C'est ainsi que vous définissez la façon dont Outlook identifie les devis dans les e-mails de réponse.
Lorsque vous répondez à un e-mail, vous faites souvent référence à des déclarations individuelles dans l'e-mail d'origine. Pour ce faire, Outlook copie l'intégralité du texte de l'original dans la réponse après avoir cliqué sur "Répondre" et le marque comme "cité".
Certains utilisateurs écrivent leur message au début de l'e-mail de réponse et laissent simplement l'original cité à la fin de l'e-mail. S'il y a une autre réponse à la réponse, et ainsi de suite, à la fin de chaque email vous avez le cours complet de la correspondance. D'une part c'est très pratique, d'autre part ce style de citation appelé "TOFU" ("texte ci-dessus, citation complète ci-dessous") gonfle beaucoup les mails. C'est pourquoi la Nétiquette recommande un style de citation différent et plus compact, la citation en ligne. Seules les parties de l'e-mail précédent auxquelles vous faites référence restent dans une réponse; Ceux-ci sont indiqués par une équerre (>) au début de chaque ligne en guise de guillemet. Ensuite, écrivez votre réplique en dessous.
Assurez-vous qu'Outlook marque correctement les guillemets comme suit :
1. Appelez la commande "Outils, Options".
2. Dans l'onglet Paramètres, cliquez sur Options de messagerie.
3. Dans le champ "Lors de la réponse aux messages", sélectionnez l'option "Préfixe avant chaque ligne du message d'origine".
4. Saisissez les chevrons dans le champ "Ajouter chaque ligne au début".
5. Si vos commentaires doivent également être marqués de votre nom ou de votre abréviation, activez l'option "Marquer mes commentaires" et saisissez votre abréviation. Il est déconseillé d'utiliser le nom complet, sinon les emails deviendront vite confus si plusieurs réponses vont et viennent. Pour cette raison, la plupart des utilisateurs n'activent pas cette option.
6. Dans le champ "Lors du transfert des messages", vous pouvez également spécifier comment les textes des e-mails transférés doivent être traités. Comme les citations, vous pouvez les mettre en retrait, ajouter un préfixe à chaque ligne, les laisser sans format ou les ajouter en pièce jointe.
7. Fermez les boîtes de dialogue.