Dans la plupart des cas, vous enverrez des documents Word en pièces jointes à un e-mail. Si vous avez installé Word dans le cadre de Microsoft Office et qu'Outlook est également disponible sur votre PC, vous pouvez le faire directement à partir de Word : Dans Word 2010, sélectionnez ENREGISTRER ET ENVOYER LE FICHIER et cliquez sur l'onglet ENVOYER PAR E-MAIL sur ENVOYER COMME ANNEXE. Dans Word 2007, cliquez sur le bouton BUREAU, puis sur ENVOYER, puis sur EMAIL. Dans Word 2003 et versions antérieures, vous appelez FICHIER ENVOYER À (E) DESTINATAIRE DU COURRIER (EN ANNEXE).
Mais que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas envoyer le document actuel en pièce jointe, mais directement sous forme de texte de message formaté ? Ceci est également facilement réalisable et peut être implémenté très rapidement dans les anciennes versions de Word (2003, 2002 / XP, 2000). Il vous suffit de cliquer sur l'icône E-MAIL dans la barre d'outils standard (elle se situe dans le premier groupe d'icônes).
Un en-tête de message apparaît alors comme dans un message e-mail - avec les lignes TO et SUBJECT. Le ou les destinataires peuvent même être facilement sélectionnés à partir de votre dossier de contacts Outlook. Pour envoyer le document par e-mail, cliquez simplement sur ENVOYER UNE COPIE.
Cette fonction est toujours incluse dans Word 2010 et 2007. Il vous suffit d'ajouter la commande pour afficher l'en-tête du message dans la barre d'outils d'accès rapide :
- Cliquez avec le bouton droit sur la "Barre d'outils d'accès rapide" et sélectionnez la commande PERSONNALISER LA BARRE D'OUTILS D'ACCÈS RAPIDE dans le menu contextuel.
- Dans la boîte de dialogue qui apparaît, ouvrez le champ déroulant SÉLECTIONNER LES COMMANDES et activez l'entrée de liste « Commandes hors du ruban » (2010) ou « Commandes hors du ruban » (2007).
- Dans la liste ci-dessous, cochez l'entrée "Envoyer au destinataire de l'e-mail".
- Cliquez sur AJOUTER pour transférer la commande dans le champ de liste à droite.
- Confirmez la modification avec OK.
Si vous cliquez sur le symbole qui vient d'être inséré, l'en-tête du message avec les options d'envoi d'e-mails apparaîtra également dans les nouvelles versions de Word. Un autre clic sur le symbole masque à nouveau l'en-tête du message.
