Vous utilisez la signature à la fin de chaque e-mail pour fournir au destinataire votre adresse et les informations obligatoires requises par la loi. Vous pouvez également utiliser la signature pour transmettre des offres, des informations promotionnelles ou d'autres messages.
Mettre en place une signature
Vous pouvez configurer une signature dans Outlook comme suit :
- Appelez la commande OUTILS >> OPTIONS.
- Ouvrez l'onglet FORMAT E-MAIL et cliquez sur SIGNATURES puis sur NOUVEAU.
- Saisissez un nom pour la nouvelle signature. Conservez l'option Créer la signature sans modèle (cette option n'est plus disponible dans Outlook 2007) et cliquez sur SUIVANT.
- Saisissez et formatez le texte de la signature. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter le logo de votre entreprise.
Notez que le destinataire ne verra le formatage que s'il a défini HTML ou RTF comme format de courrier électronique. Dans le cas des e-mails au format texte brut, bien sûr, les caractères gras ou similaires ne sont pas visibles.
Si vous disposez d'Outlook jusqu'à la version 2003 incluse, procédez comme suit :
- Cliquez sur TERMINER, puis sur OK.
- Dans l'onglet FORMAT E-MAIL, sous Signatures, sélectionnez le compte de messagerie pour lequel la nouvelle signature doit être utilisée. Outlook insère alors automatiquement la signature à la fin de chaque nouvel e-mail ou de chaque réponse et transfert que vous envoyez via ce compte.
- Fermez la boîte de dialogue.
Si vous disposez d'Outlook 2007, procédez comme suit :
- Cliquez sur "Enregistrer.
- En haut à droite de la boîte de dialogue, dans le champ Compte de messagerie, sélectionnez le compte pour lequel la nouvelle signature doit être utilisée automatiquement.
- En dessous, vous sélectionnez le nom de la signature pour les NOUVEAUX MESSAGES et pour les RÉPONSES / TRANSFERT.
- Fermez la boîte de dialogue avec OK.
Étant donné qu'Outlook copie la signature dans le champ du message, vous pouvez toujours la modifier avant d'envoyer l'e-mail - par exemple, insérez votre extension téléphonique directe pour un client important, tandis que la signature normale contient le numéro du standard.
Incluez votre signature avec votre carte de visite
Si vous avez créé une carte de visite numérique avec vos données dans Outlook, vous pouvez la joindre à votre signature électronique. Le destinataire de la carte de visite peut transférer les données de contact dans son carnet d'adresses par un double clic.
Important : Outlook jusqu'à la version 2003 envoie la carte de visite sous la forme d'un fichier vCard, qui peut également être lu par d'autres clients de messagerie qu'Outlook. Outlook 2007, en revanche, utilise le format VCF, qui n'est correctement interprété qu'avec Outlook 2007 et le prochain Outlook 2010.
Comment ajouter votre carte de visite à la signature dans Outlook :
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez une nouvelle entrée avec vos coordonnées dans le carnet d'adresses.
- Appelez la commande OUTILS >> OPTIONS >> FORMAT E-MAIL.
- Cliquez sur le bouton SIGNATURES.
- Si vous avez déjà saisi une signature, sélectionnez-la dans le champ en haut à gauche. Dans Outlook jusqu'en 2003, vous devez maintenant cliquer sur Modifier. Si vous n'avez pas encore entré de signature, faites-le en utilisant le bouton NOUVEAU.
- Dans Outlook 2003 ou version antérieure, sélectionnez la vCard dans le champ Ajouter cette carte de visite (vCard) à cette signature. Dans Outlook 2007, sous Modifier la SIGNATURE PAR DÉFAUT, cliquez sur CARTE DE VISITE. Sélectionnez votre entrée de contact dans le carnet d'adresses et cliquez sur OK. Le fichier VCF est alors créé automatiquement et un aperçu est inséré dans la signature.
- Fermez toutes les boîtes de dialogue.
EXIGENCES LÉGALES
Depuis le 1er janvier 2007, il est légalement réglementé en Allemagne que les informations doivent être incluses dans la correspondance commerciale, y compris dans les e-mails :
- le nom complet de l'entreprise, y compris la forme commerciale
- le lieu de la branche avec l'orthographe correcte qui peut être invoqué
- le tribunal local compétent
- le numéro de registre du commerce
- le numéro d'identification fiscale
- le nom du directeur général, du propriétaire ou du président du conseil d'administration et de surveillance
À proprement parler, également le numéro fiscal (de nombreuses entreprises ne le donnent que sur demande afin d'éviter les abus)
Les informations complémentaires telles que les numéros de téléphone et de fax, l'adresse e-mail, l'adresse Internet, les coordonnées du département, etc. sont facultatives. Selon la loi, les mentions obligatoires doivent être « lisibles » à l'écran et sur les impressions. Ces exigences sont réglementées dans :
- Code de commerce, HGB, article 37a
- Loi sur la GmbH (GmbHG), article 35a
- Loi sur les sociétés par actions (AktG), article 80
