Comment utiliser le calendrier Outlook pour les rendez-vous et les tâches

Un aperçu de toutes les fonctions

Qu'il s'agisse de rendez-vous professionnels ou privés, presque tout le monde est occupé à s'organiser et à organiser son environnement personnel au quotidien. Pour cette raison, un calendrier, par exemple le calendrier Outlook, est au centre de chaque planification de rendez-vous professionnel. Après avoir ouvert Outlook en double-cliquant sur le bouton de la souris, vous trouverez plusieurs icônes dans la zone de programme en bas à gauche. L'icône du calendrier dans Outlook se trouve juste à côté de l'icône des e-mails.

En plus du calendrier, il est logique de noter les tâches importantes dans Outlook et de les exécuter. La zone des tâches, qui est organisée sous forme d'icône à côté du carnet d'adresses dans Outlook 365, convient à cela.

Les utilisateurs d'Outlook qui connaissent et maîtrisent les possibilités des fonctions "Calendrier et Tâches" travaillent et planifient plus efficacement et de manière plus ciblée. En plus du calendrier et des tâches, les utilisateurs apprécient également la fonction de recherche d'Outlook. Par exemple, Outlook offre la possibilité de rechercher des rendez-vous et des e-mails en une seule fois. Cette option est particulièrement utile et pratique lors de l'utilisation d'Outlook à des fins professionnelles, car elle prend efficacement en charge l'efficacité du travail au bureau.

Organisez vos rendez-vous de manière professionnelle - sans effort possible avec Outlook

Le calendrier dans Outlook est fondamentalement explicite et convivial. La prise d'un nouveau rendez-vous est possible en quelques clics. De plus, il existe de nombreuses astuces et aides éprouvées pour vous aider à saisir des rendez-vous de manière efficace et économique. Par exemple, il est possible de copier des entrées de rendez-vous existantes pour faciliter la saisie de nouveaux rendez-vous. La procédure consistant à faire glisser un e-mail avec un rendez-vous important sur le bouton « Calendrier » ou « Tâche » est également axée sur la pratique. De cette façon, vous pouvez générer une entrée de rendez-vous ou une nouvelle tâche et avoir le contenu de l'e-mail immédiatement à portée de main comme rappel. La conversion des tâches en rendez-vous à la souris est efficace et fait gagner un temps précieux.

Dans le texte suivant, vous pouvez lire comment vous pouvez organiser les tâches : Trier les tâches par catégories

Astuce efficacité :

Comme tous les programmes Office sont en réseau, vous avez la possibilité de créer des rendez-vous ou des tâches à partir de Word et Excel directement dans Outlook à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez insérer un bouton dans Microsoft Word ou Excel et transférer la tâche ou le rendez-vous vers Outlook en un clic.

Dans cet article, vous pouvez lire comment créer des tâches à partir de Word.

Un avantage majeur du calendrier Outlook est la possibilité de coordonner des rendez-vous avec d'autres personnes sans avoir à utiliser un calendrier partagé. L'onglet "Demander une réunion" est disponible pour cela dans Outlook. Les demandes de réunion peuvent être automatiquement acceptées dans Outlook. Si le rendez-vous demandé n'est pas occupé dans le calendrier, la demande est confirmée par le système. Alternativement, vous pouvez également définir que chaque demande de réunion doit être traitée et acceptée manuellement.

Au lieu d'une communication personnelle ou numérique à long terme, les rendez-vous peuvent être coordonnés en quelques clics grâce à cette procédure. Alternativement, les utilisateurs d'Outlook ont également la possibilité d'envoyer des rendez-vous individuels sous forme de fichier iCalendar. Dans ce cas, le destinataire garde la maîtrise de son agenda. Il peut importer la demande de rendez-vous et la note dans Outlook si nécessaire. L'exportation sous forme de fichier iCalendar est utile, par exemple, pour les personnes qui ne sont pas personnellement connues de l'expéditeur. Si les utilisateurs d'Outlook doivent rarement coordonner des rendez-vous avec d'autres, il peut être judicieux d'envoyer des rendez-vous individuels ou des extraits du calendrier sans demander de demandes de rendez-vous spécifiques. Le partage d'un calendrier ou d'extraits de calendrier et la mise à jour des rendez-vous sont conviviaux dans Outlook et peuvent être effectués avec peu d'effort.

Marquez les rendez-vous en couleur, déplacez-les ou supprimez-les

Les rendez-vous, les tâches et les e-mails sont étroitement liés dans Outlook. Pour cette raison, la version Outlook 2007 offre la possibilité de marquer les e-mails importants dans la boîte de réception avec des drapeaux de différentes couleurs pour le suivi avec la souris. En plus du codage couleur, Outlook peut vous rappeler une tâche associée à un message.

