Comment créer une signature numérique
Les signatures sont essentielles dans de nombreux contextes différents. Alors que la vie se digitalise de plus en plus, tant sur le plan privé que professionnel, les possibilités de signature sur PC ou smartphone semblent limitées. Microsoft Word propose différentes méthodes permettant d'économiser du temps et du papier pour insérer des signatures. Mais : toutes les alternatives n'ont pas le même statut juridique qu'une signature manuelle.
Pourquoi insérer une signature dans Word ?
Qui ne connaît pas ce problème ? Vous recevez des documents et des contrats à signer par e-mail et vous devez maintenant laborieusement imprimer et signer, pour ensuite les renvoyer sous forme de scan. Ce processus peut être simplifié grâce à Word. Si vous ne possédez pas d'imprimante ou si vous souhaitez économiser du papier pour le bien de l'environnement, il existe des alternatives à la signature.
Mais que signifie réellement signer - et une signature numérique équivaut-elle à une signature manuelle ? Avec votre signature, vous faites une déclaration d'intention au sens le plus large. Que ce soit sur un contrat de vente, un contrat de location ou de travail ou une garantie. Ce n'est qu'avec votre signature qu'il devient juridiquement contraignant.
Cependant, ce n'est pas la seule raison d'ajouter une signature. Les signatures confèrent également aux documents plus de professionnalisme et identifient clairement la paternité. De plus, les signatures protègent contre la fraude : Votre signature manuelle est unique et donc infalsifiable. Il sert également à vous identifier de manière fiable sur le long terme. Mais cela s'applique-t-il également à une signature numérique ?
La sécurité d'abord - qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Le règlement eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) définit les exigences de validité et de fiabilité des signatures électroniques dans l'UE. Ce « service d'identification électronique et de services de confiance » précise trois niveaux : la signature électronique simple, avancée et qualifiée. L'usage privé étant principalement limité aux deux premiers niveaux de sécurité, les explications suivantes ne font référence qu'à celui-ci.
La signature sur la tablette du transporteur de colis est tout autant une simple signature électronique que l'insertion d'un scan avec la signature manuelle dans un document. Ce dernier fonctionne sans aucun problème dans Word, mais n'est pas accepté pour tous les problèmes. Un tiers peut également insérer un scan de votre signature.
La signature électronique avancée offre beaucoup plus de protection car un certificat numérique est également utilisé ici. Il confirme clairement votre identité - contrairement à la numérisation d'une signature manuelle. Le certificat est émis par un tiers de confiance et se compose d'un identifiant et d'un code PIN. Après la signature, le fichier est transmis sous forme cryptée et ne peut plus être modifié à partir de ce moment.
Signer manuellement : classique et sécurisé sur papier ou tablette
Différentes options s'offrent à vous pour ajouter une signature manuelle à votre document Word.
Scannez la signature et placez-la dans Word : voici comment cela fonctionne
Vous insérez votre signature dans un document Word à l'aide d'un scanner ou d'une application de numérisation pour smartphone ou tablette :
Signez votre signature sur une feuille de papier.
Utilisez une application ou une imprimante pour numériser la signature.
Appelez la numérisation sur votre ordinateur et utilisez les fonctions d'édition d'image dans Word pour recadrer à la taille souhaitée.
Enregistrez le graphique modifié de votre signature en tant que fichier image.
Après avoir cliqué sur « Insérer », sélectionnez le bouton « Images » puis « Cet appareil ». Une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez voir la structure des dossiers de votre ordinateur. Recherchez le fichier image avec votre signature et placez-le à l'emplacement souhaité en cliquant sur "Ok" à la fin de la boîte de dialogue.
Bon à savoir: Avec Mac, il est possible de numériser et d'enregistrer une signature au format PDF, qui peut ensuite également être transférée vers Word.
Créez une ligne de signature professionnelle pour la signature
Pour rendre la signature plus professionnelle, vous pouvez également travailler avec une ligne de signature. Car cela peut être marqué du nom, de la date et du titre ou de l'intitulé du poste du signataire. Pour ce faire, procédez comme suit :
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Allez dans l'onglet "Insertion" dans le ruban Word.
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Cliquez sur Signature Line sur le côté droit du ruban et sélectionnez "Microsoft Office Signature Line" dans le menu déroulant.
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Saisissez le prénom, le nom et la fonction du signataire ainsi que son adresse e-mail, le cas échéant, et une note dans les champs prévus dans la boîte de dialogue.
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Faites une sélection en cochant ou en décochant la case pour l'ajout automatique de l'heure de la signature et de l'approbation des commentaires.
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Cliquez sur "Ok" pour valider vos saisies.
Ce document peut maintenant être imprimé et signé par la personne désignée. Cependant, il existe également un moyen de signer numériquement sur la ligne de signature.
Signer numériquement - une solution intelligente et sécurisée
Pour ajouter une signature numérique à un document Word, utilisez les fonctions Word standard ou les options d'extension.
Signez la ligne de signature avec une image ou des fonctions à main levée
S'il y a une ligne de signature, la signature peut être insérée de deux manières différentes. Soit vous insérez une image ou un scan de votre signature, soit vous signez à la main depuis un téléphone portable ou une tablette PC. Notez que cela n'est possible qu'à partir de Word pour Microsoft 365. Pour ajouter le fichier de signature, procédez comme suit :
Si votre nom n'est pas encore sous la ligne de signature, saisissez-le dans le champ "Prénom, nom".
