appelez la commande Fichier → Importer / Exporter au. Dans Outlook 2010, choisissez Fichier → Ouvrir → Importer.
- Choisir Importer à partir d'autres programmes ou fichiers et cliquez sur Plus loin.
- Choisir Fichier de dossier personnel (.pst) et cliquez Plus loin.
- Sélectionnez le fichier PST sauvegardé.
- Si vous avez modifié certains contacts dans votre Outlook depuis la sauvegarde, sélectionnez dans la boîte de dialogue d'importation Ne pas importer de doublons sinon, les modifications apportées aux contacts seront écrasées par les anciennes données. Si vous souhaitez décider vous-même de la version à conserver dans le carnet d'adresses en cas de doublons, sélectionnez Autoriser la création de doublons la fin. Ensuite, vous devez parcourir le carnet d'adresses après l'importation et supprimer les doublons inutiles.
- cliquer sur Plus loin.
- Basculer l'option Inclure les sous-dossiers et sélectionnez l'option Importez des éléments dans le même dossier dans : Dossiers personnels (si vous avez plusieurs dossiers personnels dans Outlook 2010, prenez celui que vous voulez).
- cliquer sur Compléter.
