Partager des présentations : exporter du contenu vers PowerPoint

Transmission de présentations avec vidéo et audio

Que vous ayez besoin d'une présentation pour un rendez-vous client ou que vous souhaitiez par la suite mettre la présentation à la disposition des participants de votre formation en ligne : Si vous transmettez une présentation PowerPoint, vous devez vous assurer d'exporter correctement la présentation afin que tout le son soit également disponible - et les fichiers vidéo sont partagés. Après tout, ce serait ennuyeux si votre présentation manquait d'éléments critiques.

Pour que vous n'ayez même pas à vous demander si tous les éléments sont réellement inclus dans le transfert ou si votre présentation peut être lue sur un ordinateur tiers sur lequel Microsoft PowerPoint peut ne pas être installé du tout - par exemple sur un Mac - vous pouvez vous préparer. Il existe différentes options selon que vous travaillez avec une ancienne version de PowerPoint ou Microsoft 365.

Plus votre version de PowerPoint est récente, plus il est pratique de partager des fichiers

Avec les anciennes versions de PowerPoint, les éléments multimédias doivent également être enregistrés dans une présentation et également transmis. Pour ce faire, un lien doit être créé entre la présentation et le dossier contenant les éléments vidéo ou audio. Cependant, les éléments peuvent également être intégrés dans la présentation en quelques clics, de sorte qu'ils n'ont pas à être envoyés séparément.

C'est plus facile avec les nouvelles présentations PowerPoint. Par exemple, si vous utilisez PowerPoint via Microsoft 365, vous pouvez stocker vos présentations dans le cloud. Là, vous pouvez le rappeler à tout moment et le partager avec d'autres - y compris tous les éléments multimédias fournis. En plus de l'abonnement Microsoft 365, la seule chose requise pour cela est l'accès à Internet.

Comment exporter votre présentation PowerPoint avec audio et vidéo dans les nouvelles versions PPT

Pour exporter une présentation PowerPoint dans la version 2016, allez à l'élément de menu Déposer. Ci-dessous vous trouverez le point dans la barre qui s'ouvre sur la gauche Exportation. Différentes versions vous seront ensuite proposées dans lesquelles vous pourrez convertir votre présentation.

Créer un document PDF/XPS :

Avec cette option, vous pouvez soit convertir des diapositives individuelles ou le fichier entier en PDF et l'enregistrer. Dans les options vous avez la possibilité d'enregistrer le document compatible PDF/A. De cette façon, il peut être ouvert par n'importe quel lecteur PDF. Pour créer le document :

1. Cliquez sur le bouton Créer un document PDF/XPS.

2. Saisissez un nom de fichier pour votre présentation.

3. Assurez-vous d'avoir sélectionné le format PDF.

4. Cochez ou décochez la case Ouvrir le fichier après la publication, selon votre préférence.

5. Choisissez Standard (publication et impression en ligne) si votre document est requis en haute résolution.

6. Sélectionnez Taille minimale (publication en ligne) si une taille de fichier plus petite est plus importante que la qualité d'impression.

7. Cliquez sur Options pour spécifier les détails tels que les pages à imprimer, l'impression des annotations ou les options de sortie.

8. Cliquez ensuite sur OK puis sur Publier.

Forfait diaporama pour CD :

Les présentations peuvent être emballées en conséquence non seulement pour les CD mais aussi pour les clés USB. Une ou plusieurs présentations et autres fichiers souhaités sont combinés et gravés sur un CD. Si les fichiers sont enregistrés dans un dossier, ils peuvent ensuite être copiés à partir de là sur la clé USB.

Créer un document :

Une autre fonction d'exportation consiste à créer des documents, qui consistent en des diapositives avec vos notes. Si vous sélectionnez cette option, un panneau latéral s'ouvrira dans lequel vous pourrez définir la disposition des notes et des diapositives. PowerPoint crée ensuite un fichier Word de votre choix dans lequel vous pouvez ensuite continuer à travailler.

Changer le type de fichier :

Sous cette option, vous avez plusieurs options. Par exemple, vous pouvez remplacer le format de votre présentation par l'ancien format PowerPoint 97-2003. Vous pouvez également sélectionner le format OpenDocument si votre présentation doit être adaptée à OpenOffice. Une conversion en images JPEG.webp ou PNG est également possible à l'aide du bouton Changer de type de fichier. Si vous sélectionnez Enregistrer sous un type de fichier différent, puis cliquez sur Enregistrer sous, vous pouvez également convertir des diapositives individuelles dans d'autres formats tels que GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF ou TIFF.

