Si vous utilisez Excel 2007 ou une version ultérieure, il est très facile d'enregistrer un tableau sous forme de fichier PDF. En plus de nombreux autres formats de fichiers, le PDF y est proposé comme format de stockage. Pour ce faire, procédez comme suit :
Appelez le menu "Fichier" (Excel 2010) ou la commande "Enregistrer sous" à l'aide du bouton Office (Excel 2007). Dans la boîte de dialogue suivante, ouvrez la zone de liste "Type de fichier". Sélectionnez le format "PDF (* .pdf)" dans la liste des formats de fichiers disponibles d'un simple clic de souris. La figure suivante montre à quoi ressemble la boîte de dialogue :
Entrez un nom de fichier pour le document PDF dans cette boîte de dialogue. Le nom du tableau Excel est donné, mais vous pouvez également en choisir un autre.
Excel vous propose deux options d'optimisation pour l'enregistrement sous forme de fichier PDF. Les options vous permettent d'optimiser le fichier en « Standard (publications et impression en ligne) » ou « Taille minimale (publications en ligne) ». Sélectionnez l'option que vous souhaitez.
Si vous ne souhaitez enregistrer qu'une partie du classeur sous forme de fichier PDF lors de l'enregistrement, cliquez sur "Options". Ensuite, vous pouvez utiliser le bloc "Publier quoi" pour sélectionner "(la plage de cellules sélectionnée)", "Feuille(s) active(s)", "Cahier de travail entier" ou "Le tableau" (ne s'applique que si vous utilisez le curseur dans une zone formaté sous forme de tableau) peut être enregistré au format PDF.
Si vous cochez la case « Ignorer les zones d'impression », toutes les zones d'impression que vous avez créées dans Excel seront ignorées lors de la création du fichier PDF.
Les informations internes du fichier Excel telles que l'auteur, la date de sauvegarde et les commentaires ne doivent pas être enregistrées dans le fichier PDF si ce fichier est également utilisé en dehors de l'entreprise. Désactivez donc la case à cocher « Propriétés du document » dans la zone « Inclure les informations non imprimables » de la boîte de dialogue « Options ».
Lorsque vous avez effectué tous les réglages, cliquez sur "OK" dans la boîte de dialogue. Excel crée ensuite le fichier PDF et le stocke dans l'emplacement de stockage sélectionné.