C'est ainsi que vous présentez les données clairement
Le progiciel gratuit LibreOffice contient de nombreuses applications adaptées aux tâches bureautiques quotidiennes. Cela inclut également le système de base de données Base, qui est inclus en standard dans l'installation de LibreOffice. En raison de l'origine commune, la structure du programme est similaire à la version de base d'OpenOffice. C'est pourquoi ce logiciel est également conçu pour répondre aux besoins d'un large éventail d'utilisateurs qui créent et gèrent régulièrement des ensembles de données.
Fonctionnalités de LibreOffice Base
Les principales tâches de la base comprennent
- la création de bases de données (table de base de données)
- la création de tableaux
- Les formulaires et leur requête.
Vous pouvez également faire d'autres choses pour personnaliser l'utilisation de Base et la rendre plus pratique.
La compatibilité de Base
Un grand avantage de LibreOffice est que les applications du progiciel sont coordonnées les unes avec les autres. Cette connexion est particulièrement utile lorsque vous utilisez Base et Calc, le tableur interne. Les tableaux peuvent être copiés d'une application à l'autre à volonté.
Un autre avantage de Base est sa compatibilité considérable avec d'autres systèmes de bases de données. L'interaction avec les programmes suivants est possible :
- MySQL / MariaDB
- Adabas D
- Accès MS
- et PostgreSQL
Grâce à la prise en charge des pilotes standard JDBC et ODBC, des connexions à presque toutes les autres bases de données peuvent également être établies.
Créer des bases de données et des tables
Pour créer une base de données initiale ou une table de base de données, ouvrez d'abord LibreOffice et sélectionnez Base en double-cliquant sur l'icône associée. Vous déterminez ensuite un chemin par lequel vous souhaitez enregistrer l'enregistrement de données encore vide.
Vous aurez maintenant accès à l'interface utilisateur de la Base, où vous trouverez l'onglet « Tables » sur la gauche. Cliquer dessus ouvre une autre fenêtre à partir de laquelle une nouvelle « table » peut être insérée. Le brouillon vierge comprend des colonnes pour le nom, le type et la description. Le nom d'une entrée correspond à un en-tête de tableau ultérieur et peut être librement choisi. Là, vous pouvez, par exemple, spécifier des numéros, des noms et prénoms, des lieux, etc.
Le type définit le type d'entrée associé pour le champ de données précédent. Par exemple, les champs "Entier" sont numérotés consécutivement, tandis que les champs "Texte" permettent une combinaison de lettres et de chiffres en entrée. Dans le dernier champ pour les descriptions, des informations supplémentaires sur le fonctionnement individuel de la table peuvent être insérées.
Une fois que vous avez terminé, nommé et enregistré la table, elle apparaît sous l'onglet « Tables » et le fichier de base de données peut être rempli d'informations.
Requêtes dans LibreOffice Base
Les requêtes sont utilisées pour rechercher et gérer des bases de données et peuvent être trouvées dans la même barre de menu que les tableaux. Lorsque vous y créez une requête, Base vous demandera d'abord de quelle source vous voulez commencer. Ici, vous pouvez choisir parmi les tables créées précédemment, que vous pouvez désormais gérer. Cliquez donc sur la table de votre choix.
Sélectionnez ensuite toutes les rubriques du tableau qui sont importantes pour votre processus de recherche.
À l'étape suivante, vous pouvez alors définir des critères sur la base desquels la requête doit être effectuée. Par exemple, si vous avez sélectionné un en-tête de tableau pour les noms, après avoir entré « John Doe » comme critère, vous verrez toutes les autres informations pertinentes liées à cet enregistrement de données. De cette façon, vous pouvez utiliser des données individuelles pour trouver d'autres informations.
Le principe des requêtes repose sur des commandes exécutées dans le langage de base de données SQL. La fonctionnalité cachée derrière elle devient visible lorsque vous désactivez la « vue de conception » dans la barre supérieure. Un champ de texte apparaît dans lequel vous pouvez visualiser la commande SQL en cours et, si nécessaire, la modifier manuellement. La fonctionnalité ici est la même que dans la vue de conception plus conviviale.