Vous pouvez également déplacer facilement des rendez-vous sans cliquer en saisissant du texte ou en les faisant glisser et en les déposant avec la souris. Ceci est possible dans la même zone de calendrier et également via le navigateur de date pour d'autres semaines, mois ou années. Microsoft Outlook ajuste alors automatiquement la date et maintient l'heure. Il est également possible de déplacer plusieurs rendez-vous à un autre jour en un clic, par exemple si vous êtes malade ou incapable de travailler un jour ouvrable. Les rendez-vous en double peuvent être supprimés en quelques étapes simples en utilisant une combinaison de touches par commande.

Dans certains cas, il peut être important de supprimer les rendez-vous dans leur intégralité avant une certaine date. Ceci est utile, par exemple, si vous reprenez un agenda d'un collègue et n'avez plus besoin de ses anciens rendez-vous. Vous pouvez supprimer tous les rendez-vous de votre calendrier Outlook avant une certaine date en passant à la vue des rendez-vous tabulaire. Dans cette vue, vous avez la possibilité de trier et de supprimer les rendez-vous en fonction des dates.

La présentation de diverses vues de calendrier dans le calendrier Outlook est également orientée vers la pratique. Vous pouvez afficher une vue du calendrier par jour, pour une semaine entière ou la semaine de travail, ou pour un mois entier.

Vous pouvez également envoyer des rendez-vous via Outlook. Vous pouvez lire comment cela fonctionne dans cet article : Envoi de rendez-vous

Dans les anciennes versions d'Outlook, par exemple Outlook 2007, vous avez également la possibilité d'afficher la densité des détails dans la vue mensuelle. Cette fonction vous offre trois options de visualisation :

• "Meugler",
• "Moyen" et
• "Haute".

L'option "Faible" est automatiquement prédéfinie. Si vous ne trouvez pas de rendez-vous pertinents dans Outlook dans la vue mensuelle, la densité des détails peut en être la cause. Outlook propose essentiellement des paramètres d'affichage différents et spécifiques pour les rendez-vous. Entre autres choses, il est possible d'afficher l'avenir actuel, important ou, alternativement, les rendez-vous passés.

Rendez-vous récurrents récurrents - une fonction importante dans Outlook

En plus des rendez-vous ponctuels, il existe de nombreux rendez-vous récurrents qui se répètent hebdomadairement, mensuellement ou annuellement. Au lieu de saisir manuellement chacun de ces rendez-vous dans Outlook, la saisie de rendez-vous récurrents garantit un gain de temps. Il offre également aux utilisateurs d'Outlook la sécurité de ne manquer aucun rendez-vous essentiel. Vous définissez un rendez-vous récurrent dans Outlook directement sous l'onglet « Nouveau rendez-vous » à l'aide du bouton « Type de série ». Vous pouvez implémenter un rappel dans Outlook pour chaque rendez-vous.

Les rendez-vous de la série peuvent être sélectionnés et saisis dans la fenêtre de dialogue. Il y avait un problème avec la sélection des jours ouvrables dans les anciennes versions d'Outlook. Ce problème a été résolu dans la version actuelle d'Outlook, de sorte que pratiquement toute combinaison est possible en tant que rendez-vous en série.

Si vous souhaitez modifier ou supprimer toute la série de rendez-vous, cela est également possible sans aucun problème. Par exemple, si vous supprimez un rendez-vous d'une série de rendez-vous, le système vous indiquera dans une fenêtre si toute la série de rendez-vous doit également être supprimée. Après avoir fait votre sélection, cliquez sur le bouton "OK" pour fermer la boîte de dialogue.

Cette fonction est également orientée vers la pratique afin de pouvoir supprimer des rendez-vous individuels d'une série de rendez-vous. Si, par exemple, une réunion hebdomadaire n'a pas eu lieu dans l'entreprise, le rendez-vous annulé peut être supprimé ultérieurement du calendrier sans avoir à supprimer toute la série et à le reparamétrer.

Utilisez la méthode ALPEN et professionnalisez votre gestion du temps

Vous devez coordonner de nombreux rendez-vous et planifier chaque journée de travail ou vos activités privées avec précision et professionnalisme ? Dans ce cas, il est judicieux d'utiliser la méthode bien connue ALPEN, qui est principalement utilisée par les gestionnaires ou enseignée dans les séminaires de gestion du temps. La méthode ALPEN décrit une méthodologie de gestion du temps bien pensée. Il a été fondé par le célèbre auteur Lothar J. Seiwert. La méthode ALPEN part du principe qu'il suffit de consacrer quelques minutes chaque jour à l'élaboration d'un plan journalier écrit. Cela fonctionne selon la méthode ALPEN comme suit :

1. Notez les tâches, les rendez-vous et les activités.

2. Estimer la durée des activités.

3. Prévoyez des temps de mise en mémoire tampon.

4. Prendre des décisions pour la journée.

5. Suivi et adaptation

La méthode ALPEN peut être efficacement supportée par le calendrier Outlook, la zone de tâches ou la vue "Outlook Today".

Organisez les tâches dans Outlook avec soin : voici comment cela fonctionne

Les tâches diffèrent généralement des rendez-vous en ce sens qu'elles n'ont pas de date de début. Dans une tâche, l'accent est mis sur l'activité ou un objectif. En résumé, les rendez-vous sont liés à un point de départ et d'arrivée clairement défini. En revanche, la date d'échéance est déterminante pour les tâches. Lorsque la tâche est explicitement effectuée, elle n'est pas définie.

