Comment bien structurer vos documents Word
Word offre aux utilisateurs de nombreuses options différentes pour concevoir des documents texte en fonction de différentes exigences ou d'idées individuelles. Non seulement les paramètres de police, mais aussi la mise en page et le formatage des documents peuvent être ajustés. Surtout si vous utilisez fréquemment Word et utilisez régulièrement une certaine structure de texte, vous pouvez grandement bénéficier de la fonction du "modèle de format". Mais comment créer un modèle dans Word ? Et comment les éditez-vous ?
Modèle dans Word : qu'est-ce que c'est réellement ?
Votre travail n'est-il pas limité à un format particulier ? Avez-vous besoin de basculer entre différents types de texte ? Vous pouvez enregistrer différents modèles utilisateur dans Word et y accéder à tout moment. Cela vous permet de créer des documents avec peu d'effort et de les remplir rapidement avec le contenu approprié.
Dans certaines circonstances, quelques modèles s'accumuleront dans votre système de classement. Pour garder une vue d'ensemble, vous pouvez trier ces exemples de documents dans la zone de tâches respective. De cette façon, vous le trouverez encore plus rapidement lorsque vous recherchez un style spécifique. Mais comment intégrer des modèles de format dans votre document ?
En un coup d'œil : structurez et éditez clairement les textes
Vous trouverez une sélection de modèles de format dans le ruban de menu sous l'onglet « Démarrer ». Par défaut, Word définit différents niveaux pour les titres dans différentes polices et tailles, contribuant ainsi à normaliser les documents texte. De plus, les titres se démarquent si bien du contenu textuel ou image.
L'utilisation des modèles permet également une navigation plus rapide dans un document. En règle générale, vous trouverez la "zone de navigation" sur le côté gauche de la page dans Word. Si cela ne vous est pas visible, procédez comme suit :
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Sélectionnez les onglets "Affichage".
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Dans la zone "Affichage", vous pouvez vérifier les champs "Règle", "Lignes de grille" et "Zone de navigation".
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Dès que vous cochez la case « Zone de navigation », la barre de navigation apparaît à gauche.
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Cliquez ici sur "Titres" pour que la structure des titres apparaisse dans la barre de navigation.
Word affiche ici tous les titres et sous-titres définis. En cliquant sur le champ de texte ciblé dans la zone de navigation, vous pouvez facilement basculer entre les couches que vous avez créées.
Devez-vous suivre des directives spécifiques pour la mise en forme du corps du texte et des titres ? Avez-vous reçu des instructions spécifiques sur ce à quoi devrait ressembler la fin du document ? Les suggestions de Word ne répondent pas toujours aux exigences des entreprises, des écoles ou des goûts personnels. Si vous utilisez ensuite votre modèle personnalisé, vous pouvez être sûr qu'il apparaîtra uniforme et répondra à vos spécifications.
Pratique et individuel : Inspecteur de format Word
Pour cette raison, les modèles peuvent être personnalisés. Alors que Microsoft Word spécifie souvent une certaine taille de police, une police, un interligne spécifique et le choix entre justifié, justifié à droite ou à gauche, il y a toujours de la marge ici : vous pouvez modifier les paramètres à votre guise.
Pour éditer un modèle de format ou pour créer un nouveau modèle, ouvrez l'onglet "Démarrer" dans le ruban de menu. Vous trouverez ici le champ "Modèles de format". Cliquez sur la petite flèche en bas à droite. Selon la version de Word, vous avez différentes options à ce stade. Les fonctions suivantes sont à votre disposition :
- Nouveau modèle de style
- Inspecteur de format
- Vérifier les styles
- Options
Vous ne pouvez voir que des symboles ici au lieu des termes répertoriés. Par exemple, un « A + » signifie « Nouveau modèle de format ». Cliquez sur le symbole pour ouvrir la fenêtre correspondante.
Sous « nouveau modèle de format », vous pouvez définir de nouveaux modèles de formatage de texte selon vos propres idées ou en consultation avec votre employeur. L' « Inspecteur de format », d'autre part, est un assistant qui vérifie pour vous si les modèles de format précédemment définis sont respectés - similaire à « Vérifier le modèle de format ». Sous "Options", par exemple, vous pouvez utiliser le document actuel comme base pour créer un nouveau modèle.
Bien organisé : c'est ainsi que vous gardez une trace des choses dans Word
Si vous avez décidé de créer des modèles utilisateur individuels dans Microsoft Word, l'exemple de document peut être enregistré dans un emplacement de stockage approprié. Afin de pouvoir ouvrir les fichiers rapidement au bon moment, le dossier respectif doit être facile à trouver.
