Outlook : Enregistrer l'e-mail sous forme de fichier PDF : PDFCreator

C'est comme ça que c'est fait!

Souhaitez-vous enregistrer les e-mails importants dans vos dossiers d'archives à un emplacement spécifique sur le disque dur ? Par exemple, les e-mails contenant des factures, des données clients sensibles ou des contenus qui, d'un point de vue juridique, doivent être conservés sur le long terme. Le format PDF bien connu et populaire convient à cet effet en tant que format d'archive fiable et durable. Il prend peu de place sur le disque dur, s'ouvre sur différents terminaux et offre un haut niveau de sécurité.

Enregistrement de fichiers PDF dans Outlook : ce sont des programmes adaptés

Contrairement à Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook n'offre pas d'option intégrée pour enregistrer ou convertir des fichiers PDF. Une option est le programme payant "Adobe Acrobat", qui est capable de créer des fichiers PDF à partir d'Outlook. Si vous êtes intéressé par une solution gratuite avec des fonctionnalités similaires, vous devez utiliser PDFCreator comme alternative.

L'outil est disponible dans une version allemande et est continuellement développé. Il installe un pilote d'imprimante virtuel et crée des fichiers PDF à l'aide de la commande « Imprimer ». Avec PDFCreator, vous pouvez créer des documents sous forme de fichiers PDF à partir de n'importe quel programme Windows. Si vous travaillez régulièrement avec des liens dans des documents, PDF Creator n'est pas le premier choix. En effet, le logiciel n'accepte pas les hyperliens et ceux-ci ne sont pas cliquables dans le fichier PDF créé. Dans ce cas, les utilisateurs de Windows 10 peuvent utiliser l'outil gratuit « Microsoft Print to PDF » fourni. Dans tous les autres cas, PDFCreator en tant qu'outil PDF gratuit est le bon choix en raison de sa vitesse et de sa facilité d'utilisation.

Installer le créateur de PDF

1. La première étape consiste à installer PDFCreator en quelques secondes en ouvrant l'adresse https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions dans votre navigateur web. Téléchargez ensuite la dernière version de PDFCreator. Vous avez le choix entre la version mono-utilisateur gratuite ou les versions payantes multi-utilisateurs et serveur.

   

2. Une fois le fichier d'installation chargé, lancez-le par un double clic.

   

3. L'assistant d'installation vous guide tout au long de l'installation et vous donne des informations importantes sur une installation correcte. Entre autres choses, vous pouvez définir la langue du programme et afficher des informations sur le contrat de licence ou les paramètres de protection des données.

   

4. Le logiciel sera installé sur votre ordinateur en quelques secondes. Après l'installation, vous pouvez accéder au manuel en ligne ou rechercher des rubriques d'aide dans la base de connaissances. Si vous avez des questions lors de l'utilisation de PDF Creator, une assistance communautaire multilingue est également disponible. Le PDFCreator est prêt à l'emploi et peut convertir les messages électroniques en fichiers PDF en quelques clics sous Microsoft Outlook.

   

Enregistrez les e-mails au format PDF - c'est comme ça que ça marche

Il est possible d'enregistrer un email au format PDF en quelques clics et paramètres. Avec les 6 étapes suivantes, vous pouvez créer des fichiers PDF professionnels avec des titres de document spécifiques et des informations sur l'auteur et les mots clés, ce qui facilite la recherche ultérieure :

1. Ouvrez n'importe quel e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF.

2. Dans l'onglet Fichier, allez dans le menu → Imprimer.

3. Sélectionnez PDFCreator comme imprimante.

   

4. Dans le cas d'un e-mail de plusieurs pages, vous pouvez spécifier quelles pages doivent être enregistrées. Pour ce faire, cliquez sur Options d'impression et entrez les numéros de page. L'enregistrement uniquement d'une zone marquée ou de parties d'un texte marqué n'est pas possible dans PDFCreator.

   

5. À l'étape suivante, cliquez sur le bouton « Imprimer ». Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir les spécifications du document à enregistrer.

   

6. Dans la zone supérieure de la fenêtre de sélection, vous pouvez spécifier le format dans lequel le document doit être enregistré. En plus d'un fichier PDF standard, vous pouvez choisir entre :

   • différents niveaux de compression,
   • stockage sous forme de fichier graphique ou
   • archivage sous forme de fichier PDF protégé.
   