Créer une vidéo :

Les vidéos sont régulièrement enregistrées au format MP4. Alternativement, le format WMV peut également être sélectionné. Tous les éléments multimédias, animations et chronologies sont inclus dans l'exportation. En ce qui concerne la qualité d'image, vous pouvez choisir entre :

• Norme = 640x480 pixels
• HD = 960x720 pixels
• Full HD = 1400x1080 pixels
• Ultra HD = 2880x2160 pixels

Mais attention : plus la résolution est élevée, plus le fichier exporté est volumineux. Si vous souhaitez envoyer votre présentation par e-mail, par exemple, sachez que de nombreux programmes de messagerie n'envoient que des pièces jointes jusqu'à une certaine taille. Passez par un fournisseur comme WeTransfer pour envoyer des pièces jointes plus volumineuses.

La conversion d'une présentation PowerPoint en vidéo vous libère de la tâche de déterminer quelle version de PowerPoint le ou les destinataires utilisent. Parce qu'une présentation disponible sous forme de vidéo au format WMV peut être lue sur n'importe quel ordinateur Windows avec un lecteur vidéo correspondant. Et cela peut être installé rapidement s'il n'est pas déjà là.

Présentations PowerPoint dans le cloud : simples et pratiques

Avec la nouvelle variante PowerPoint, qui fait partie de l'abonnement Microsoft 365, le partage de fichiers PowerPoint contenant des éléments vidéo ou audio est beaucoup plus facile. Enfin, Microsoft enregistre le PowerPoint créé dans le cloud, auquel tout le monde peut ensuite accéder. Tout ce que vous avez à faire est de partager la présentation avec d'autres personnes ou d'envoyer par e-mail le chemin vers votre cloud.

D'autres personnes peuvent voir la présentation PowerPoint même si elles ne sont pas elles-mêmes clientes de Microsoft 365. Il n'est pas nécessaire de créer, de lier ou de copier des dossiers supplémentaires. Autre avantage : la présentation peut non seulement être vue par d'autres personnes, mais également éditée. C'est possible en temps réel, de sorte que vous pouvez travailler avec plusieurs personnes en même temps dans une présentation PowerPoint.

Si vous n'avez pas la version cloud de PowerPoint, vous pouvez soit partager vos présentations sur une clé USB ou un CD, soit simplement les envoyer par e-mail. Si vous travaillez avec d'anciennes versions de PowerPoint, nous avons créé quelques conseils pour vous.

Comment envoyer des présentations dans les versions PowerPoint jusqu'en 2007

Avec les anciennes versions de PowerPoint, le transfert fonctionne un peu différemment. Dans les versions PowerPoint jusqu'en 2007, tous les fichiers multimédias (à l'exception des petits fichiers WAV) sont uniquement liés à la présentation. Lorsque vous les transférez, vous devez vous assurer que ces liens fonctionnent toujours sur d'autres ordinateurs en envoyant tous les fichiers liés.

Même si PowerPoint 2007 ressemble au passé : de nombreux particuliers et utilisateurs d'ordinateurs plus anciens utilisent encore ces anciennes versions de PowerPoint, c'est pourquoi il est judicieux de se familiariser avec les fonctions et les options.

Différences de version et préparations

Dans toutes les anciennes versions, vous facilitez votre travail en créant un dossier avant de commencer à travailler sur la présentation, dans lequel vous pouvez copier tous les fichiers multimédias en plus de la présentation, avant de les insérer dans la présentation.

Des chemins relatifs sont créés pour les liens dans lesquels le nom du chemin réel (lecteur \ dossier \ sous-dossier) n'est pas enregistré et qui fonctionnent toujours sur d'autres ordinateurs. De cette façon, vous pouvez être sûr que tous les éléments multimédias de votre présentation peuvent être lus et que rien n'est perdu.

Empaqueter automatiquement les fichiers pour le CD

La fonction Pack pour CD est disponible à partir de PowerPoint 2003. Il permet de partager des présentations sans avoir à stocker et à lier des fichiers multimédias dans un dossier séparé. Lors de l'emballage pour CD, les fichiers sont intégrés à la présentation et automatiquement exportés. De nos jours, il est plus courant de le transmettre sur une clé USB que sur un CD - c'est encore plus facile via e-mail ou un lien cloud.

Compiler les données à la main

• L'emballage pour CD est utile lorsque vous souhaitez que les liens soient corrigés automatiquement. Si tous les fichiers sont regroupés dans un dossier, vous pouvez graver le contenu du dossier sur un CD sans cette fonction.
• Si vous souhaitez transmettre la présentation sur une clé USB, vous devez d'abord l'assembler sur votre disque dur puis la copier. L'enregistrement direct sur des supports de données mobiles est sujet à des erreurs.
• Fichiers zip envoyés par e-mail pour s'assurer qu'ils restent ensemble.
• Testez le CD ou la clé USB sur un autre ordinateur avant de transmettre ou de reproduire quoi que ce soit.
• Vous pouvez également mettre en cache votre présentation dans votre Dropbox personnelle ou sur un autre service cloud et la partager avec des personnes spécifiques. Vous ne pourrez alors accéder qu'à la présentation, mais pas à vos autres contenus.