Étant donné que de grandes quantités de données peuvent s'accumuler rapidement sur un ordinateur, votre organisation est particulièrement importante ici. Word suggère différents emplacements de stockage selon le type de fichier. Dans le même temps, le programme Office vous offre la possibilité d'afficher tous les modèles de format disponibles.
Cependant, vous pouvez non seulement accéder aux modèles utilisateur, mais également utiliser des modules de texte individuels et prêts à l'emploi via la sélection de liste. En plus des graphiques, les documents peuvent être regroupés dans un dossier et placés dans un emplacement de stockage séparé et étiqueté de manière appropriée sous votre nom d'utilisateur.
Utilisez le potentiel : utilisez correctement les fonctions de Word
Grâce aux modules de texte variables, votre texte peut non seulement être créé en quelques étapes, mais vous pouvez également utiliser quelques autres fonctions pour effectuer des personnalisations supplémentaires. Selon les exigences auxquelles le document doit répondre à la fin, vous pouvez insérer quelques éléments qui rendent le texte plus attrayant.
Les graphiques, les champs de texte séparés, les citations et les hyperliens qui se démarquent du reste du texte séduisent particulièrement les lecteurs et suscitent leur intérêt. Une table des matières, une liste de sources, les noms des auteurs et la date et les numéros de page font généralement partie des bases formelles que contiennent la plupart des documents.
Si plusieurs personnes travaillent sur un fichier, il peut être utile d'inclure le chemin à partir duquel l'emplacement du fichier du document est accessible dans l'en-tête ou le pied de page du texte. Votre nom d'utilisateur peut être visible dans le menu afin que tous ceux qui travaillent sur le texte puissent voir qui a créé ou modifié le document.
Modèles et autres fonctions : rendre les documents attrayants
Les différentes fonctions de Word permettent également de réviser des modèles existants. Si vous souhaitez apporter des corrections, vous pouvez par exemple utiliser la fonction "Rechercher & Remplacer". Si vous constatez une erreur dans votre modèle après l'avoir déjà enregistré dans un dossier, vous pouvez toujours intégrer vos modifications et mettre à jour le document. L'entrée peut alors être ouverte dans la version actuelle.
Lorsque vous configurez une page, vous pouvez utiliser le bouton pour utiliser diverses fonctions de champ. En plus des macros, vous pouvez, par exemple, insérer dans votre texte des textes de voiture en quelques clics, que vous avez formulés à l'avance et que vous souhaitez utiliser fréquemment. Bien que vous puissiez rapidement appeler et activer les commandes utilisées régulièrement avec les macros, vous pouvez utiliser cette fonction pour incorporer des champs de texte ou des graphiques dans votre document.
Bon à savoir : comment travailler efficacement avec Microsoft Word
Dans la vie professionnelle quotidienne, non seulement les modèles et les fonctions telles que les macros ou les modules de texte sont des éléments utiles de Word. Vous pouvez enregistrer n'importe quel fichier au format PDF. Les documents peuvent alors être envoyés rapidement et ne peuvent plus être facilement modifiés par d'autres personnes.
Le programme Office vous permet également de faire des traductions et de créer des lettres types. De cette façon, vous pouvez atteindre de nombreux destinataires non seulement rapidement, mais aussi efficacement. Dans l'ensemble, Microsoft Word vous offre un moyen pratique de gérer une grande variété d'exigences de création de texte. Vous pouvez obtenir un aperçu structuré des fonctions dans le ruban de menu du programme Office.
Questions et réponses
Comment créer un modèle de format ou un modèle utilisateur dans Word ?
Sélectionnez l'onglet "Démarrer" dans le ruban de menu. Recherchez ensuite le champ « Modèles de format » dans la barre supérieure. Vous trouverez ici une petite flèche noire : Si vous cliquez dessus, un autre champ s'ouvrira. Dans la zone inférieure, vous trouverez les options qui s'offrent à vous pour éditer les modèles. "Nouveau modèle de format" ou un symbole plus indiquent la possibilité de créer un nouveau modèle.
Quels paramètres puis-je définir pour mes modèles ?
Tout d'abord, donnez un nom d'utilisateur à votre modèle de format. De cette façon, vous pouvez retrouver le motif plus tard dans le menu ou dans l'emplacement de stockage de fichier souhaité. Vous pouvez alors spécifier de quel type de document il s'agit. Créez-vous un modèle de tableau ? Ou une liste d'échantillons ? Dans les autres paramètres, la police et la taille ainsi que l'espacement et les marquages peuvent également être spécifiés.
