Créez des modèles dans Outlook et gagnez beaucoup de temps

Diverses instructions et astuces étape par étape

De nombreuses activités du secteur professionnel ou privé sont redondantes. Cela s'applique au travail manuel dans le secteur artisanal ainsi qu'aux tâches qui sont effectuées sur le PC. Une activité qui se répète en permanence est la conception d'un courrier avec Microsoft Office. Les devis, les lettres de motivation d'une facture ou les documents privés contiennent souvent un libellé identique ou similaire et sont identiques en termes de texte, de structure et de mise en forme.

Pour des raisons d'efficacité, il est logique d'automatiser la rédaction de ces messages en créant des modèles dans Outlook. Les utilisateurs de Microsoft Office sont particulièrement habitués à travailler avec des modèles de Microsoft Word ou du programme de présentation PowerPoint. Dans le programme de traitement de texte ou dans le logiciel de présentation, des modèles doivent être utilisés en standard. Des gabarits ou gabarits spécifiques facilitent la conception de présentations ou la construction de lettres commerciales. Vous pouvez procéder de manière similaire dans Microsoft Outlook afin d'éviter les redondances dans la création des mails.

Instructions pas à pas : créer des modèles dans Outlook

Pour créer un modèle dans Outlook, procédez comme suit :

1. Ouvrez un "Nouveau e-mail" dans l'onglet "Démarrer" d'Outlook et concevez-le individuellement avec du texte et d'autres dispositifs stylistiques afin qu'il puisse être utilisé comme modèle. Vous avez également la possibilité d'ouvrir un nouveau courrier avec la combinaison de touches CTRL + N.

   

2. Une fois l'e-mail créé, enregistrez-le en cliquant sur l'onglet « Fichier » dans l'élément de menu « Enregistrer sous » au lieu d'envoyer le message comme d'habitude via le champ « Envoyer ».

   

3. Une fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez enregistrer votre message. Afin d'enregistrer le courrier en tant que modèle, il est essentiel de choisir le bon type de fichier. Vous pouvez le trouver lorsque vous cliquez sur la boîte de dialogue sous "Type de fichier". Sélectionnez l'entrée "Modèle Outlook" comme type de fichier. Un modèle Outlook est toujours abrégé avec l'extension de fichier * .oft. Si vous avez configuré Microsoft Word comme éditeur de courrier, le format OFT (modèle Outlook) n'est pas disponible pour la sélection. En option, vous pouvez enregistrer le courrier au format de message Outlook ou le fichier au format HTML. Dans ce cas, il ne peut pas être utilisé comme modèle dans Outlook.

   

4. En cliquant sur "Enregistrer", vous enregistrez le nouveau modèle dans votre dossier de modèles personnel. Vous devez choisir une description appropriée et compréhensible comme nom pour les modèles. Par défaut, le dossier de modèles personnels se trouve à l'emplacement suivant sous Windows : "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Important: Si les e-mails créés doivent être utilisés exclusivement pour une nouvelle soumission et non enregistrés en tant que modèle, utilisez la fonction de suivi dans Microsoft Outlook.

Le modèle que vous avez créé dans Outlook est immédiatement disponible pour utilisation.

Créer un nouvel e-mail à partir d'un modèle - c'est comme ça que ça marche

Si vous souhaitez créer un nouvel e-mail à partir d'un modèle précédemment créé, vous pouvez utiliser le schéma suivant :

1. Au lieu d'ouvrir un nouvel e-mail à l'aide du bouton « Nouvel e-mail », accédez au bouton « Nouveaux éléments » dans le menu. Sous Éléments, sélectionnez le champ : "Éléments supplémentaires > Sélectionner le formulaire".

   

2. Dans la fenêtre suivante, cliquez dans le champ "Sélectionner un formulaire" dans la liste de recherche sur l'option "Modèles dans le système de fichiers".

   

3. Le dossier standard "Modèles" est alors ouvert. Dans ce dossier, vous trouverez des modèles Outlook avec le type de fichier *.souvent de même que d'autres modèles Office pour Word, Excel ou PowerPoint. Si votre modèle est enregistré dans un dossier différent, cliquez sur "Parcourir" et sélectionnez le modèle que vous souhaitez.

   

4. Dans la dernière étape, sélectionnez le modèle que vous voulez et cliquez sur "Ouvrir".

Votre modèle s'ouvrira dans l'éditeur de messagerie Outlook. Vous pouvez l'individualiser avant de l'envoyer et ajouter des modules rapides. En plus des modifications textuelles, vous devez saisir le(s) destinataire(s) dans les champs À, CC ou Cci. Il est également essentiel de saisir un sujet significatif et de vérifier le message pour les fautes d'orthographe et de caractère avant de l'envoyer. Une fois que votre e-mail créé à partir du modèle est terminé, il peut être envoyé comme d'habitude.

Les modèles Outlook ne doivent généralement pas être utilisés pour les e-mails. Si vos tâches incluent l'envoi quotidien de demandes de réunion avec un contenu identique ou similaire à des destinataires équivalents, les modèles peuvent également être utiles et faire gagner du temps.

Il est logique de rendre les processus et les commandes récurrents plus efficaces en créant des modèles dans Outlook. Au lieu d'écrire des textes identiques ou similaires plusieurs fois par jour, les modèles vous permettent de gagner du temps et d'assurer une analogie avec les e-mails. Ceci est particulièrement utile dans un contexte commercial, par exemple avec des offres aux clients et aux parties intéressées.

Résumé et conclusion : il est efficace et simple de créer et d'utiliser des modèles dans Outlook

Afin d'éviter les redondances dans le flux de travail quotidien, il est opportun de créer des modèles. Semblable à Microsoft Word ou PowerPoint, cela est également possible dans Microsoft Outlook en quelques clics de souris.

Vous pouvez enregistrer un modèle dans le dossier de modèles standard en quelques étapes seulement. La conception de nouveaux messages à partir de modèles se fait également en quelques clics. Cette procédure garantit un gain de temps, une conformité dans les réponses aux demandes et réduit les erreurs lors de la création des mails. Les modèles Outlook peuvent également être utilisés pour les demandes de réunion ou les rendez-vous. Les utilisateurs qui utilisent spécifiquement des modèles sont plus efficaces et utilisent les fonctions d'Outlook de manière professionnelle.