De nombreux conseils pour une utilisation optimale de Word
Outre Excel, Microsoft Word est le programme le plus utilisé de la suite Office. De nombreux utilisateurs apprécient la facilité d'utilisation et la clarté du programme de traitement de texte. Mais il existe de nombreux autres trucs et astuces qui rendent Word encore plus facile à utiliser. Cela vous fait gagner un temps précieux lors de l'édition de documents et vous permet de travailler encore plus efficacement.
Fonctions supplémentaires pour une utilisation plus efficace de Word
Avec l'aide de Word - le programme de traitement de texte de la suite Microsoft Office - vous pouvez créer des textes, des tableaux et insérer des illustrations et des graphiques dans votre document. Pour faciliter l'écriture, le programme est fourni avec de nombreuses aides à l'accessibilité. Pour de nombreuses fonctions, il existe même des raccourcis clavier qui permettent d'exécuter une commande sans un seul clic de souris. La combinaison de touches [CTRL] + [Z], par exemple, vous aide à annuler plusieurs actions.
Les fonctionnalités d'accessibilité sont disponibles une fois que vous avez ouvert un document Word pour le modifier. Besoin de travailler avec plusieurs fichiers ? Ensuite, Word vous propose également la fonction d'ouvrir plusieurs documents en même temps. Pour éviter d'avoir à configurer à chaque fois des paramètres de base tels que la police, l'interligne et les numéros de page, il est judicieux d'utiliser des modèles de format. Il peut également être utile d'activer les commandes d'édition de formulaire.
Simplifiez l'utilisation de Word grâce à des modèles de format
Un style contient les paramètres standard d'un document. Microsoft Word vous propose de nombreux modèles Word que vous pouvez utiliser lors de la création de votre texte. Vous pouvez le trouver dans le ruban de menu sous l'élément "Démarrer". Il est logique d'utiliser des feuilles de style, en particulier pour les titres. Car il est alors possible de créer une table des matières automatique dans Word en quelques clics.
Les paramètres par défaut ne correspondent pas à vos attentes ? Ensuite, il vous suffit d'individualiser le modèle de format afin de concevoir le fonctionnement de Word selon vos souhaits. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer avec le bouton droit sur le modèle correspondant dans le ruban de menu. Une liste apparaît maintenant dans laquelle vous trouverez l'option "Modifier".
Une fenêtre s'ouvrira alors dans laquelle vous pourrez adapter le modèle de format selon vos besoins. Vous déterminez non seulement la police, la taille et la couleur, mais aussi si le texte doit être imprimé en italique ou en gras. Avant de confirmer avec "OK", décidez si le formatage s'applique uniquement au document actuel ou s'il doit également être appliqué aux nouveaux fichiers.
Conseils pour des recherches ciblées dans les documents Word
De nombreux fichiers Word contiennent plus d'une page de texte. Vous pouvez rapidement perdre la trace des choses ici. La recherche ciblée d'informations n'est alors pas si simple. Mais avec cette astuce Word, vous pouvez rapidement accéder à la page de votre choix. Utilisez la fonction "Rechercher et remplacer" pour accéder directement à l'emploi que vous recherchez. Si vous n'êtes pas sûr de la page sur laquelle se trouvent les informations, vous pouvez facilement faire défiler les pages grâce à la fonction de défilement automatique.
La combinaison de touches [CTRL] + [F] facilite également l'utilisation de Word. Cela ouvre la navigation, que vous pouvez utiliser pour rechercher des mots spécifiques. Tapez simplement le terme que vous recherchez et validez avec la touche Entrée. Word marquera désormais automatiquement tous les résultats pour vous. Utilisez les flèches sous la barre de recherche pour passer au prochain match.
Astuce: Vous pouvez également utiliser cette fonction Word pour trouver rapidement des espaces doubles. Tapez simplement deux espaces d'affilée dans la barre de recherche pour trouver les erreurs cachées dans le texte.
Notez que vous ne pouvez utiliser le raccourci clavier dans Word que pour rechercher dans le texte et dans les tableaux qu'il contient. Souhaitez-vous rechercher un terme spécifique dans les en-têtes et pieds de page du document ? Ensuite, cliquez d'abord dans les en-têtes et les pieds de page. Il en va de même pour les commentaires.
