Outlook : insérez des hyperliens dans vos emails

Un guide pour un processus efficace

Dans votre entreprise, la règle s'applique que les documents qui sont dans le réseau doivent être liés et que les documents ne doivent pas être envoyés en pièces jointes ? Souhaitez-vous créer un lien vers des documents qui se trouvent sur le Web au lieu d'envoyer des fichiers volumineux par e-mail ? Ou voulez-vous envoyer le lien vers un site Web sans avoir à taper laborieusement l'URL dans votre e-mail ? Outlook propose plusieurs façons de procéder.

La procédure varie selon que vous établissez un lien vers un site Web ou un lien de téléchargement sur un site Web ou vers des fichiers ou des dossiers sur le réseau local.

Insérez des hyperliens vers des documents ou des dossiers sur le réseau par glisser-déposer

Le moyen le plus simple de créer un lien est de glisser-déposer :

1. Ouvrez une fenêtre de l'explorateur qui affiche le document (ou le dossier) vers lequel vous souhaitez créer un lien, à côté de la fenêtre de message.

2. Cliquez avec le bouton droit sur le document (ou dossier) et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites-le glisser vers la position souhaitée dans la fenêtre de message.

3. Relâchez le bouton de la souris et sélectionnez la commande "Créer un lien hypertexte ici" dans le menu contextuel (1).

   Outlook insère le lien approprié, qui apparaît dans la fenêtre de message en bleu et souligné.

   

Insérer des hyperliens vers des sites Web ou des téléchargements par glisser-déposer

Vous pouvez également créer un lien vers des adresses Web par glisser-déposer :

1. Ouvrez la page Web dans votre navigateur Web et organisez la fenêtre du navigateur à côté de la fenêtre de message.

   

2. Si vous souhaitez créer un lien vers le site Web, cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la barre d'adresse du navigateur sur l'icône à gauche de l'adresse Web (2) et faites-le glisser à l'emplacement souhaité dans la fenêtre de message.
   Si vous souhaitez faire référence à un lien de téléchargement spécifique au sein d'un site Web, placez le pointeur de la souris sur le lien, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le lien dans la fenêtre de message.

   Dès que vous relâchez le bouton de la souris, Outlook insère le lien correspondant.

Utilisez la commande de lien dans Outlook

Alternativement, vous pouvez utiliser la commande de lien que vous pouvez trouver dans la fenêtre de message dans toutes les versions d'Outlook. Cela vous permet de créer des liens vers des documents, des dossiers et des adresses Web :

1. Dans le champ du message, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien.

2. Dans Outlook 2003 et 2007, utilisez la commande "Insérer - Lien hypertexte"; dans Outlook 2010 et 2013, cliquez sur "Lien" dans l'onglet "Insertion". Vous pouvez également appuyer sur le raccourci clavier Ctrl + K.

3. Sélectionnez "Fichier ou page Web".

4. Si vous souhaitez faire un lien vers un document ou un dossier du réseau de l'entreprise, sélectionnez le document ou le dossier via le champ "Rechercher dans" d'un simple clic de souris (3) (un double clic fermerait la boîte de dialogue immédiatement).
   Si vous souhaitez créer un lien vers un site Web ou une adresse de téléchargement, sélectionnez-le soit via « Sites Web visités » (4) ou vous pouvez copier l'adresse dans le champ d'adresse de votre navigateur Web et la coller dans le champ "Adresse" de la boîte de dialogue "Insérer un lien hypertexte" (5).

5. Si vous souhaitez modifier le nom de votre lien hypertexte, saisissez la description dans le champ "Afficher le texte en tant que" (jusqu'à Outlook 2007) ou "Texte à afficher" (à partir d'Outlook 2010) (6) une. Vous pouvez également modifier le nom ultérieurement en cliquant sur le lien hypertexte avec le bouton droit de la souris et en adaptant le nom à l'aide de "Modifier le lien hypertexte".

6. Fermez la boîte de dialogue.