Sélectionnez le format de fichier correct et augmentez la taille des données

Si l'intégration des fichiers ne fonctionne pas, c'est peut-être parce que le mauvais format de fichier a été sélectionné, par exemple. Un son doit être enregistré en tant que fichier wav et non en tant que fichier wmv. La taille des données pour les fichiers wav peut également être augmentée dans les options PowerPoint sous Avancé et Enregistrer. De cette façon, des fichiers encore plus volumineux peuvent être intégrés dans la présentation, qui n'ont alors plus besoin d'être envoyés avec elle.

Pour les présentations PowerPoint plus récentes à partir de 2016, il est possible de ne pas seulement enregistrer les présentations avec les liens appropriés. Vous disposez de plusieurs options pour partager des présentations, à savoir :

• Au format PDF : Les diapositives peuvent ensuite être ouvertes avec une visionneuse PDF que pratiquement tous les ordinateurs ont
• Sous forme de diapositives individuelles : Les diapositives individuelles peuvent être enregistrées sous forme de graphiques. Seuls les éléments multimédias de ces diapositives ne peuvent alors pas être lus.
• En vidéo : Les présentations PowerPoint peuvent être exportées sous forme de vidéo ou de film.

Transmettre des présentations PowerPoint sous forme de vidéo : voici comment cela fonctionne

Pour l'ancienne version PowerPoint de 2010, vous pouvez utiliser nos instructions pour créer une vidéo à partir de votre présentation.

Insérer un fichier audio pour une diapositive

1. Basculez vers la diapositive que vous souhaitez avoir un fond musical.

2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Média, cliquez sur Audio.

3. Choisissez Audio à partir d'un fichier.

4. Accédez au dossier qui contient le fichier musical et sélectionnez le fichier musical souhaité.

5. Terminez la sélection en cliquant sur le bouton Insérer.

6. PowerPoint place un symbole de haut-parleur sur la diapositive pour le fichier audio inséré.

ASTUCE: Si vous ne savez pas quel fichier audio est le bon, cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans la boîte de dialogue Insérer un fichier audio et cliquez sur Lire dans le menu contextuel. De cette façon, vous pouvez décider du bon fichier audio sans aucun doute.

Configurer la lecture du fichier audio

Faites glisser l'icône du haut-parleur à côté de la diapositive et laissez-la en surbrillance.

Développez l'onglet Outils audio / Lecture.

Dans le groupe Options audio, cliquez sur Automatique dans la liste à droite de Démarrer afin que la musique soit lue automatiquement lorsque la diapositive est affichée.

Insérer un morceau de musique pour toute la présentation

Si le fichier audio doit servir de musique de fond pour toute la présentation, procédez comme suit :

Accédez à la première diapositive de la présentation.

Insérez le fichier audio comme décrit ci-dessus.

Cette fois, dans l'onglet Outils audio / Lecture, sélectionnez Lire sur les diapositives dans la liste à droite de Démarrer.

IMPORTANT: Si vous convertissez ensuite la présentation en vidéo, le morceau de musique doit avoir la même durée que la présentation.

L'activation de la case à cocher "Jouer sans fin" pour un fichier audio plus court n'aide pas, car la répétition ne fonctionne pas dans la vidéo.

Conclusion : c'est ainsi que vous transmettez vos présentations PowerPoint avec tous les éléments multimédias

Pour transmettre une présentation avec tous les éléments vidéo et audio qu'elle contient, vous disposez de différentes options selon la version PowerPoint. Alors que dans les anciennes versions de PowerPoint, vous devez également enregistrer les éléments multimédias utilisés et configurer les liens, dans les versions plus récentes, vous pouvez simplement exporter l'intégralité du fichier. Tous les éléments contenus dans la présentation sont emportés.

Lors de l'exportation de présentations, vous disposez de diverses options et pouvez les exporter au format PDF, vidéo ou graphiques individuels. Le transfert vers un CD ou une clé USB se fait sans problème depuis PowerPoint version 2003.

Le transfert de la présentation est pratique et simple avec Microsoft 365 basé sur le cloud. Là, les présentations PowerPoint peuvent être enregistrées en ligne et les autres utilisateurs peuvent y accéder via un lien. Il est même possible d'éditer une présentation ensemble. Les éléments vidéo et sonores précieux ne sont pas perdus dans la version basée sur le cloud.