Les avantages de la conversion de Word en PDF
Quiconque partage des fichiers Word avec des tiers par e-mail ou par d'autres canaux remarquera que les fichiers sont souvent trop volumineux pour être envoyés ou ne peuvent pas être ouverts par le destinataire pour des raisons de compatibilité. Pour éviter ces problèmes et d'autres, les fichiers Word peuvent être enregistrés au format PDF. Cela peut être fait rapidement et gratuitement en utilisant Microsoft Word.
Qu'est-ce qui rend le format PDF spécial ?
L'abréviation « PDF » signifie le terme anglais « Portable Document Format ». PDF est un format de fichier multiplateforme. Cela signifie que les utilisateurs de Mac et de PC Windows peuvent facilement ouvrir des documents PDF.
Peu importe que le PC dispose ou non d'une licence Microsoft. Les fichiers PDF peuvent être ouverts à l'aide de divers programmes gratuits. C'est justement le principal avantage de ce format de fichier par rapport à un fichier Word classique. Et les PDF ont d'autres particularités : d'une part, un document au format PDF ne peut pas être modifié. En revanche, le Portable Document Format prend moins d'espace de stockage qu'un fichier texte ou image classique.
Pour éviter les problèmes de compatibilité, Microsoft autorise l'enregistrement de tout fichier Word au format PDF. Vous pouvez le convertir en un fichier PDF peu encombrant et non modifiable en quelques étapes simples.
Avantages lors de l'envoi - envoi de contenu sécurisé et compact
La conversion de Word en PDF est particulièrement souhaitable lorsqu'un document Word est envoyé par e-mail ou via un service de messagerie. Au format PDF, votre écriture ne peut pas être modifiée, que ce soit intentionnellement ou non. Surtout si vous envoyez un document pour des raisons professionnelles pour informer les partenaires contractuels, il vaut la peine de créer des fichiers PDF avec des signets. Ils s'assurent que le destinataire peut ouvrir le document et le lire au passage assigné.
Un temps fort particulier : Avec Word, vous pouvez envoyer automatiquement des fichiers texte sous forme de fichiers PDF. Vous n'avez pas besoin de convertir ou de convertir le fichier, ni même de quitter Word. En quelques clics, une fenêtre de courrier électronique s'ouvrira à partir de Word. Le fichier au nouveau format PDF est automatiquement joint. Les fichiers de ce type de format ne sont pas seulement protégés contre l'édition, ils économisent également de l'espace de stockage. Ceci est particulièrement utile lors de l'envoi de fichiers plus volumineux.
Remède en cas d'incompatibilité de matériel ou de logiciel
En enregistrant un document au format PDF, vous évitez intelligemment les problèmes de logiciels ou de matériel incompatibles. Alors que les fichiers Word ne peuvent être ouverts que si le package Office payant est installé, les fichiers PDF peuvent être ouverts à partir de n'importe quel PC avec pour la plupart des logiciels gratuits. Souvent, ces lecteurs PDF sont déjà installés par défaut.
Bon à savoir: Non seulement vous ouvrirez votre ancien fichier Word sans aucun problème. La présentation du contenu est également fiable. Le texte et les images d'un PDF sont toujours affichés fidèles à l'original, même si le fichier est décompressé sur une tablette ou un téléphone mobile.
Comment enregistrer un fichier Word au format PDF - un guide
Il existe différentes options pour convertir un fichier texte Word en un document PDF. Votre génération Office décide ce que vous utilisez.
Complément pratique pour Word 2007
Pour enregistrer un fichier texte directement au format PDF dans Office 2007, vous avez besoin d'une extension. C'est ce qu'on appelle un complément en anglais et peut être installé gratuitement dans Windows 2007. Avant cela, Windows utilisait son propre type de stockage multiplateforme : les fichiers avec l'extension « XPS » sont, comme les fichiers PDF, un format d'impression indépendant de Windows. Cependant, comme de plus en plus d'utilisateurs d'Office demandaient l'option d'impression PDF comme standard, Microsoft a mis la fonction en place pour toutes les générations suivantes.
Conversion Word en PDF depuis Word 2010
Depuis Word 2010, les fichiers texte Word peuvent être rapidement et facilement convertis en fichiers PDF. Vous pouvez enregistrer un document Word au format PDF en procédant comme suit :
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Ouvrez le fichier que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
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Cliquez sur "Fichier" et sélectionnez l'option "Enregistrer sous" dans le menu déroulant.
