C'est facile, étape par étape
Les documents de publipostage sont souvent la base du publipostage que vous souhaitez envoyer aux clients via Outlook, par exemple. La tentative d'utilisation de liens hypertexte individuels dans de tels documents échoue car les liens sont affichés sous forme de texte tout à fait normal, bien qu'ils soient correctement formatés en tant que liens hypertexte dans la source de données. Le destinataire de l'e-mail ne peut pas cliquer sur le lien hypertexte et afficher la page associée dans le navigateur. Word ignore toute mise en forme lors de la prise en charge des champs de fusion et publipostage de la source de données et ne prend en charge que le texte pur du champ de données.
Une façon de résoudre ce problème est de s'assurer qu'il est formaté en tant que lien hypertexte dans Word. Pour ce faire, vous utilisez une fonction de champ spéciale qui est configurée comme suit :
- Créez d'abord le document de publipostage comme d'habitude.
- Utilisez le menu VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT pour vous assurer que la barre d'outils »Mail Merge« est affichée. Dans Word 2010 et 2007, vous trouverez les contrôles correspondants sur l'onglet »Envois«.
- Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez que l'hyperlien apparaisse et sélectionnez le menu INSÉRER CHAMP (Word 2003, 2002 / XP, 2000) ou cliquez sur l'onglet « Insertion » dans le groupe « Texte » « Sur FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 et 2007).
- Dans la boîte de dialogue qui suit, sélectionnez l'entrée »Hyperlien« dans la liste FIELD NAMES et cliquez sur OK. Ignorez le message « Erreur ! Référence de lien hypertexte non valide. « .
- Marquez maintenant le message d'erreur jusqu'au point inclus et attribuez le style »Hyperlien« (texte bleu souligné).
- Cliquez avec le bouton droit sur le champ et sélectionnez MODIFIER LE LIEN HYPERTEXTE.
- Dans le champ AFFICHER LE TEXTE COMME, saisissez le texte qui doit être affiché à la place du lien hypertexte, par exemple »Plus…« ou »Cliquez ici pour plus d'informations…«.
- Dans le champ ADRESSE, saisissez une adresse telle que "http://www.address.de" et cliquez sur OK. Cette adresse sera ultérieurement remplacée par le contenu réel du champ de la source de données.
- Appuyez sur Alt + F9 pour activer l'affichage des codes de champ. Vous verrez maintenant la fonction de champ suivante dans votre document Word :
{HYPERLINK "http://www.Adresse.de"} - Sélectionnez le texte entre guillemets (ici "http://www.Adresse.de") et insérez le champ de publipostage de la source de données qui contient le lien hypertexte, par exemple un champ "Lien" ou "URL". La fonction de champ ressemble maintenant à ceci :
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Appuyez sur Alt + F9 pour désactiver à nouveau l'affichage des codes de champ, placez le curseur n'importe où dans le code de champ et appuyez sur F9.
Word met désormais à jour le code de champ en fonction des informations de l'enregistrement en cours. Si vous passez le pointeur de la souris sur le lien hypertexte, Word affiche l'adresse du lien hypertexte respective de l'enregistrement de données actuel sous forme d'info-bulle et le message »Ctrl-clic pour suivre le lien«.
Vous pouvez maintenant lancer la sortie du publipostage vers Outlook et vous trouverez des hyperliens "cliquables" correctement formatés dans les e-mails de la boîte d'envoi.
