Voici comment vous créez régulièrement des copies de sauvegarde de vos classeurs Excel
Souhaitez-vous faire une copie de sauvegarde d'un classeur ? Bien entendu, cela va au-delà des options offertes par Windows, par exemple copier un classeur dans un autre répertoire ou sous un nom différent.
Vous pouvez également créer une sauvegarde d'un classeur directement avec Excel. Excel enregistre ensuite toujours la version précédente d'un classeur dans une copie de sauvegarde lorsque vous enregistrez l'ancienne version.
Créer une copie de sauvegarde automatique d'un fichier Excel lors de l'enregistrement
Suivez ces étapes:
- Appelez la commande ENREGISTRER SOUS. Pour cela, cliquez dans toutes les versions sur l'onglet FICHIER ou le menu FICHIER. Excel 2007 est une exception. Ici, vous cliquez sur le bouton Office rond en haut à gauche pour appeler la commande.
- Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur le bouton OUTILS (Excel à partir de la version 2007) ou EXTRAS (Excel jusqu'à et y compris la version 2003).
- Sélectionnez le paramètre OPTIONS GÉNÉRALES.
- Cochez la case CRÉER UN FICHIER DE SAUVEGARDE.
- N'entrez pas de mots de passe.
- Fermez la fenêtre avec le bouton OK.
- Choisissez un répertoire et un nom de fichier.
- Enregistrez le classeur en utilisant le bouton du même nom.
Excel crée ensuite une copie de sauvegarde du fichier. Celui-ci porte l'extension de fichier ".XLK" et est toujours à jour depuis l'avant-dernière sauvegarde. Lorsque vous enregistrez un classeur, la version précédente devient le nouveau fichier de sauvegarde.
Mais il existe un autre moyen : à l'aide d'une macro, vous pouvez également donner à Excel la commande de créer une copie de sauvegarde automatique lorsqu'un fichier Excel est fermé.
Créer une copie de sauvegarde automatique lors de la fermeture d'un fichier Excel
Souhaitez-vous vous assurer qu'une copie de sauvegarde du fichier est automatiquement enregistrée dans un certain chemin lorsque vous fermez un classeur Excel ? Ce n'est pas un problème avec une macro. Pour les distinguer, les noms de fichiers sont enregistrés selon le modèle suivant :
Nom de fichier année-mois-jour
Ainsi, si votre fichier s'appelle planning.xls, par exemple, la copie de sauvegarde est enregistrée sous :
2009-10-24 planning.xls
Cette dénomination permet de trier très facilement la liste des fichiers par ordre chronologique, car l'ordre chronologique est automatiquement alphabétique. Utilisez la macro suivante pour créer la copie de sauvegarde :
Sous auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Chemin = "C:\Données"
Ce classeur.Enregistrer
Altname = ThisWorkbook.FullName
Si Droite $ (Chemin, 1) "\" Alors Chemin = Chemin + "\"
Neuname = Chemin & Format (Maintenant, "AAAA-MM-JJ") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename : = nouveau nom
Workbooks.Open (ancien nom)
Ce classeur.Fermer
Fin du sous-marin
Mettez votre chemin dans la variable chemin fixé. Les copies de sauvegarde sont enregistrées dans cette position. Si vous souhaitez que les copies de sauvegarde soient toujours enregistrées dans le même répertoire à partir duquel vous avez ouvert le classeur, remplacez la commande Chemin = "C:\Données" avec la ligne suivante :
Chemin = ActiveWorkbook.Chemin
La macro fonctionne selon la méthode suivante :
- Enregistrer le dossier actuel
- Générer un nouveau nom de fichier basé sur la date actuelle
- Enregistrez le classeur sous un nouveau nom dans un nouveau chemin
- Rouvrir le classeur d'origine
- Fermez la copie de sauvegarde du dossier
Copiez la macro dans chaque classeur que vous souhaitez sauvegarder automatiquement. Les copies de sauvegarde sont toujours créées lorsque vous fermez le classeur correspondant.
Comment créer manuellement une copie de sauvegarde de votre feuille de calcul Excel
Lors de la révision d'un classeur, il peut arriver que vous ne soyez pas sûr de vouloir vraiment enregistrer les modifications que vous avez apportées.
Dans de tels cas, vous devez faire une copie de sauvegarde du dossier avec la version précédente. Procédez comme suit pour créer une copie de sauvegarde de la dernière version enregistrée :
- Activez la commande "Enregistrer sous" dans le menu "Fichier".
- Cliquez sur le bouton "Outils - Options générales".
- Cochez la case "Créer un fichier de sauvegarde".
- Fermez la fenêtre avec le bouton OK.
- Choisissez un répertoire et un nom de fichier.
- Enregistrez le classeur en utilisant le bouton du même nom.
Excel crée ensuite une copie de sauvegarde du fichier. Celui-ci porte l'extension de fichier ".XLK" et est toujours à jour depuis l'avant-dernière sauvegarde. Lorsque vous enregistrez un classeur, la version précédente devient le nouveau fichier de sauvegarde.