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Cliquez sur la flèche à côté du type de fichier actuel (document Word .docx).
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Changez le type de fichier en PDF avec l'extension .pdf.
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Modifiez le nom du document si nécessaire.
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Cliquez sur "Enregistrer".
Vous reviendrez automatiquement à votre document Word d'origine. Vous trouverez le fichier PDF nouvellement créé dans le même dossier et sous le même nom.
Imprimez un document Word au format PDF et obtenez plus de fonctions
Une autre façon est d'imprimer au format PDF. Vous n'utilisez pas ici une véritable imprimante et vous ne produisez pas non plus un produit imprimé. Le paramètre « Imprimer au format PDF » crée uniquement un fichier PDF. Pour ce faire, procédez comme suit :
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Ouvrez le document cible que vous souhaitez imprimer au format PDF.
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Cliquez sur "Fichier" et sélectionnez "Imprimer" dans le menu de gauche.
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Modifiez les paramètres sous "Imprimante" en "Microsoft Print to PDF".
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Si nécessaire, apportez des modifications dans le bouton "Paramètres" ou sous "Mise en page".
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Cliquez sur le bouton "Imprimer" en haut à gauche.
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Dans la nouvelle boîte de dialogue, sélectionnez le nom du fichier et l'emplacement de stockage du PDF et confirmez avec "Enregistrer".
Mais quelle est la différence entre « Enregistrer au format PDF » et « Imprimer au format PDF » ? Si vous imprimez un document au format PDF, vous pouvez, contrairement à la simple sauvegarde, effectuer des réglages étendus : par exemple, vous ne pouvez imprimer que certaines zones de la page, modifier la largeur des marges ou définir l'impression recto verso ou l'impression couleur. Sous "Mise en page", vous trouverez d'autres options d'impression.
Astuce: En particulier, si vous avez l'intention de concevoir un dépliant ou quelque chose de similaire avec Adobe, il est conseillé d'utiliser l'imprimante. Vous pouvez définir ici une qualité supérieure afin que le PDF puisse également fonctionner comme une illustration finale pour un produit imprimé sans aucun problème.
Via "Imprimer au format PDF", vous pouvez configurer une imprimante PDF payante, telle que l'imprimante Adobe PDF, en plus du réglage standard. Cela permet ensuite d'imprimer avec une meilleure résolution ou contient d'autres options individuelles.
Enregistrez des fichiers Word au format PDF et partagez du contenu sans risque
Word propose une multitude de fonctions liées à la conception de texte. Assurez la clarté et le professionnalisme avec une table des matières, une date ou des numéros de page dans l'en-tête et le pied de page. Avec les macros, les fonctions de champ, les modèles et les fonctions "Réviser" ou "Configurer", vous pouvez rendre vos documents plus uniformes et professionnels. De plus, vous assurez une meilleure qualité de texte d'une part en insérant des citations ou des hyperliens et d'autre part avec les fonctions de traduction ou de recherche et remplacement dans Word.
En enregistrant les fichiers Word au format PDF, vous évitez non seulement les problèmes d'ouverture ou d'affichage avec d'autres logiciels ou matériels. Les modifications indésirables des documents partagés peuvent également être évitées. Le partage de PDF est également plus sûr et prend beaucoup moins d'espace de stockage.
FAQ
Comment puis-je enregistrer des documents Word au format PDF ?
Il existe deux façons d'enregistrer un document Word au format PDF. Allez dans « Démarrer » sur « Enregistrer sous » et changez le format de fichier en « PDF » ou vous pouvez imprimer le fichier au format PDF. L'impression sous forme de fichier PDF vous permet d'effectuer des réglages supplémentaires étendus et d'adapter l'emplacement de stockage ou le nom du fichier.
A quoi sert l'enregistrement d'un document Word au format PDF ?
Contrairement au fichier Word, un PDF peut être ouvert et affiché sans erreur, quel que soit le logiciel ou le matériel utilisé. De plus, votre texte au format PDF est à l'abri des modifications intentionnelles et involontaires de la part du destinataire. De plus, les fichiers PDF occupent moins d'espace de stockage que les fichiers Word lorsqu'ils sont envoyés.
