Sauvegarde dans Outlook - sauvegarde professionnelle des fichiers et dossiers de données

Conseils pratiques et informations générales sur la sauvegarde des données

Les utilisateurs de Microsoft Outlook envoient, archivent et transmettent de grandes quantités de données au fil du temps. De plus, les entrées de calendrier, les tâches personnelles, les fichiers envoyés en pièces jointes et les données personnelles du carnet d'adresses sont collectés.

Quiconque a perdu son carnet papier ou son calendrier analogique peut comprendre à quel point les adresses, les numéros de téléphone ou les messages sont importants. Une perte est difficile à supporter. Il en va de même pour la version numérique et les données stockées dans Microsoft Outlook. Si un plantage du système, un virus ou un autre événement provoque le redémarrage de l'ordinateur, cela peut être douloureux. Surtout lorsque des données importantes, des affectations, des adresses et d'autres informations n'ont pas été sauvegardées et sont perdues.

Un tel scénario doit être évité à tout prix. Pour cette raison, il est crucial pour les utilisateurs d'Outlook de sauvegarder régulièrement leurs données personnelles. Il est également utile de connaître l'emplacement des fichiers de données. Les utilisateurs doivent avoir une compréhension superficielle de comment et où Outlook stocke les adresses, les rendez-vous et les tâches. Cette prise de conscience et une sauvegarde systématique des données garantissent que toutes les données Outlook essentielles sont sauvegardées et restent disponibles en cas de problèmes du système.

Vidéo explicative - Outlook : Comment sauvegarder Outlook et sauvegarder vos e-mails

Astuce pratique : Si vous ne souhaitez enregistrer que quelques e-mails importants et que vous ne souhaitez pas effectuer une sauvegarde complète, l'archivage en tant que message PDF est idéal. Le logiciel gratuit PDF Creator vous aide à enregistrer les e-mails sous forme de fichier, similaire à un processus d'impression. Un fichier PDF peut être lu avec différents programmes et terminaux sans aucun problème, ce qui n'est pas le cas du propre format MSG d'Outlook. En parallèle, il est alternativement possible de sauvegarder les mails importants dans un dossier sous Windows au format MSG.

Une autre alternative à l'enregistrement au format MSG ou PDF peut être l'enregistrement dans un fichier texte. Outlook vous offre la possibilité conviviale d'archiver plusieurs e-mails dans un seul fichier TXT. De cette façon, vous pouvez enregistrer les messages liés de manière ciblée et ensemble.

Comment Microsoft Outlook enregistre vos données Afin de pouvoir agir immédiatement en cas de problèmes système ou d'attaque de virus, il est important de connaître l'arrière-plan et les options de paramétrage et de savoir comment Outlook enregistre vos données. Fondamentalement, Outlook archive vos données dans des fichiers avec deux extensions de fichier différentes :

1. Fichiers Outlook hors ligne (fichier OST).
2. Fichiers de magasin personnels (fichier PST).

Les fichiers hors ligne Outlook

Les fichiers hors ligne Outlook sont utilisés par le système pour :

• comptes IMAP,
• Comptes Microsoft 365,
• Echanger des comptes aussi
• Comptes Outlook.com

créé. Tous les comptes de messagerie mentionnés se caractérisent par leur stockage décentralisé et pris en charge par un serveur. Cette méthode de stockage présente de nombreux avantages. En plus d'un accès rapide à partir de divers terminaux, vos données sont enregistrées sur des serveurs protégés et protégées contre les virus ou les logiciels malveillants.

En plus des fichiers d'origine sur le serveur, Outlook crée des fichiers de données hors ligne, qui sont abrégés par l'extension de fichier « OST ». Ce sont des copies synchronisées en continu qui sont remplacées dès que la boîte aux lettres est connectée à Internet. Sans accès à Internet, les utilisateurs peuvent continuer à travailler à l'aide des fichiers OST, car toutes les données et informations pertinentes sont copiées sur le disque dur. Si la connexion à Internet est établie, toutes les modifications, par exemple les messages électroniques créés entre-temps, sont traitées. Le fichier OST est mis à jour automatiquement. Si un fichier OST est supprimé manuellement, Outlook en créera un nouveau. Cela se produit dès que l'ordinateur et le serveur sont reconnectés.

Les données supprimées accidentellement sur un serveur Exchange peuvent également être facilement réactivées. La condition préalable à cela est que l'administrateur ait créé une stratégie de rétention pour les objets supprimés. C'est l'un des nombreux avantages des serveurs Exchange et la raison pour laquelle de nombreuses entreprises utilisent ce type de communication par courrier électronique.

