Vous pouvez utiliser la fonction de filtre pour afficher uniquement les tâches qui répondent à certains critères.
Outlook a une fonction de filtre pour les tâches. Cela vous permet de filtrer les tâches qui répondent à certains critères de la multitude de tâches que vous avez définies. Par exemple, vous pouvez afficher toutes les tâches que vous avez affectées à un employé spécifique, qui ont une date d'échéance spécifique ou qui ont un sujet spécifique.
Procédez comme suit pour filtrer :
1. Appelez la commande "Affichage, Affichage actuel, Personnaliser l'affichage actuel" ou dans Outlook 2003 "Afficher, Réorganiser par, Affichage actuel, Personnaliser l'affichage actuel".
2. Cliquez sur le bouton "Filtrer".
3. Vous trouverez tous les critères de filtrage importants dans l'onglet "Tâches". Par exemple, si vous souhaitez filtrer un terme dans le sujet, dans les notes ou les champs de texte fréquemment utilisés dans les tâches, saisissez le terme dans le champ "Rechercher" et sélectionnez où vous souhaitez rechercher dans le champ "Dans" .
4. Si vous souhaitez rechercher le statut des tâches, sélectionnez-le dans le champ "Status".
5. Si vous souhaitez filtrer par date d'échéance ou une autre heure, sélectionnez, par exemple, « Échéance » (ou l'heure appropriée) dans le champ « Heure » et la période ou l'heure dans le champ à côté.
6. Si vous avez attribué la tâche à quelqu'un par e-mail, sélectionnez le destinataire dans le champ "Envoyé à".
7. A l'inverse, vous pouvez filtrer les tâches qui vous ont été attribuées par e-mail à l'aide du champ "De".
8. Si vous le souhaitez, vous pouvez bien entendu combiner plusieurs critères.
9. Des fonctions de filtrage plus étendues sont disponibles dans l'onglet "Avancé". Ici, vous pouvez, par exemple, filtrer par catégories, par priorité ou en spécifiant « % terminé ». Pour ce faire, utilisez le bouton "Champ" pour sélectionner le champ à filtrer puis saisissez le critère pertinent.
10. Fermez les boîtes de dialogue avec "OK".
Désormais, seules les tâches qui répondent aux critères saisis sont affichées dans la liste des tâches.
Si vous souhaitez à nouveau supprimer le filtre, appelez la commande "Afficher, (Réorganiser par,) Vue actuelle, Personnaliser la vue actuelle" et cliquez sur "Filtre", puis sur "Supprimer tout" (cela signifie : "Supprimer les paramètres du filtre" ) , pas "supprimer toutes les données".
Autre remarque : Si la boîte de dialogue de votre Outlook ne contient pas d'onglet " Générateur de requêtes ", vous pouvez mettre à niveau cet onglet comme décrit dans ces instructions.