Cliquez sur Sélectionner une image et choisissez l'option Sélectionner une image de signature.
Trouvez le fichier que vous voulez dans l'emplacement.
Validez votre choix en cliquant sur "Sélectionner" avec le bouton gauche de la souris.
Signature manuelle via le pavé tactile
D'autre part, une signature manuelle peut également être ajoutée à la ligne de signature à partir d'un pavé tactile :
Cliquez sur les options d'encre sur votre tablette ou votre smartphone.
Mettez votre signature manuelle à l'endroit désigné sur la ligne de signature.
Étant donné que vous ne souhaitez normalement pas modifier un document signé, il est conseillé d'enregistrer l'intégralité du document sous forme de fichier PDF après sa signature. Cela le protège également des modifications illégales.
Conseil: Si en revanche vous préférez une signature numérique incluant un horodatage et donc encore plus de sécurité, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne de signature pour la transmettre à différentes autorités de certification comme GlobalSign. Ceux-ci agissent comme une sorte d'autorité qui vous délivre un certificat temporaire pour les signatures numériques. Le certificat est comparable à un document d'identification numérique et, dans certains cas, est payant. Cependant, il permet également l'insertion d'une signature électronique avancée conformément au règlement eIDAS.
Utiliser les compléments Word pour les signatures électroniques : voici comment cela fonctionne
Les compléments Word facilitent également la signature numérique d'un document. Les compléments sont généralement des options d'extension gratuites pour Microsoft Word. L'avantage par rapport à une application - c'est-à-dire une application mobile pour votre appareil mobile - est la mise en œuvre simple dans le programme Word existant. Un complément est simplement un outil qui est à votre disposition pour toutes les tâches futures dans le domaine de la conception de texte avec Word.
Les deux compléments "DocuSign" et "AdobeSign" sont idéaux pour signer des documents importants. Vous pouvez utiliser Adobe pour soumettre des signatures électroniques aux trois niveaux de sécurité. De plus, cette extension pour Word permet l'ajout de commentaires et l'attribution de certains passages spécifiquement pour le destinataire.
Celui-ci sait alors où sa signature est requise et où il doit laisser la ligne de signature vide. Le créateur d'un document suit simultanément qui des signataires a déjà signé et dont la signature est toujours en attente. Les deux compléments sont sûrs et permettent également d'économiser du temps et du papier.
Connexion Word : Office fait du stylo et du papier un concours
Avec Word, vous disposez de nombreuses options pour rendre les textes plus attrayants et professionnels. Vous pouvez formater du texte ou afficher des modèles d'en-tête dans la table des matières. Vous pouvez également assurer une apparence cohérente en ajoutant des références. Des listes et des caractères spéciaux peuvent également être insérés pour illustrer mais aussi une représentation scientifiquement correcte - par exemple dans les domaines des mathématiques ou des langues étrangères. Enfin, Word vous aide à vérifier la césure, les polices et les polices de caractères.
Une autre façon de concevoir des documents de manière professionnelle consiste à ajouter des signatures à Word. Une signature donne à votre document plus de sérieux, mais aussi un caractère juridiquement contraignant. Qu'il s'agisse d'un contrat de vente, d'un contrat de location ou d'un contrat de travail, une signature exprime votre accord sur le contenu d'un document. La signature numérique dans Word représente ainsi une étape essentielle vers une conception plus moderne, efficace et respectueuse de l'environnement des différents processus de coordination dans la vie privée comme dans la vie professionnelle.
FAQ
Comment insérer une signature dans Word ?
Vous insérez une signature dans Word en la plaçant sur une feuille de papier, en la numérisant et en l'insérant sous forme de graphique à l'emplacement souhaité dans le document Word. Si vous avez un pavé tactile, vous pouvez signer à l'aide de l'option d'encre de Word. Cependant, cela ne fonctionne qu'avec Microsoft Word 365. Une autre façon consiste à signer une ligne de signature avec une signature numérique certifiée si nécessaire. Word peut également être mis à niveau avec des extensions utiles - appelées compléments - telles que "AdobeSign" d'Adobe.
Qu'est-ce qu'une ligne de signature ?
La ligne de signature est une ligne de signature spéciale que vous pouvez personnaliser avec le prénom, le nom, la fonction professionnelle et d'autres détails du signataire. Le graphique d'une signature peut être inséré sur la ligne, signé à la main à l'aide du pavé tactile ou avec un certificat.
Les signatures sont-elles en sécurité sur l'ordinateur ?
Les signatures électroniques que vous effectuez sur un PC, une tablette ou un smartphone sont juridiquement contraignantes à des degrés divers selon les exigences auxquelles elles répondent. Le règlement eIDAS de l'UE définit trois niveaux de sécurité. Alors que seule une simple signature électronique est requise pour l'acceptation des colis par le facteur, au moins une signature électronique avancée, sinon qualifiée, est requise pour des questions importantes telles que la conclusion de contrats. Dans Word, vous ne pouvez insérer une signature avancée qu'après avoir acheté un certificat correspondant.