Fichiers de magasin personnels

Contrairement aux fichiers hors ligne Outlook, les fichiers du magasin personnel ne sont stockés que de manière centralisée sur l'ordinateur. Ils peuvent être décrits comme l'archive de données essentielle pour les messages, les tâches, les paramètres et les contacts. Tous les messages et éléments Outlook d'un fichier de données Outlook (.pst) ne sont disponibles que sur l'ordinateur sur lequel le fichier est stocké.

En plus des données, la structure de dossiers spécifique est également enregistrée dans des fichiers PST. Il est possible pour Outlook de créer différents fichiers PST du côté système. Cela se fait, entre autres, sur commande de l'utilisateur, afin de séparer les e-mails privés ou professionnels les uns des autres. Si des copies de fichiers PST ne sont pas régulièrement enregistrées, archivées dans des sauvegardes ou sauvegardées manuellement, toutes les données peuvent être irrévocablement perdues en cas de panne informatique ou de panne de disque dur. Étant donné que les plantages et les attaques de virus se produisent sans avertissement, il est important d'être proactif.

Les fichiers de magasins personnels sont principalement créés pour les comptes POP. Jusqu'à la version d'Outlook 2013, toutes les informations des comptes IMAP étaient également sauvegardées dans des fichiers PST. Les utilisateurs d'anciennes versions d'Outlook ont signalé, en particulier avec les comptes IMAP, que les messages électroniques disparaissaient inexplicablement après près de 3 mois. Le problème peut être résolu en adaptant les paramètres.

Important : les utilisateurs d'anciennes versions d'Outlook ou les personnes qui travaillent avec des comptes de messagerie POP3 doivent toujours s'assurer de continuer à sauvegarder leurs fichiers PST afin d'éviter toute perte de données.

Conseil d'initié : Avec des paramètres individuels, vous pouvez également accéder aux messages électroniques d'un serveur POP3 simultanément sur deux PC différents. Dans ce cas, vous devez modifier les règles dans les paramètres du compte de votre boîte aux lettres. Un fichier PST avec des données équivalentes est alors créé sur chaque PC.

Info: Le fichier PST dit standard est essentiel pour les utilisateurs d'Outlook. En principe, toute la boîte de réception et la boîte d'envoi ainsi que tous les rendez-vous et contacts y sont gérés. Pour cette raison, le fichier PST standard ne doit être supprimé à aucun moment. Étant donné que les fichiers PST contiennent des données personnelles sensibles, vous pouvez éventuellement les protéger avec un mot de passe. Cette procédure est particulièrement pertinente si plusieurs salariés d'une entreprise partagent un ordinateur et ne sont pas autorisés à avoir accès à leurs e-mails personnels.

Comment trouver l'emplacement des fichiers de données Outlook

La sauvegarde manuelle des fichiers de données Outlook est une option d'archivage. Pour ce faire, vous devez accéder à l'emplacement des fichiers de données. Vous pouvez trouver l'emplacement des fichiers de données dans Outlook comme suit :

1. Accédez aux paramètres du compte via l'entrée "Fichier" dans le menu d'Outlook.

   

2. Cliquez sur le sous-élément "Importer / Exporter". Vous démarrez l'assistant d'importation et d'exportation Outlook.

   

3. Vous pouvez accéder à tous les fichiers de données stockés sur votre ordinateur à l'aide de l'Explorateur Windows. Vous pouvez l'inclure manuellement dans une sauvegarde ou enregistrer une copie sur une clé ou un autre disque dur.

Voici comment vous pouvez créer une sauvegarde de vos données avec Microsoft Outlook

La sauvegarde manuelle des fichiers de données peut être utile et efficace si vous sauvegardez en continu les données, les documents et les paramètres avec un logiciel de sauvegarde professionnel. Le moyen le plus élégant et le plus sûr de sauvegarder vos fichiers OST ou PST consiste à sauvegarder vos données avec l'assistant d'exportation, directement depuis Outlook.

Avec l'assistant d'exportation, vos e-mails, entrées de calendrier et contacts sont copiés dans un nouveau fichier PST et sauvegardés. Pour démarrer l'assistant d'exportation dans Outlook, vous devez procéder comme suit :

1. Naviguez dans Outlook sous Fichier jusqu'au 2ème élément de menu "Ouvrir et exporter". Cette commande ouvre une nouvelle fenêtre avec plusieurs options.

   

2. Cliquez sur le sous-élément "Importer / Exporter". Vous démarrez l'assistant d'importation et d'exportation Outlook.

3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez "Exporter vers un fichier" pour sauvegarder vos données enregistrées dans Outlook.

