Pour que vous connaissiez toujours le statu quo actuel après avoir délégué des tâches via votre Outlook, vous pouvez spécifier que vous souhaitez recevoir un rapport d'état sur les tâches qui ont été transférées. Il peut également être utile, en particulier pour les tâches étendues
Déléguer des tâches
Pour déléguer une tâche, appelez la commande dans Outlook 2013 ou version ultérieure Démarrer - Nouveaux éléments - Demande de tâche activé, dans Outlook 2010 Démarrer - nouveaux éléments - éléments supplémentaires - demande de tâche, dans Outlook 2003/2007 Nouveau - Nouvelle demande de tâche. Saisissez ensuite les données et l'adresse e-mail de l'employé à qui vous souhaitez transférer la tâche et soumettez la tâche. Mais que se passe-t-il si vous avez entré la tâche une fois dans votre planificateur de tâches et que vous vous rendez compte seulement plus tard que vous n'avez pas assez de temps pour cela et que vous feriez mieux de la déléguer ? Procédez ensuite comme suit :
- Cliquez avec le bouton droit sur la tâche dans le planificateur de tâches et appelez Attribuer une tâche au.
- Saisissez ensuite l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez transférer la tâche, rédigez un court message et ajustez la date d'échéance afin que vous ayez encore le temps d'examiner le résultat.
- Assurez-vous d'avoir les deux options Enregistrer la copie mise à jour de cette tâche dans ma liste de tâches et Envoyez-moi un rapport d'état dès que la tâche est terminée sont allumés. Sinon, la tâche n'apparaîtra pas dans votre planificateur de tâches; de plus, vous ne serez pas automatiquement averti lorsque la tâche sera terminée.
- Soumettez la demande de tâche.
Vous vous assurez ainsi d'être automatiquement informé de l'avancement
Pour que les tâches déléguées apparaissent toujours dans votre planificateur de tâches et que vous soyez averti lorsque la tâche est terminée, les deux options mentionnées à l'étape 3 doivent être activées dans votre Outlook. Ensuite, vous n'avez pas toujours à vous rappeler d'activer les options de l'étape 3 de la section précédente lors de la délégation. Les options sont activées par défaut, mais il vaut mieux les vérifier par sécurité :
- Dans Outlook 2010 ou version ultérieure, appelez la commande Fichier - Options - Tâches activé, dans Outlook 2003/2007 Outils - Options - Options de tâche.
- Dans Outlook 2010 et versions ultérieures, activez les options suivantes : Mettre à jour ma liste de tâches avec des copies des tâches que j'assigne à d'autres personnes et Envoyer un rapport d'état lorsque j'ai terminé une tâche assignée UNE..
- Dans Outlook 2003/2007, activez les deux options Maintenir les tâches assignées à jour dans la liste des tâches et Envoyer un rapport d'état lorsque les tâches assignées sont terminées une.
- Fermez les boîtes de dialogue.
Voici comment vous pouvez afficher le statut d'achèvement et la responsabilité
Dans la liste des activités (voir Liste simple) la colonne est manquante % complétéque dans la vue Liste des détails apparaît. Si vous déléguez souvent des tâches importantes et que vos employés documentent régulièrement dans Outlook le pourcentage de la tâche qu'ils ont déjà effectué, je vous recommande d'utiliser le % complété aussi dans la vue Liste simple insérer. Cela vous tiendra au courant des progrès. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Sélectionnez la vue dans le planificateur de tâches Liste simple : vue des commandes - Modifier la vue - liste simple.
- Faites un clic droit sur l'un des en-têtes de colonne, par exemple sur référence ou dans des versions plus anciennes Objet de la tâcheet invoquer la commande Sélection de champ au.
- Faites glisser le bouton % complété B. de la boîte de dialogue avec le bouton gauche de la souris enfoncé jusqu'à la ligne avec les en-têtes de colonne. Ma suggestion : faites-le glisser vers la position à droite de l'en-tête de colonne Échéance le. Une flèche rouge indique où % complété est inséré en tant que nouvel en-tête de colonne C.. Dès que le bouton est dans la position souhaitée, relâchez le bouton de la souris.
- S'il n'y a pas de colonne dans la vue Responsable s'affiche, insérez-le comme décrit ci-dessus. Responsable se trouve tout à la fin de la liste dans la boîte de dialogue Sélection de champ.
- Puis fermez la boîte de dialogue Sélection de champ.