Vous pouvez créer de nouvelles tâches dans Outlook dans l'onglet "Tâches" en un seul clic. Un ruban apparaît dans lequel vous pouvez gérer, suivre ou déplacer des tâches.

Pour une meilleure orientation et clarté de toutes les tâches pertinentes, vous avez les options dans Outlook,

• Masquer les tâches terminées dans Outlook
• pour n'afficher que les tâches déjà terminées dans Outlook.
• Vous pouvez également supprimer complètement les tâches terminées d'Outlook.

Pour ce faire, sélectionnez l'option « Tâches terminées » sous « Tâches ». Vous verrez alors toutes les tâches terminées. Vous pouvez facilement les supprimer avec la combinaison de touches ou la commande CTRL + A. Outlook vous offre également la possibilité d'afficher et d'enregistrer une vue de tâche spécifique.

Gardez une trace des tâches et imprimez une liste de tâches

Le suivi de toutes les tâches est essentiel. Pour cette raison, il est logique de trier les tâches dans le planificateur de tâches en fonction de toutes les colonnes disponibles. Alternativement, vous avez la possibilité d'organiser librement les tâches et d'afficher des icônes définies dans la barre des tâches. Les nombreuses options d'affichage dans la zone des tâches garantissent que vous pouvez distinguer en un coup d'œil les tâches importantes des tâches moins pertinentes. Vous pouvez déterminer l'ordre de vos tâches en les numérotant et une colonne séparée pour les numéros. Vous pouvez simultanément traiter vos tâches résumées dans une liste de tâches, les afficher, les ouvrir ou les imprimer avec le calendrier hebdomadaire.

Déléguer et filtrer des tâches - particulièrement utile dans le domaine professionnel

Si vous ne gérez pas personnellement chaque tâche, vous pouvez demander automatiquement des rapports d'état. Les informations d'état automatisées vous donnent un aperçu du niveau d'achèvement auquel se trouve actuellement la tâche. Cette option est particulièrement importante dans un environnement professionnel lorsque des tâches pertinentes sont déléguées. Les tâches qui ont déjà été déléguées peuvent être transférées à un autre employé à tout moment. En plus des rapports d'état pour les tâches déléguées, Outlook dispose d'une fonction de filtre professionnel pour les tâches. Vous pouvez l'utiliser pour filtrer les tâches selon des critères définis. Entre autres, il est possible de spécifiquement :

• Afficher toutes les tâches qui ont été affectées à un employé spécifique
• Qui ont une date d'échéance précise ou
• avoir une entrée définie dans le sujet.

Les tâches peuvent également être converties en rendez-vous par glisser-déposer sans avoir à être recréées.

Conseil:

Utilisez des modèles Outlook spécifiques pour créer rapidement des rendez-vous ou des tâches qui ont essentiellement la même structure. De cette façon, vous gagnez beaucoup de temps, éliminez les redondances et planifiez efficacement les rendez-vous et les tâches.

À partir d'Outlook 2007, les tâches qui ont déjà été déplacées vers l'archive sont toujours visibles si elles ont été marquées pour un suivi. Les utilisateurs qui gèrent de nombreuses tâches dans Outlook apprécient cette option. Il est utile pour se rappeler des tâches, des e-mails et des rendez-vous stockés dans le dossier d'archives.

Les utilisateurs d'Outlook 2003 disposent d'une option spéciale concernant l'affichage des tâches et des rendez-vous. Vous pouvez afficher la liste des tâches dans le calendrier. De cette façon, vous pouvez garder un œil sur vos rendez-vous et vos tâches en même temps. Les utilisateurs d'autres versions d'Outlook peuvent utiliser les paramètres d'affichage pour déterminer les zones d'Outlook à afficher.

Astuce logiciel :

Souhaitez-vous voir vos tâches, agenda et calendrier Outlook sur votre bureau sans ouvrir Outlook ? Dans ce cas, vous pouvez utiliser le programme gratuit DeskTask. DeskTask fonctionne sous Windows 10 et peut être utilisé avec toutes les versions Outlook connues.

Conclusion : organiser parfaitement les rendez-vous et les tâches dans Outlook

Avec Microsoft Outlook, vous disposez d'une application logicielle complexe et bien pensée pour organiser parfaitement vos rendez-vous et vos tâches. Outlook propose différentes options pour la mise en œuvre des rendez-vous, des demandes de rendez-vous et des rendez-vous récurrents. De plus, les vues du calendrier peuvent être personnalisées. Les rendez-vous peuvent être partagés ou convertis en tâches en quelques clics. Le domaine de responsabilité est particulièrement précieux lorsque différentes activités et exigences du secteur professionnel ou privé doivent être canalisées de manière judicieuse. Grâce à sa structure conviviale, Outlook contribue à un calendrier organisé de manière professionnelle.