   

4. L'étape suivante devrait être de choisir si vous souhaitez enregistrer vos données dans un fichier CSV séparé par des virgules ou dans un fichier de données Outlook. Sélectionnez toujours le fichier de données Outlook ici, car vous pouvez importer ce format dans Outlook fidèle à l'original en cas de perte de données.

   

5. Dans la fenêtre suivante, vous avez la possibilité de sélectionner la boîte aux lettres que vous souhaitez archiver. Il est important ici que vous ne puissiez enregistrer qu'une seule boîte de réception e-mail avec toutes les données qu'elle contient dans un fichier PST. Si vous gérez plusieurs boîtes aux lettres électroniques dans Outlook, vous devez répéter le processus d'exportation pour chaque boîte aux lettres.

6. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur "Parcourir" pour spécifier l'emplacement de stockage de votre fichier de données Outlook. Vous pouvez choisir n'importe quel répertoire et choisir le nom du fichier d'exportation avec la fin PST. Si vous avez déjà effectué une sauvegarde de données dans Outlook, le nom de fichier précédemment utilisé sera affiché par défaut. S'il s'agit d'une sauvegarde de données régulière, excluez l'exportation des doublons. Dans ce cas, la copie de sauvegarde en cours de votre fichier de données contient toujours les données les plus récentes.

   

7. Avec "Terminer", votre fichier de données Outlook est enregistré en tant que copie de sauvegarde. Le fichier de données peut être copié à partir de l'emplacement de stockage et stocké temporairement sur un stockage cloud tel que OneDrive, par exemple.

Conseil: Activez généralement la case à cocher "Inclure les sous-dossiers« Pour que tous les éléments du compte de messagerie de tous les sous-dossiers soient archivés. Sous l'élément de menu "filtre« Vous avez la possibilité de déterminer en détail quels messages ou éléments individuels doivent être archivés. En règle générale, vous n'avez pas besoin de la fonction de filtrage pour une sauvegarde de données normale.

Astuce pratique : Vous ne souhaitez pas archiver l'intégralité de la boîte aux lettres mais uniquement un dossier de projet important ? Dans ce cas, marquez le ou les dossiers que vous souhaitez sauvegarder au lieu de sauvegarder l'intégralité de la boîte aux lettres.

Info: Saviez-vous que vous pouvez également exporter vos listes de distribution Outlook vers Excel ? Lisez ici comment cela fonctionne.

Il est judicieux de sauvegarder régulièrement votre boîte de réception de courrier électronique si vous ne travaillez pas avec un compte IMAP ou Exchange. Le fichier de sauvegarde peut ensuite être facilement importé dans le système à l'aide de l'assistant d'importation Outlook. Cela fonctionne également lors du passage d'Outlook Express à Outlook.

Astuce pratique : Créez une entrée de calendrier régulière dans Outlook, par exemple mensuellement, afin d'exporter la boîte aux lettres avec toutes les données. Grâce à la fonction de rappel d'Outlook, vous ne manquerez pas l'archivage et vous disposerez généralement de copies de sauvegarde comme neuves.

En résumé, il n'est pas difficile d'utiliser la fonction d'exportation d'Outlook. Avec lui, les comptes de messagerie POP3 peuvent être sauvegardés de manière professionnelle et des copies de sauvegarde des fichiers Outlook PST peuvent être créées. Les données sur les boîtes aux lettres IMAP et Exchange peuvent également être archivées. Ils ne doivent pas nécessairement être sauvegardés, car toutes les données d'origine se trouvent sur le serveur du fournisseur. Cela implique qu'ils peuvent être réimportés sans aucun problème en cas de perte de données.

Comment enregistrer les signatures manuellement

Vous pouvez sauvegarder manuellement les signatures créées personnellement en ouvrant leur emplacement de stockage. Vous pouvez facilement le faire avec les commandes Windows suivantes :

1. Appuyez simultanément sur les touches de votre clavier [Les fenêtres] et [R]. La boite de dialogue "Effectuer", qui était connue sous le nom d'invite de commande sous DOS.

2. Saisissez la commande suivante à l'invite de commande : "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Sans citations).

3. Le dossier Windows "Signatures", dans lequel toutes les signatures que vous avez enregistrées sont archivées. Vous trouverez les signatures aussi bien au format RTF qu'aux formats HTM et TXT. Vous pouvez facilement copier les signatures à partir de l'emplacement de stockage, les transférer sur un autre ordinateur ou les enregistrer temporairement sur le stockage en nuage.