Créer des formulaires
Vous n'avez pas nécessairement à collecter vos informations dans des bases de données classiques. Au lieu de cela, vous pouvez également utiliser des formulaires plus clairs, appelés ainsi car ils sont structurés comme des formulaires conventionnels sous forme papier. L'option pour cela se trouve à gauche dans le champ de menu « Formulaires » et peut être trouvée en cliquant sur « Créer un formulaire à l'aide de l'assistant ». Vous aurez alors le choix entre plusieurs types de formulaires, chacun avec des champs différents. Par exemple, un formulaire pour « personnes » demandera un contenu différent de celui des « signes du zodiaque ». Enfin, vous déterminez votre mise en page et déterminez si votre formulaire doit uniquement être conçu pour la saisie ou également pour la sortie et le traitement des données.
En option, vous pouvez personnaliser davantage votre formulaire en sélectionnant d'abord le champ de menu pour les formulaires, puis en cliquant avec le bouton droit sur le fichier souhaité. Ensuite, sélectionnez l'option "Modifier", après quoi vous pouvez exécuter les fonctions typiques des applications Office. Cela inclut la modification de la police, l'insertion d'images ou le déplacement des champs de saisie.
Relations entre les tables
Les tableaux peuvent non seulement être modifiés individuellement, mais également liés à d'autres tableaux. Ceci est particulièrement utile lorsque les informations d'une table doivent interagir avec celles d'une autre. C'est le cas, par exemple, lorsque les tables nécessitent la saisie de l'état civil d'une personne. Souvent, il n'y a que des chiffres parmi lesquels choisir, dont la signification est stockée dans une autre table (1 = célibataire, 2 = marié, etc.). La création de tables supplémentaires est utilisée dans de tels cas pour rendre plus claires des tables déjà étendues. Cela simplifie également le traitement des ensembles de données existants.
Créer un tableau supplémentaire
L'option pour cela est cachée sous l'onglet "Extras", qui apparaît dès que vous activez l'élément de menu "Tables". Cliquez ensuite sur « Relations », qui ouvrira une sélection de toutes vos tables existantes. Pour l'exemple sélectionné, cela signifie que les tableaux pour les données personnelles et pour l'état civil doivent être ajoutés. Les deux tables apparaissent maintenant côte à côte dans une nouvelle fenêtre dans laquelle leurs champs sont répertoriés. Si vous cliquez sur un champ du premier tableau avec la souris, vous pouvez le faire glisser dans un champ du deuxième tableau et ainsi le connecter à celui-ci. Si vous saisissez maintenant un « 1 » comme état civil d'une personne, l'information « célibataire » est automatiquement notée en arrière-plan.
Affichez clairement les données importantes avec LibreOffice Base
Le système de base de données Base de LibreOffice est parfaitement adapté pour effectuer les activités bureautiques quotidiennes. À l'aide de tableaux et de formulaires, les informations importantes peuvent être clairement collectées, traitées et éditées. Si vous souhaitez à nouveau rechercher des informations, cela peut également être fait rapidement et facilement grâce à la fonction de requête.
L'ordre des enregistrements de données peut également être augmenté en listant les informations dans des tableaux séparés. Cela n'affecte pas la fonctionnalité, car toutes les tables et tous les champs peuvent être mis en réseau les uns avec les autres. De plus, Base peut également être connecté à d'autres systèmes de bases de données. Cette compatibilité permet une grande flexibilité, car les données de Microsoft Office and Co. peuvent également être utilisées.
FAQ
Puis-je exécuter des macros dans Base ?
Comme toutes les applications du progiciel LibreOffice, les macros peuvent également être utilisées dans Base. Cependant, ceux-ci fonctionnent différemment que d'habitude dans la mesure où ils ne représentent pas des actions propres, mais plutôt des réactions. Cela signifie que certaines macros sont également exécutées après que vous ayez lancé une première étape de travail.
Comment imprimer des tableaux dans Base ?
Les entrées des bases de données ne sont généralement pas destinées aux expressions. Cependant, cet obstacle peut être contourné avec une astuce. Pour ce faire, copiez le contenu de votre tableau puis collez-le dans LibreOffice Calc. Là, vous pouvez ensuite utiliser la fonction d'impression comme d'habitude.
Il y a plus d'articles sur LibreOffice Base ici :
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Comment créer une base de données LibreOffice
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Comment convertir une feuille de calcul en base de données
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Créer un formulaire de saisie de données