7. Dans la zone centrale de la fenêtre de sélection, le chemin et le nom du fichier sous lequel le fichier PDF doit être enregistré doivent être spécifiés.

8. Dans la partie inférieure, il est important d'entrer un titre de document significatif. Cette procédure vous permettra de retrouver plus facilement le document ultérieurement. En même temps, il aide les destinataires à attribuer le fichier. Entre autres choses, vous pouvez utiliser l'objet original de l'e-mail ou utiliser un titre individuel. Vous pouvez également saisir un sujet et/ou des mots-clés. Ces informations peuvent être affichées dans l'Explorateur Windows ou utilisées comme mots de recherche.

   Il existe également la possibilité de fusionner le fichier PDF créé directement avec un autre fichier. Si vous le souhaitez, activez le bouton Fusionner. Vous pouvez également joindre le fichier PDF directement à un e-mail ou le transférer ou le télécharger via Dropbox ou FTP.

   

9. Si vous souhaitez enregistrer le fichier par défaut, cochez la case verte "Enregistrer". Le titre du document est utilisé comme nom de fichier. Vous pouvez changer le nom pour la dernière fois avant de commencer le processus d'enregistrement.

   Le « PDF Architect » crée ensuite votre fichier PDF en arrière-plan. Si vous disposez d'un compte utilisateur auprès du fabricant PDFForge, vous pouvez également vous connecter et enregistrer le fichier dans ce compte. Alternativement, vous pouvez créer un nouveau compte utilisateur. Le fichier PDF conçu est affiché dans "PDF Architect".

Conseil: Par défaut, le logiciel PDFForge "PDF Architect" est utilisé comme programme d'affichage pour les fichiers PDF créés avec PDFCreater. Si vous souhaitez continuer à lire les fichiers PDF avec le logiciel gratuit "Adobe Acrobat Reader" ou un autre outil, vous pouvez l'enregistrer dans les paramètres de PDFCreator. Vous pouvez également modifier la sélection des applications standard dans les paramètres Windows.

Les fichiers PDF offrent essentiellement ces avantages

Il est facilement possible d'enregistrer un e-mail d'Outlook sous forme de fichier PDF. En plus de pouvoir être enregistrés, les fichiers PDF offrent de nombreux avantages par rapport aux autres formats, tels que le format de stockage MSG Outlook. Alors que les fichiers MSG ne peuvent être lus que par Outlook et quelques programmes de messagerie et de conversion, le format PDF est utilisé dans le monde entier.

Les programmes de lecture de PDF gratuits tels qu'Adobe Acrobat Reader garantissent que les destinataires d'un fichier PDF peuvent le lire sur presque n'importe quel appareil. Les fichiers PDF sont également compressés au fur et à mesure de leur enregistrement et sont dans la plupart des cas plus petits que le document source. De plus, le formatage, les images, les polices intégrées et l'apparence générale sont conservés.

La sécurité des documents est essentielle, notamment lors de leur envoi sur Internet. En définissant des options, les fichiers au contenu sensible peuvent être protégés contre le vol de données non autorisé. La même chose se produit en attribuant un mot de passe. Dans ce cas, les personnes non autorisées ne pourront pas ouvrir le fichier et lire son contenu.

Avec la valeur ajoutée des fichiers PDF et la possibilité d'utiliser des mots-clés et un titre significatif pour faciliter la recherche des fichiers PDF, les fichiers PDF sont idéaux pour l'archivage des e-mails dans Outlook.

Résumé : Sauvegardez vos e-mails dans Outlook avec PDF Creator - rapidement et facilement

Si vous souhaitez archiver un e-mail en toute sécurité sur le long terme, le format PDF est particulièrement adapté à cela. Étant donné que Microsoft Outlook n'offre pas de conversion intégrée au format PDF, un logiciel externe doit être utilisé. PDFCreator est un programme convivial et ciblé qui a été utilisé un million de fois. Une fois installé en tant que pilote d'imprimante virtuel, il peut être utilisé pour convertir des documents en fichiers PDF à partir de n'importe quelle application Windows.

Dans Outlook, vous sélectionnez la fonction d'impression, entrez le titre du document, les mots-clés et le chemin de stockage et pouvez archiver votre e-mail en quelques clics. Le PDFCreator fonctionne de manière aussi fiable que les programmes payants et est donc recommandé comme pilote d'imprimante PDF virtuel pour Windows et Microsoft Outlook.