Archivage automatique dans Outlook

Depuis de nombreuses années, Microsoft Outlook a la possibilité d'archiver automatiquement les e-mails sur la base d'un calendrier prédéterminé. L'archivage automatique est particulièrement utile pour garder la boîte aux lettres claire et pour minimiser la taille de la boîte aux lettres.

Définissez les paramètres d'archivage automatique comme suit :

1. Accédez à Fichier / Options.

2. La fenêtre de sélection "Options Windows" s'ouvre. Dans les options Windows, vous pouvez cliquer pour apporter des modifications au design et aux fonctions, ajuster le ruban de menu ou sélectionner les options de langue. Les options de configuration pour l'archivage automatique se trouvent au milieu de la fenêtre sous l'option "Avancé".

   

3. Cliquez sur « Paramètres d'archivage automatique » pour spécifier quels messages doivent être automatiquement archivés et dans quelles périodes.

   

Tous les messages archivés peuvent alors être trouvés dans les dossiers d'archives et réactivés. Il est possible d'ouvrir et d'accéder aux anciens fichiers et messages de l'archive en quelques clics. Pour cela, vous pouvez utiliser l'archivage automatique dans Outlook d'une part - vous pouvez également sauvegarder vos données manuellement.

Conclusion sur la sauvegarde Outlook et sa pertinence pour chaque utilisateur

Il est important de sauvegarder régulièrement vos données Outlook personnelles et tous les sous-dossiers. Les e-mails, les entrées de calendrier, les contacts avec des notes manuscrites et d'autres informations peuvent être archivés plus facilement à l'aide de l'assistant d'exportation Outlook. Alternativement, une copie manuelle des fichiers PST ou OST existants est également possible. Pour ce faire, les utilisateurs ont besoin de l'emplacement exact du fichier de données dans Outlook.

À l'aide de l'assistant, un compte peut être enregistré pour chaque processus d'archivage. Si vous utilisez plusieurs comptes, le processus doit être répété. Avant de sauvegarder des données dans Outlook, il est essentiel de comprendre comment Outlook stocke les données. Une copie de sauvegarde des données est particulièrement importante pour les comptes de messagerie POP3, où toutes les données sont stockées de manière centralisée sur l'ordinateur local. Sinon, tous les fichiers, contacts, paramètres et informations pourraient être irrémédiablement supprimés en cas d'attaque de virus. Avec la création de doublons, vous avez la garantie de pouvoir récupérer des données à tout moment.

Les utilisateurs de comptes Microsoft Exchange, les comptes IMAP et les utilisateurs d'Outlook 2013 ou version ultérieure bénéficient du stockage externe de leurs données sur les serveurs du fournisseur de messagerie. Cela signifie que les données stockées avec ces comptes seront toujours disponibles après un problème informatique. La sauvegarde Outlook n'est pas indispensable pour les utilisateurs de ces comptes. Malgré l'absence de nécessité, cela peut être utile si, pour des raisons de sécurité, vous souhaitez conserver des sauvegardes de vos données sur une clé ou un disque dur externe.

Questions et réponses sur la sauvegarde Outlook

Que pouvez-vous faire lorsque vos fichiers PST sont corrompus et illisibles ?

Avez-vous un problème sérieux avec Outlook et le fichier PST a été gravement endommagé et a perdu des données ? Une telle situation est problématique car les données de contact ou les e-mails contenant des informations importantes sont dans de nombreux cas irrémédiablement perdus. Dans un tel cas, en plus d'une sauvegarde proactive de vos données, un logiciel gratuit gratuit capable de réparer les fichiers PST endommagés peut vous aider.

Est-il possible de déplacer des fichiers PST vers un autre lecteur et de les utiliser ?

Vous rencontrez le problème que votre disque dur ne dispose pas de suffisamment d'espace de stockage sous Windows malgré un archivage et des sauvegardes en cours ? Besoin de déplacer les fichiers Outlook PST vers un autre lecteur en raison d'un manque d'espace ? Ensuite, un plan en 5 points bien pensé d'Outlook 2013 ou les instructions pour les utilisateurs d'Outlook Express vous aideront. Les deux articles vous apprendront comment déplacer facilement des fichiers PST vers un autre lecteur.

Comment réactiver des pièces jointes importantes dans Windows après leur suppression ?

Dans de nombreux cas, un message électronique est moins pertinent que sa pièce jointe. Alors que le courrier ne fait que confirmer l'envoi, le fichier PDF ou Excel joint est de la plus haute importance. Si l'e-mail a été supprimé, la pièce jointe est introuvable non plus. Sous Windows, la pièce jointe supprimée peut être réactivée avec une astuce en recherchant les fichiers Internet temporaires.