Copier et réorganiser des textes
La plupart des documents texte sont révisés plusieurs fois avant d'obtenir leur forme définitive. Il peut arriver qu'un paragraphe entier doive trouver une nouvelle place. Mais la bonne nouvelle est que vous n'avez pas à retaper le texte. Utilisez la fonction "Copier et Coller" pour rendre Word plus facile à utiliser. La seule façon de le faire plus rapidement est d'utiliser le "glisser-déposer". De cette façon, un texte peut être facilement déplacé dans le document.
Pour reprendre le contenu d'un autre fichier, vous devez le copier de manière classique. Cela signifie : Vous marquez la section à copier et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez ensuite "copier". Sélectionnez maintenant l'endroit dans votre document où vous souhaitez insérer le contenu. Ici aussi, faites un clic droit et choisissez "insérer". C'est plus rapide avec les raccourcis clavier [Ctrl] + [C] et [Ctrl] + [V].
Mais fais attention: Les textes d'une autre source ont généralement un format différent. Lorsque vous copiez, Word applique également la mise en forme du paragraphe. Cependant, vous avez la possibilité d'empêcher cela dans les options d'édition. Il suffit donc de copier le texte sans format. Assurez-vous également que les en-têtes et les pieds de page ainsi que la césure dans Word sont cohérents lors du copier-coller.
Plus de conseils pour utiliser Microsoft Word
Depuis la version Office de 2016, il existe une fonction pratique qui aide à presque toutes les questions. Il s'agit du champ de recherche portant le nom « Rechercher » ou « Que souhaitez-vous faire ? », que vous connaissez peut-être déjà dans d'autres applications Office telles que PowerPoint ou Excel.
Ici, vous ne recherchez pas des mots dans votre document, mais n'importe quelle fonction Word. Par exemple, si vous ne savez pas comment configurer la césure d'un texte, saisissez simplement « Césure » dans ce champ. Le programme de traitement de texte vous présente maintenant le résultat approprié sous l'élément « Actions ». Il en va de même pour les tableaux, les pieds de page et tous les problèmes imaginables dans Word.
Un autre outil utile est le traducteur interne de Word. Pour ce faire, marquez la section de phrase que vous souhaitez traduire dans une autre langue. Cliquez avec le bouton droit sur le marqueur. La fonction de traduction apparaît maintenant sur la droite. Sélectionnez simplement la langue appropriée et cliquez sur « insérer » pour traduire le passage de texte directement dans le document.
Microsoft Office encore plus simple : astuces pour rendre Word plus facile à utiliser
Word - tout comme Excel, PowerPoint et Cie - contient de nombreuses fonctions qui facilitent l'utilisation du logiciel. Ceux-ci ne sont pas toujours faciles à trouver au premier coup d'œil. Que vous souhaitiez formater des tableaux ou des lignes, éditer des en-têtes ou des pieds de page ou simplement rechercher des caractères spéciaux : la barre de recherche de fonctions utiles fournit souvent un remède ici.
Si vous connaissez également les astuces de mise en forme, de recherche et d'insertion, vous pourrez bientôt utiliser le traitement de texte comme s'il était tout seul. Souvent, vous vous épargnez même un clic de souris grâce aux raccourcis clavier. Cela vous permet de vous concentrer sur le contenu de vos documents sans trop vous soucier de la mise en forme.
FAQ
Word a-t-il des fonctionnalités d'accessibilité pour les malvoyants ?
Oui, Office valorise l'accessibilité. Par conséquent, Word propose un lecteur d'écran pour les personnes malvoyantes. Surtout, de nombreux raccourcis clavier permettent d'utiliser l'ensemble des fonctions du programme d'écriture. La dictée bureautique permet également de convertir le contenu parlé en mots écrits.
Où puis-je trouver plus d'aide sur l'utilisation de Word ?
Microsoft a intégré une fonction d'aide dans la barre de menus de toutes les applications Office. Dans ce manuel numérique, vous trouverez des formations et des actualités ainsi qu'une aide générale pour l'utilisation de Word pour Word. Vous pouvez soit naviguer dans les catégories individuelles, soit rechercher un mot-clé spécifique.
Comment définir ma police préférée par défaut ?
Cliquez sur "Démarrer" dans la barre de menu. Dans le coin inférieur droit de la catégorie "Police", vous verrez une flèche pointant vers le bas. Cliquez dessus pour ouvrir une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez spécifier la police. En bas à gauche, vous trouverez maintenant la fonction "Définir par défaut". Vous décidez ensuite si le paramètre doit s'appliquer uniquement au document actuel ou à tous les autres fichiers également. Après avoir confirmé avec "OK", Word adoptera votre nouvelle police standard.